Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей кадровой службы в любой организации. Однако даже при максимальной внимательности возможны ошибки: опечатки, неверное написание фамилии, неточности при переносе данных из паспорта. Особенно актуально это при смене фамилии сотрудником — в связи с браком, разводом или официальной переменой имени. В этой статье вы найдете подробную, юридически корректную инструкцию, как правильно исправить фамилию в трудовой книжке, с образцами записей, приказов и заявлений, в соответствии с действующим законодательством РФ на 2025–2026 годы.

Правовая основа: что регулирует исправления в трудовой книжке?

Все действия по ведению, хранению и исправлению записей в трудовой книжке регламентируются Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей».

Согласно пункту 33 Порядка № 320н, исправление ошибок в трудовой книжке допускается только в случае, если запись содержит неточность или ошибку, допущенную при ее оформлении. При этом:

Запрещается зачеркивать, исправлять краской, корректором или иным способом, затрудняющим чтение;
Исправление производится только на основании официального документа (свидетельство о браке, о перемене имени, паспорт и т.п.);
Новая запись вносится над ошибочной, которая при этом не зачеркивается, а лишь обезличивается — словом «неверно»;
Все исправления должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации (если она используется).

Когда требуется исправление фамилии в трудовой книжке?

Исправление фамилии в трудовой книжке требуется в двух случаях:

Ошибочная запись — при первоначальном оформлении трудовой книжки кадровик допустил опечатку (например, «Иванова» вместо «Иванова» или «Ривкина» вместо «Ривкина»).
Смена фамилии сотрудником, в связи с вступлением в брак, расторжением брака, переменой имени по личному желанию (по решению ЗАГСа).

Важно! Если сотрудник сменил фамилию, но не работал на текущем месте, то новая организация внесет исправление при трудоустройстве. Если же сотрудник уже работает — исправление делает текущий работодатель.

Пошаговая инструкция по исправлению фамилии

Шаг 1: Сотрудник подает заявление

Работник обязан предоставить в отдел кадров заявление о внесении исправления в трудовую книжку с указанием причины и приложением подтверждающего документа.

Образец заявления:

Заявление

В отдел кадров
ООО «Светлый путь»
от Ивановой Елены Владимировны
ИНН 770123456789

Прошу внести исправление в трудовую книжку, выданную мне в ООО «Светлый путь» года, в связи с изменением фамилии.

На основании Свидетельства о регистрации брака № 123456 от , выданного ЗАГСом г. Москвы, моя фамилия изменилась с «Иванова» на «Петрова».

Прошу внести соответствующие исправления в трудовую книжку и при необходимости — в личное дело.

Приложение:
Копия Свидетельства о регистрации брака.
Копия паспорта с новой фамилией.

Подпись: ___________ /Е.В. Петрова/

Шаг 2: Работодатель издает приказ

На основании заявления и приложенных документов кадровик составляет приказ о внесении исправления в трудовую книжку.

Образец приказа:

ПРИКАЗ
О внесении исправления в трудовую книжку работника

г. Москва
№ 45

В целях исправления ошибки в трудовой книжке, допущенной при первоначальном оформлении, и в связи с изменением фамилии работника, руководствуясь Приказом Минтруда России от № 320н,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести исправление в трудовую книжку работницы Ивановой Елены Владимировны (табельный номер 00789), выданную года, следующим образом:
, на титульном листе: фамилия «Иванова» изменена на «Петрова»;
 — в разделе «Сведения о работе»: в записи от «Фамилия, имя, отчество: Иванова Е.В.» — слово «Иванова» признать неверным.

Основанием для исправления служат:
 — заявление работницы от ;
 — копия Свидетельства о регистрации брака № 123456 от ;
 — копия паспорта РФ с новой фамилией.

Ответственным за исполнение приказа назначить кадрового специалиста Сидорову А.П.

Генеральный директор
____________________ /М.С. Козлов/

Шаг 3: Внесение исправления в трудовую книжку

Исправление производится в соответствии с пунктом 33 Порядка № 320н. Правила:

Ошибочная запись не зачеркивается и не замазывается.
Над ней делается новая запись с указанием правильных данных.
В скобках после новой записи указывается: «неверно».
Указывается основание (документ) и дата его выдачи.
Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью (если есть).

Образец записи в трудовой книжке (на титульном листе):

Фамилия, имя, отчество: Петрова Елена Владимировна
(ранее, Иванова Е.В., неверно)
Основание: Свидетельство о регистрации брака № 123456 от

Образец записи в разделе «Сведения о работе»:

 — принята на работу в ООО «Светлый путь» на должность бухгалтера.
(Фамилия Иванова — неверно)
Основание: Свидетельство о регистрации брака № 123456 от

Шаг 4: Уведомление сотрудника и архивирование

После внесения исправления:

Сотрудник должен быть ознакомлен с исправленной трудовой книжкой под роспись;
Копии приложенных документов (свидетельство, паспорт) прикрепляются к личному делу;
Приказ и заявление хранятся в архиве организации не менее 75 лет (в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов).

Частые ошибки и как их избежать

Зачеркивание фамилии — строго запрещено. Это делает трудовую книжку недействительной.
Самовольное исправление — работник не имеет права вносить изменения сам. Только работодатель на основании приказа.
Отсутствие подтверждающих документов — без свидетельства о браке, о перемене имени или паспорта исправление невозможно.
Неверное оформление основания — нужно указывать не просто «по заявлению», а конкретный документ: «на основании Свидетельства о регистрации брака №… от…».
Использование корректора или белой краски — это нарушение, ведущее к признанию трудовой книжки недействительной.

Особый случай: исправление ошибки, допущенной при первоначальном оформлении

Если фамилия была записана неверно при первом трудоустройстве (например, «Ривкина» вместо «Ривкина»), то исправление производится по тому же принципу, но основанием служит паспорт с правильной фамилией.

Пример записи:

Фамилия, имя, отчество: Ривкина Марина Сергеевна
(ранее — Ривкина М.С., неверно)
Основание: паспорт РФ № 45 12 345678, выданный

В этом случае заявление от сотрудника все равно требуется, как подтверждение его согласия на исправление.

Важно помнить: что нельзя делать

❌ Не исправляйте фамилию в трудовой книжке без приказа.
❌ Не используйте корректор, ластик, закрашивание.
❌ Не вносите исправления от руки без указания основания и даты.
❌ Не игнорируйте требование о заверении печатью (если организация ее использует).
❌ Не передавайте трудовую книжку сотруднику до завершения всех исправлений и ознакомления с ними.

Исправление фамилии в трудовой книжке, это не простая формальность, а юридически значимое действие, требующее строгого соблюдения процедуры. Нарушение правил может привести к признанию трудовой книжки недействительной, что повлечет за собой серьезные последствия для сотрудника при оформлении пенсии, при трудоустройстве в другой организации или при проверке трудовой инспекцией.

Соблюдение Приказа № 320н, наличие подтверждающих документов, грамотное оформление заявлений и приказов, залог легитимности всех записей в трудовой книжке. Рекомендуем кадровым работникам регулярно проходить обучение по ведению трудовых книжек и использовать проверенные образцы, подтвержденные КонсультантПлюс и другими официальными источниками.

Всегда помните: точность, законность и документальное подтверждение — основа профессионального кадрового учета.