Оформление трудовых отношений с индивидуальным предпринимателем (ИП) имеет свои юридические нюансы, однако когда дело доходит до заполнения трудовой книжки, работодатель-ИП должен строго следовать общим правилам российского трудового законодательства. Для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено никаких особых бланков или исключений — записи вносятся по единому стандарту.
В 2026 году при ведении трудовых книжек (как бумажных, так и электронных) работодателям следует ориентироваться на Приказ Минтруда России от № 320н, утверждающий порядок ведения и хранения трудовых книжек (данный приказ действителен до 1 сентября 2027 года). В этой статье мы подробно разберем, как ИП правильно внести запись о приеме на работу.
Общие правила для ИП: бумажная и электронная трудовая книжка
С 2021 года все сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Если сотрудник устраивается на работу впервые, бумажная трудовая книжка ему уже не оформляется, формируется только электронная. Если же у работника есть бумажная трудовая книжка, заведенная до 2021 года, и он не написал заявление о переходе на электронный формат, ИП обязан продолжать вести её на бумаге.
Что делать со старыми трудовыми книжками?
Если трудовая книжка вашего работника была заведена до , необходимо вносить записи именно в неё, а не оформлять новую трудовую книжку по действующей в настоящее время форме. Когда свободное место в разделе «Сведения о работе» закончится, следует оформить вкладыш в эту же трудовую книжку.
Пошаговое заполнение раздела «Сведения о работе»
При приеме на работу запись вносится в раздел «Сведения о работе». Разберем заполнение по графам:
- Графа 1 (№ записи): Ставится порядковый номер записи (например, 5, 6 и т.д. в продолжение предыдущих номеров).
- Графа 2 (Дата): Вносится дата приема на работу арабскими цифрами (например, «21 05 2026»).
- Графа 3 (Сведения о приеме): Здесь указывается:
- В виде заголовка (без номера и даты) — полное наименование работодателя. Для ИП это: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович (ФИО указывается полностью, сокращение «ИП» допускается перед фамилией).
- Под заголовком вносится сама запись о приеме: Принят(а) в [название отдела/структурного подразделения] на должность [наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации].
- Если работник принимается по совместительству, это обязательно нужно указать: Принят на работу по совместительству на должность…
- Если прием осуществляется на 0,5 ставки, делается пометка: Принят на должность … на 0,5 ставки.
- Графа 4 (Основание): Указывается документ, на основании которого внесена запись. Обычно это приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу. Вписывается: Приказ от [дата] № [номер]. Если ИП не издает приказы, указываются реквизиты трудового договора.
Примеры записей при приеме на работу к ИП
Ниже представлены наглядные образцы заполнения трудовой книжки для разных ситуаций.
Пример 1: Стандартный прием на работу (полная ставка)
Ситуация: Петров А.С. принят на работу к ИП Сидорову П.Н. на должность менеджера по продажам в отдел реализации.
- Графа 1: 11
- Графа 2: 21 05 2026
- Графа 3: Индивидуальный предприниматель Сидоров Павел Николаевич
Принят в отдел реализации на должность менеджера по продажам - Графа 4: Приказ от № 12-к
Пример 2: Прием на работу по совместительству
Ситуация: Васильева М.И. принята на работу по внешнему совместительству к ИП Кузнецовой И.В. на должность бухгалтера.
- Графа 1: 5
- Графа 2: 15 03 2026
- Графа 3: Индивидуальный предприниматель Кузнецова Ирина Владимировна
Принят(а) на работу по совместительству на должность бухгалтера - Графа 4: Приказ от № 4-к
Пример 3: Прием на 0,5 ставки
Ситуация: Смирнов В.О. принят на работу к ИП Волкову Д.А. на должность курьера на 0,5 ставки.
- Графа 1: 8
- Графа 2: 01 04 2026
- Графа 3: Индивидуальный предприниматель Волков Дмитрий Александрович
Принят на должность курьера на 0,5 ставки - Графа 4: Приказ от № 7-к
Важные нюансы и частые ошибки
- Кто вносит запись: Как правило, это кадровик или лицо, назначенное ответственным за ведение трудовых книжек приказом индивидуального предпринимателя. Если у ИП нет наемного кадровика, он вправе самостоятельно вести и заполнять трудовые книжки своих сотрудников.
- Сроки внесения: Запись о приеме на работу должна быть внесена в бумажную трудовую книжку не позднее 5 рабочих дней со дня приема сотрудника на работу.
- Сокращения: В трудовой книжке не допускаются сокращения слов (например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «перевод»). Все слова пишутся полностью.
- Подписи и печать: После внесения записи о приеме на работу подпись работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печать (при наличии) не ставятся. Подпись и печать заверяют только запись об увольнении при прекращении трудового договора.
Внесение записи о приеме на работу к индивидуальному предпринимателю не отличается сложностью, если строго следовать Приказу Минтруда № 320н. Главное — правильно указать наименование работодателя-ИП в графе 3, не допустить сокращений и своевременно отразить информацию на основании приказа о приеме. Сравнивайте свои записи с актуальными образцами 2026 года, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и возможных споров с работниками.