Ошибка в дате приема на работу в трудовой книжке, распространенная проблема, которая может возникнуть из-за невнимательности кадровика или расхождения в документах. Неверная дата создает риски при расчете стажа, оформлении пенсии или при смене работодателя. Исправить такую ошибку можно, но нужно делать это строго по правилам, чтобы не нарушить законодательство.

Основные принципы исправления ошибок в трудовой книжке

Согласно действующим правилам (Приказ Минтруда № 722н, Положение о порядке ведения трудовых книжек):

• Исправления должны быть основаны на первичном документе. Правильная дата берется из приказа (распоряжения) о приеме на работу.
• Исправление оформляется как новая запись. Старая (ошибочная) запись не зачеркивается и не удаляется. Делается дополнительная запись с указанием номера и даты исправляющего документа.
• Все исправления заверяются печатью работодателя (или печатью архивного отдела, если компания реорганизована/ликвидирована).

Пошаговая инструкция: как исправить дату приема (если увольнение еще не оформлялось)

Если сотрудник все еще работает или уволен, но запись об увольнении отсутствует, действуйте так:

Шаг 1: Найдите первичный документ-основание

Найдите приказ (распоряжение) о приеме на работу, где указана правильная дату начала трудовых отношений. Это может быть приказ о приеме на работу или иной документ (например, распоряжение руководителя). Именно эта дата будет фигурировать в исправленной записи.

Шаг 2: Оформите исправляющий документ

Составьте служебную записку или приказ (на имя руководителя) с просьбой внести исправление. В тексте укажите:

• ФИО сотрудника.
• Номер и дату ошибочной записи в трудовой книжке.
• Суть ошибки (например: «В записи №… от … указана дата приема , в то время как согласно приказу №… от дата приема составляет »).
• Просьбу внести корректировку.

Руководитель подписывает и ставит резолюцию. На основании этого документа вносится исправление.

Шаг 3: Внесите исправление в трудовую книжку

Откройте раздел «Сведения о работе» и сделайте новую запись следующим порядковым номером. Структура записи:

Ключевые моменты в этой записи:

• В первой строке — правильная запись с датой из приказа о приеме и реквизитами этого приказа.
• Вторая строка — запись об исправлении. В графе «Дата» указывается дата фактического внесения исправления . В графе «Основание» — реквизиты нового приказа об исправлении (№ 12-к от ).
• Запись о приеме (первая строка) и запись об исправлении (вторая строка) имеют разные порядковые номера.

Шаг 4: Заверение

Обе записи (и правильная, и об исправлении) должны быть заверены печатью организации. Если компания была реорганизована или ликвидирована, печать ставит правопреемник или архивная служба.

Особые случаи и типичные ошибки

Ошибка в дате приема и уже есть запись об увольнении

Это самый сложный случай. Поскольку запись об увольнении уже существует, внести исправление в старую запись о приеме запрещено. Решение:

1. Оформите заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
2. В дубликате в разделе «Сведения о работе» пропишите только правильную запись о приеме (с верной датой) и последующую запись об увольнении (если она была).
3. В графе «Основание» для записи о приеме укажите приказ о приеме, а для записи об увольнении — приказ об увольнении;
4. На первом листе дубликата сделайте надпись: «Дубликат трудовой книжки серии … № … выдан взамен утерянной (или испорченной)». Укажите причину (например: «В связи с необходимостью исправления даты приема на работу»).
5. Печать ставится на дубликате. Старая (ошибочная) трудовая книжка с записью об увольнении остается в архиве.

Расхождение между датой приказа и датой приема

Если дата в приказе о приеме и фактический день начала работы не совпадают, в запись вносится дата фактического начала работы (тот день, когда сотрудник приступил к обязанностям). Основанием будет тот самый приказ, даже если его дата отличается.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Если у сотрудника ведется ЭТК, исправление происходит иначе:

• Работодатель формирует и подает в СЗВ-ТД сведения об исправлении (отдельным файлом).
• В самой электронной записи в разделе «Сведения о работе» появляется корректная информация.
• Печать на бумажном носителе (если он есть) ставится по аналогии с бумажной книжкой.

Образец служебной записки (заявления) на исправление

Ответы на частые вопросы

Можно ли зачеркнуть старую дату и написать новую?

Нет, категорически запрещено. Это считается грубым нарушением правил ведения трудовых книжек. За это предусмотрена административная ответственность для работодателя (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать, если у работодателя нет печати (реорганизация, смена наименования)?

Печать ставит правопреемник (новая организация после реорганизации) или орган, хранящий документы ликвидированного работодателя (архив, нотариус). Если печать утеряна, необходимо сделать соответствующую надпись: «Печать отсутствует» с указанием причины и подписью ответственного лица.

Как долго хранятся исправленные трудовые книжки?

Трудовая книжка (в т.ч. с исправлениями) хранится у работника после увольнения. При переходе на нового работодателя она передается по акту. Дубликат хранится по тем же правилам. Оригинал с ошибкой (если выдан дубликат) хранится в архиве работодателя 75 лет.

Может ли новый работодатель исправить ошибку, допущенную предыдущим?

Нет. Новый работодатель не имеет права вносить исправления в записи, сделанные предыдущим работодателем. Он может только принять трудовую книжку с имеющимися записями. Если ошибка критична, сотрудник должен обратиться к прошлому работодателю для ее исправления.