Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален и требует строгого соблюдения правил ведения. В 2026 году кадровикам и работодателям необходимо ориентироваться на актуальные нормы, в частности, на Правила, утвержденные приказом Минтруда от № 320н.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи в раздел «Сведения о работе», рассмотрим образцы заполнения для разных ситуаций и уточним нюансы, связанные с электронным форматом.

Общие правила внесения записей в раздел «Сведения о работе»

Раздел «Сведения о работе» — это самая объемная часть трудовой книжки. При внесении любой записи важно соблюдать хронологию и правильность заполнения граф:

• Графа 1, ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
• Графа 2 — указывается дата события (приема, перевода, увольнения) арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Графа 3 — вносится основная информация: наименование организации, должность, структурное подразделение, причина увольнения со ссылкой на норму ТК РФ.
• Графа 4 — указываются реквизиты приказа (дата и номер), на основании которого внесена запись.

Запись о приеме на работу

Согласно ч. 1 ст. 68 ТК и п. 9 Правил (приказ Минтруда № 320н), запись о приеме на работу необходимо внести не позднее пяти дней с даты начала работы сотрудника.

Шаг 1. (наименование организации)

Перед внесением записи о приеме в графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя. Под этим заголовком будут идти все записи о кадровых событиях данного сотрудника в этой компании.

Шаг 2. Запись о должности

Под наименованием организации в графе 3 делается запись о приеме. Формулировка должна четко отражать суть трудового договора.

Образец стандартного приема:

1. Графа 1: 1
2. Графа 2:
3. Графа 3: Принят в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами.
4. Графа 4: Приказ от № 12-к

Образец приема вахтовым методом:

Если сотрудник принимается для выполнения работ вахтовым методом, это обязательно отражается в записи. Остальные графы заполняются в общем порядке.

1. Графа 3: Принят на должность электромеханика судового для выполнения работ вахтовым методом.

Особенности заполнения на руководителя (директора)

Прием на работу директора имеет свои нюансы, так как основанием для его трудоустройства часто выступает не только приказ о приеме, но и решение учредительного органа (протокол).

Эксперты считают так: поскольку НПА и правила ведения трудовых книжек не запрещают указывать сразу два документа в графе «Основания для внесения записи», в графе 4 можно зафиксировать и реквизиты приказа о приёме на работу, и реквизиты решения учредительного органа о назначении на должность директора.

Записи о переводе

Если работника переводят внутри организации (например, в другой отдел или на более высокую должность), в раздел «Сведения о работе» вносится соответствующая запись:

• Проставляется порядковый номер записи и текущая дата (в графе 2).
• В графе 3 указывается наименование новой должности, на которую назначен сотрудник, и структурное подразделение (если оно меняется).

Признание временного перевода постоянным

В случае признания временного перевода постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись:

• Графа 1 — порядковый номер записи.
• Графа 2 — ставится дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (то есть дата, когда начался временный перевод).
• Графа 3 — указывается наименование структурного подразделения и должность, на которую работник переведен постоянно.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и форма СТД-Р

Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде стало обязательным. Перечень сведений в электронной трудовой книжке аналогичен практически всем сведениям из ее бумажной версии:

• Информация о работнике (Ф.И.О.);
• Место работы;
• Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
• Должность, профессия, специальность, квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
• Вид поручаемой работы;
• Даты приема, увольнения, перевода;
• Основание кадрового мероприятия (реквизиты приказов);
• Причины прекращения трудового договора.

Справка СТД-Р

Для предоставления сведений сотруднику по его запросу используется форма СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности); В этой справке отражается вся информация из ЭТК. Работодатель обязан выдать ее при увольнении или по заявлению работника. Важно правильно указать все обязательные реквизиты, чтобы избежать ошибок при заполнении.

Ведение раздела «Сведения о работе» требует максимальной внимательности. Независимо от того, заполняете вы бумажную трудовую книжку или формируете отчетность для электронной системы (ЭТК), формулировки должны точно соответствовать приказам и требованиям Трудового кодекса РФ. Помните, что своевременное (в течение 5 дней) и корректное внесение записей защищает не только права работника, но и самого работодателя от возможных претензий и штрафов.