Проблема, с которой регулярно сталкиваются кадровики и работники: в трудовой книжке проставлен оттиск печати организации, но он размыт, нечитаем или частично пропечатался. Это создаёт юридические риски, так как печать является одним из ключевых реквизитов для заверения записей. В данной статье разберём, как правильно действовать в такой ситуации, исходя из сложившейся практики и рекомендаций контролирующих органов.

Правовая основа: почему нет чёткого ответа в законе?

В Трудовом кодексе РФ нет прямой нормы, регулирующей порядок исправления нечёткой печати. Основное требование содержится в ст. 66 ТК РФ и Правилах ведения и хранения трудовых книжек: запись об увольнении должна быть заверена подписью руководителя или уполномоченного лица и печатью организации. Ключевое слово — «заверена». Закон не уточняет, что делать, если печать нечитаема.

Поэтому ориентируемся на правоприменительную практику и официальные разъяснения, например, Роструда. Их общий вывод: главное, чтобы наименование организации в оттиске было чётко различимо.

Основное правило: ставим вторую печать рядом

Единогласно все источники (как кадровые порталы, так и юридические консультации) сходятся на следующем решении:

• Нельзя стирать, подчищать или переклеивать старый оттиск. Это будет считаться подделкой.
• Нельзя оставлять запись без чёткой печати. Такая трудовая книжка при приёме на работу или проверке может быть признана недействительной.
• Правильное действие: рядом с первым (нечётким) оттиском печати проставить второй, новый и полностью читаемый.

Важно: при этом первый оттиск не аннулируется, не зачёркивается и не признаётся недействительным. Просто рядом ставится дополнительный, корректный. Это подтверждает, что организация осознанно заверяет запись, и снимает все вопросы о подлинности.

Как правильно поставить вторую печать?

1. Заполните необходимую запись (об увольнении, приёме, переводе и т.д.) разборчиво, без исправлений.
2. Подпишите запись уполномоченным лицом (руководителем, начальником отдела кадров).
3. Возьмите основную печать организации (не печать отдела кадров, если она отличается).
4. Чётко и аккуратно проставьте оттиск рядом с первым, не заступая на текст записи и первую печать. Оттиск должен быть полным, с хорошо читаемым наименованием организации.
5. Дата проставления второй печати не требуется, но можно поставить текущую дату рядом для наглядности.

Специфический случай: плохо видна печать на ьном листе

Это самая сложная ситуация. Печать на ьном листе ставится единожды при первой выдаче трудовой книжки (обычно при приёме на первую работу). Если она нечитаема:

• Нельзя ставить вторую печать на ьный лист, так как это не запись, а удостоверительный штамп.
• Нельзя вручную дописывать название организации.
• Решение: в этом случае, по сложившейся практике, может потребоваться завести новую трудовую книжку. Старую, с нечитаемой печатью на ьном листе, при этом не уничтожают, а передают работнику как документ, подтверждающий его трудовую деятельность до этого момента. Новая книжка начинается с записи о последнем работодателе, который её оформил.
• Альтернатива: если у организации есть копия приказа о приёме на работу и другие документы, можно попробовать оформить дубликат трудовой книжки через архив, но это длительная процедура.

Краткая инструкция для кадровика

Если вы получили от сотрудника трудовую книжку с плохо проставленной печатью:

1. Не принимайте документ в таком виде. Верните сотруднику с объяснением причины.
2. Объясните сотруднику, что для заверения записи требуется чёткий оттиск печати.
3. Договоритесь о встрече, на которой вы вместе с сотрудником (или он один) придёт в организацию, где была поставлена плохая печать.
4. На месте попросите поставить рядом новый, качественный оттиск. Убедитесь, что он читаем.
5. Примите исправленную трудовую книжку. В вашей организации при увольнении/приёме этого сотрудника также ставите свою чёткую печать.

Что НЕЛЬЗЯ делать (типичные ошибки)

• Ставить печать поверх старой (поверх нечёткого оттиска). Это скроет старый оттиск, но вызовет подозрения в подделке.
• Зачёркивать старый оттиск и ставить новый. Это прямое нарушение правил.
• Дописывать название организации от руки рядом с печатью. Это не имеет юридической силы.
• Использовать для заверения печать отдела кадров, если она не является основной печатью организации (например, штампом). Роструд рекомендует использовать именно основную печать.
• Оставлять как есть, надеясь, что «и так сойдёт». Это риск для работника (проблемы при трудоустройстве) и для работодателя (претензии со стороны проверяющих).

Проблема решаема. Стандартное и безопасное решение — поставить второй чёткий оттиск печати рядом с первым.

Действуйте совместно с сотрудником. Это его право и ваша обязанность обеспечить корректное оформление документа.

Для ьного листа будьте готовы к процедуре выдачи новой трудовой книжки.

Всегда используйте основную печать организации для заверения записей, чтобы избежать споров.

Документируйте процесс. Если сотрудник сам идёт в предыдущую организацию, можно попросить от него расписку о том, что он устранил недостаток, или сделать копию исправленной страницы для своего кадрового дела.

Главный принцип: в трудовой книжке должна быть однозначная, читаемая и легитимная информация. Любое сомнение в подлинности печати — это повод для её корректного устранения описанным выше способом.

Статья составлена на основе анализа практики, разъяснений Роструда и кадровых порталов по состоянию на 2026 год. В спорных случаях рекомендуется консультация с юристом.