Индивидуальный предприниматель‚ как и любой другой работодатель‚ обязан оформлять трудовые отношения с сотрудниками в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Это включает:

• составление приказа о приёме (или переводе‚ увольнении);
• заполнение личного листка по форме Т‑2;
• внесение записи в трудовую книжку работника (бумажную или электронную).

Ниже – пошаговая инструкция‚ актуальная на май 2026 года‚ с примерами записей и рекомендациями по избежанию типичных ошибок.

Подготовка документов перед внесением записи

1. Приказ о приёме на работу – оформляется в произвольной форме‚ но обязательно содержит:
   • название организации (ФИО ИП‚ ОГРНИП);
   • должность‚ которую занимает сотрудник;
   • дата приёма;
   • номер и дата приказа;
   • ссылка на трудовой договор.
2. Личный листок по форме Т‑2 – заполняется в двух экземплярах (один остаётся у работника‚ второй – у ИП). В нём указываются те же данные‚ что и в приказе‚ а также сведения о предыдущем месте работы (если есть).
3. Трудовая книжка – если у сотрудника ещё нет бумажной книжки‚ ИП обязан завести её в течение пяти рабочих дней с момента приёма (ст. 66 ТК РФ). С 2021 года допускается ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) через портал «Госуслуги» или через ПФР.

Что именно вносится в трудовую книжку

Запись делается в разделе «Сведения о работе». Обязательные элементы:

• Дата приёма (день‚ месяц‚ год).
• Наименование организации – указывается как «Индивидуальный предприниматель ФИО ИП‚ ОГРНИП XXXXXXXXXXXX»;
• Должность (например‚ «менеджер по продажам»‚ «бухгалтер»).
• Номер и дата приказа о приёме на работу.
• Основание – обычно запись формулируется как «Принят на работу по трудовому договору № … от …».

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

2026 г. 15 мая Принят на работу индивидуальным предпринимателем Иванов Иван Иванович‚
 ОГРНИП 1234567890123‚ должность – менеджер по продажам‚
 согласно приказу № 45 от г.

Для электронной трудовой книжки данные вводятся в соответствующие поля формы на портале ПФР. После сохранения запись автоматически становится доступной работнику в его личном кабинете.

Особенности записи при переводе и увольнении

Перевод на другую должность

• В трудовой книжке делается новая запись в том же разделе «Сведения о работе».
• Указывается дата перевода‚ новая должность‚ номер и дата приказа о переводе.
• Предыдущая запись не стирается – она остаётся как подтверждение стажа на прежней позиции.

Увольнение

• В разделе «Сведения о работе» после последней записи о работе добавляется запись об увольнении.
• Формулировка: «Уволен по собственному желанию (или по инициативе работодателя) в соответствии с приказом № … от …».
• Указывается дата последнего рабочего дня.
• Если увольнение происходит по соглашению сторон‚ указывается соответствующее основание.

Пример записи об увольнении:

2026 г. 30 ноября Уволен по собственному желанию в соответствии с приказом № 112 от г.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – как оформить запись ИП

С 2021 года работодатели могут вести трудовые книжки в электронном виде. Для ИП порядок следующий:

1. Зарегистрироваться на портале «Госуслуги» или в личном кабинете ПФР как страхователь.
2. В разделе «Трудовая деятельность» выбрать действие «Внести запись о приёме».
3. Заполнить поля: ФИО сотрудника‚ СНИЛС‚ дата приёма‚ должность‚ номер и дата приказа‚ ОГРНИП ИП.
4. Подписать запись электронной подписью (УКЭП) ИП.
5. После подтверждения запись появляется в электронной трудовой книжке сотрудника.

Важно: даже при ведении ЭТК ИП обязан хранить бумажный копию приказа и личного листка Т‑2 в течение 50 лет (ст. 66 ТК РФ).

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания ОГРНИП ИП – без этого запись может быть признана недействительной при подтверждении стажа.
• Неправильная дата приказа – дата приказа должна совпадать с датой‚ указанной в трудовой книжке (или предшествовать ей не более чем на один день).
• Отсутствие ссылки на трудовой договор – хотя в трудовой книжке это не обязательно‚ но наличие такого указания упрощает проверку со стороны ПФР.
• Запись карандашом или корректором – все записи должны быть сделаны чернилами синего или чёрного цвета; исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочного текста и написания правильного сверху с указанием даты исправления и подписи ответственного лица.
• Несвоевременное внесение записи – закон требует внесения отметки не позднее пяти рабочих дней с момента приёма; задержка может привести к штрафам.

Образец заполнения трудовой книжки при приёме и увольнении (бумажная форма)

Примечание: таблица приведена только для наглядности; в реальной трудовой книжке записи ведутся построчно без ячеек.

Запись в трудовой книжке – это не просто формальность‚ а legally значимый документ‚ влияющий на пенсионные права сотрудника и на репутацию ИП как работодателя. Следуя указанному алгоритму:

1. оформляете приказ и листок Т‑2;
2. вносите запись в бумажную или электронную трудовую книжку в течение пяти дней;
3. указываете все обязательные реквизиты (ФИО ИП‚ ОГРНИП‚ должность‚ номер и дата приказа);
4. избегаете распространённых ошибок (отсутствие ОГРНИП‚ неправильные даты‚ некорректные исправления);
5. при переводе и увольнении делаете дополнительные записи‚ сохраняя хронологию трудовой деятельности.

Соблюдение этих правил гарантирует‚ что стаж ваших сотрудников будет учтён корректно‚ а вы сможете избежать штрафов и споров с контролирующими органами.

Удачного ведения кадрового делопроизводства!