Ошибки в нумерации записей в трудовой книжке встречаются довольно часто. При этом важно знать, как правильно их исправить, чтобы не нарушить закон и не создать дополнительных проблем при расчёте пенсии, оформлении новых трудовых отношений и т.д.
Что говорит закон
В Порядке № 320н (п. 12) указано, что исправление ошибок в трудовой книжке допускается только при наличии соответствующего основания. При этом:
- исправление может производиться только владельцем записи (т. е. работодателем, который допустил ошибку);
- нельзя просто зачеркивать или стирать прежние данные;
- необходимо оформить отметку о недействительности прежней записи и внести новую корректную запись.
Таким образом, если в книжке допущена ошибка в порядковом номере, её следует оформить согласно установленному порядку, а не пытаться «заправить» её самостоятельно.
Кто имеет право вносить исправления
Исправления в трудовой книжке могут вносить только те организации, которые сами сделали ошибку; Поэтому, если вы обнаружили неверный номер записи, сделанный предыдущим работодателем, первым шагом будет обратиться к нему с запросом о внесении исправления.
Если же предыдущий работодатель уже не существует или отказывается вносить поправки, то в этом случае сам работник может обратиться в управление труда или в Пенсионный фонд с официальным запросом на признание такой записи недействительной и внесение новой.
Пошаговая инструкция по исправлению ошибки в нумерации
- Определите номер записи, в которой обнаружена ошибка. Запишите номер, указанный в графе 1.
- Сделайте отметку о недействительности прежней записи. В графе 1 поставьте новый порядковый номер (как если бы прежняя запись не существовала). В графе 2 укажите дату внесения исправления. В графе 3 чётко сформулируйте, что информация в прежней записи не соответствует действительности, и укажите, какая информация должна быть заменена.
- Заполните новую запись. В следующей строке (под отметкой о недействительности) впишите правильный порядковый номер, дату начала работы и все остальные сведения, которые требуются по закону.
- Подпишите документ. В конце документа укажите ФИО ответственного лица, его должность и подпись.
- Сохраните копию исправления. Храните её в личном деле сотрудника и передайте в кадровый отдел/отдел бухгалтерии.
Пример оформления:
Графа 1: 15 (бывший номер) → 16 (новый номер) Графа 2: Графа 3: Запись №15 недействительна – в ней указан неверный порядковый номер. Правильный номер – 16.
Какие документы нужны
- Копия трудовой книжки с отмеченной ошибкой.
- Заявление работника о необходимости исправления записи.
- Документ, подтверждающий, что ошибка была допущена предыдущим работодателем (например, договор, приказ о приёме на работу).
- Если требуется официальное признание ошибки, – запрос в Пенсионный фонд или в управление труда.
Что делать, если работодатель отказывается вносить исправление
В случае отказа предыдущего работодателя можно:
- Обратиться в управление труда с официальным запросом о признании записи недействительной.
- Подать в Пенсионный фонд объяснение ситуации и запросить корректировку данных.
- При необходимости – обратиться в суд для защиты своих прав.
Почему важно правильно оформить исправление
Неправильная нумерация может привести к следующим рискам:
- Неправильный расчёт трудового стажа – это может уменьшить размер пенсии.
- Задержки в оформлении новых трудовых отношений.
- Проблемы при проверке документов контролирующими органами.
Поэтому соблюдение установленного порядка исправления не только защищает ваши права, но и обеспечивает корректную работу всех сторон.
Краткое резюме
Чтобы исправить ошибку в нумерации в трудовой книжке:
- Определите ошибочный номер.
- Сделайте отметку о его недействительности (новая графа 1, дата, пояснение).
- Запишите правильный номер и остальные сведения.
- Подпишите документ и сохраните копию.
- При необходимости – обратитесь в государственные органы.
Соблюдая эти шаги, вы сможете легально и безболезненно устранить ошибку в нумерации и сохранить корректность своих трудовых данных.