Увольнение работника — это сложный процесс, который требует от индивидуального предпринимателя максимального внимания к деталям. Одним из важнейших этапов расторжения трудового договора является правильное оформление трудовой книжки. Ошибки в этом документе могут привести к проблемам с назначением пенсии, подтверждением стажа и даже судебным разбирательствам с бывшим сотрудником.

В 2026 году процедура оформления трудовой книжки имеет свои особенности, связанные с переходом на электронный формат ведения учета стажа. В данной статье мы подробно разберем, как ИП правильно внести запись об увольнении, как учесть переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) и какие существуют нюансы при изменении основания для увольнения;

Электронная или бумажная: что нужно знать ИП в 2026 году?

Цифровизация трудовых отношений продолжается, и сегодня работодателям приходится работать в двух форматах одновременно.

• Для сотрудников, принятых на работу впервые в 2026 году (ранее не работавших по трудовому договору), трудовая книжка открывается исключительно в электронной форме. Бумажный бланк на них не заводится (ст. 66, 66.1 ТК РФ).
• Другие работники, имевшие стаж до 2026 года, вправе сами выбрать способ ведения трудовой книжки: электронная или бумажная.

Независимо от выбранного формата, индивидуальный предприниматель обязан подавать сведения о трудовой деятельности всех своих работников в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в базе СФР, что значительно снижает риски повреждения, утери документа или ошибок при расчете стажа.

Однако, если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, ИП обязан продолжать вести ее наравне с подачей электронных сведений.

Правила внесения записи об увольнении в бумажную трудовую книжку

Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, при увольнении ИП должен корректно заполнить именно ее. Процесс оформления регламентируется Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами (Инструкцией по заполнению трудовых книжек).

Пошаговая инструкция заполнения

1. Внесение записи в графу 3 «Сведения о приеме…»: Указывается причина увольнения. Формулировка должна строго соответствовать ТК РФ (например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
2. Заполнение графы 4 «Наименование…»: Указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.
3. Заверение записей: После внесения записи об увольнении все записи, внесенные в данную трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя (ИП) или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (при ее наличии) и подписью самого работника.

Важные нюансы формулировок

Сотрудник, решивший уволиться по собственному желанию, обязан предупредить работодателя (ИП) не позднее чем за две недели. При внесении записи важно не путать статью 77 (общие основания) и статью 80 (расторжение по инициативе работника), ссылаться нужно именно на пункт 3 части первой статьи 77 ТК РФ.

Что делать, если основание увольнения изменил суд?

На практике встречаются ситуации, когда работник был уволен за прогул, но не согласился с этим и обратился в суд. Если по решению суда основание увольнения было изменено (например, на увольнение по соглашению сторон), индивидуальный предприниматель обязан внести изменения в трудовую книжку.

Как это сделать:

1. Признать ранее внесенную запись об увольнении недействительной (в графе 3 пишется: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»).
2. В графе 4 указать реквизиты нового приказа об увольнении (или решения суда, если приказ издается на его основании).

Такой же алгоритм применяется и при внесении исправлений в электронную трудовую книжку, в СФР подаются корректирующие сведения по форме ЕФС-1.

Выдача трудовой книжки при увольнении

В день прекращения трудового договора (день увольнения) ИП обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку.

Если в день увольнения выдать документ невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения, ИП должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки при увольнении сотрудника у индивидуального предпринимателя требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса РФ. В 2026 году особое внимание следует уделять статусу трудовой книжки работника (электронная или бумажная) и своевременной подаче сведений в СФР. Помните, что некорректная формулировка причины увольнения или задержка выдачи документа могут обернуться для ИП штрафами и судебными издержками, особенно если дело дойдет до изменения основания увольнения через суд.