Ведение трудовых книжек — это процесс, требующий максимальной внимательности от специалистов отдела кадров․ Даже одна неверно внесенная цифра может создать проблемы работнику при оформлении пенсии или получении кредита․ Одной из специфических, но встречающихся ошибок является путаница в графах: когда в графе 1 (порядковый номер) вместо цифры записана дата, или когда дата и номер приказа попадают не в свои столбцы․
В данной статье мы подробно разберем, что делать, если в трудовой книжке вместо номера записи ошибочно указана дата, и как корректно аннулировать неверную запись согласно актуальным правилам делопроизводства;
В чем суть ошибки?
Согласно установленному порядку ведения трудовых книжек, каждая запись должна иметь четкую структуру:
- Графа 1: Порядковый номер записи (1, 2, 3 и т․д․)․
- Графа 2: Дата кадрового события (приема, перевода, увольнения)․
- Графа 3: Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении․
- Графа 4: Дата и номер документа (приказа), на основании которого внесена запись․
Ошибка «вместо номера дата» может проявляться в двух вариантах:
- В графу 1 вместо порядкового номера (например, «15») внесена дата (например, «»)․
- Дата внесения записи или дата приказа ошибочно продублирована или смещена в графу 1․
Важно помнить: зачеркивать, замазывать корректором или удалять записи в трудовой книжке категорически запрещено․ Любая ошибка исправляется только путем внесения новой, корректирующей записи․
Алгоритм исправления ошибки
Если сотрудник или кадровик обнаружил, что в графе 1 стоит дата вместо номера, необходимо действовать по следующему алгоритму․ Исправление производит работодатель, который допустил ошибку (или текущий работодатель на основании документов от предыдущего)․
Шаг 1․ Подготовка новой строки
Необходимо найти первую свободную строку после последней правильной записи․ В этой строке будут вноситься данные для аннулирования ошибки․
Шаг 2․ Заполнение графы 1 (Порядковый номер)
В графе 1 ставится следующий порядковый номер после последней правильной записи․
Пример: Если последняя верная запись была под номером 10, а ошибочная запись (где вместо номера была дата) шла как 11-я, то в новой исправительной строке мы снова пишем номер 11 (или 12, если ошибочная запись уже считается внесенной, но неверной)․
Чаще всего практика такова: если запись с ошибкой уже внесена в книгу учета, ей присваивается номер․ Чтобы ее отменить, следующей записи дается следующий номер по порядку․
Шаг 3․ Заполнение графы 2 (Дата исправления)
В графу 2 вносится текущая дата — день, когда вы вносите исправление․ Не нужно указывать дату старой ошибочной записи․
Шаг 4․ Заполнение графы 3 (Текст исправления)
В графе 3 делается запись об аннулировании․ Формулировка должна быть четкой․
Пример записи: «Запись за номером 11 недействительна․ Вместо номера записи ошибочно указана дата․ Должно быть: порядковый номер 11»․
Если ошибка заключалась в том, что в графе 1 стояла дата, а порядковый номер отсутствовал или был неверен, можно написать: «Запись за номером [неверный номер/дата] считать недействительной․ Порядковый номер записи должен быть 11»․
Затем, если необходимо внести саму запись о приеме/увольнении правильно, это делается отдельной строкой с новым порядковым номером․
Шаг 5․ Заполнение графы 4 (Основание)
В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого вносится исправительная запись․ Это приказ об исправлении записей в трудовых книжках, который издается текущим работодателем (или прежним, если исправляет он)․
Особые случаи и нюансы
Если ошибка допущена предыдущим работодателем
Согласно разъяснениям, если ошибка обнаружена при устройстве на новое место работы, новый работодатель может внести исправления, но только на основании официального документа от прежнего работодателя (справки, копии приказа с пояснением)․
В графе 4 при этом указывается: «Приказ ООО «Ромашка» от № 45-к (копия прилагается)»․
Ошибка в дате рождения или фамилии
Если путаница с датами и номерами коснулась раздела «Сведения о работнике» (например, вместо года рождения вписан номер записи), исправление производится на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении)․
На обложке трудовой книжки или в разделе изменений зачеркивается неверная запись, рядом пишется правильная, и ставится штамп организации с подписью ответственного лица и датой исправления․
Дубликат трудовой книжки
В некоторых случаях, если ошибок слишком много или они носят критический характер (например, перепутаны страницы или записи разных сотрудников), может встать вопрос о выдаче дубликата․
Дубликат выдаеться в течение 15 дней со дня подачи заявления работником․ В дубликат вносятся только верифицированные данные․ На ьном листе дубликата делается надпись «Дубликат»․
Чего делать НЕЛЬЗЯ
- Зачеркивать ошибочную дату или номер․ Это делает документ недействительным․
- Использовать корректор․ Любые следы маскировки запрещены․
- Вписывать правильный номер поверх даты․ Это создаст неразбериху․
- Оставлять ошибку без внимания․ Пенсионный фонд может не засчитать стаж из-за несоответствия номеров записей и дат приказов․
Ошибка, когда в трудовой книжке вместо номера записи указана дата, является технической, но требует обязательного исправления․ Главное правило: ошибка не удаляется, а «перекрывается» новой записью с правильным порядковым номером, текущей датой внесения исправления и ссылкой на приказ․ Соблюдение этого алгоритма гарантирует, что трудовой стаж сотрудника будет учтен корректно, а документ останется юридически значимым․
Помните: ответственность за правильное ведение трудовых книжек несет работодатель, поэтому проверка записей при увольнении сотрудника — обязательный этап работы кадровика․