Повышение сотрудника в должности — это важное событие как для работника, так и для работодателя. Однако, несмотря на позитивный характер этого процесса, кадровому специалисту необходимо подойти к оформлению документов с максимальной ответственностью. Подробный алгоритм, как оформить повышение сотрудника в должности, не закреплён конкретной статьёй в трудовом законодательстве, однако правовая база позволяет выполнить процедуру безошибочно, не принося негативных последствий ни одной из сторон.
В данной статье мы подробно разберем, как правильно отразить повышение по должности в трудовой книжке, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие шаги необходимо предпринять отделу кадров.
Нормативно-правовая база
К ведению трудовых книжек (ТК) применим ряд законов РФ, в которых четко прописано, какие именно данные работодатель обязан вносить в документ сотрудника. Базовым документом выступает статья 66 Трудового кодекса РФ. Кроме того, в настоящее время действует Приказ Минтруда России от № 320н. В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в трудовую книжку, а также правила исправления некорректных записей.
Также стоит помнить, что с 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК) — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Теперь сведения о карьерных изменениях передаються работодателем в электронном виде в Пенсионный фонд (СФР), а бумажная трудовая книжка продолжается вести по желанию работника.
Повышение квалификации и повышение в должности: в чем разница?
Многие знают о повышении квалификационных категорий работникам определенных профессий: педагогам, медикам, чиновникам госструктур. Руководители коммерческих фирм также имеют право провести аттестацию работников с присвоением по ее итогам более высокой квалификации.
Здесь крайне важно различать два понятия:
- Повышение квалификационной категории (например, присвоение второй категории врачу или педагогу). В этом случае должность сотрудника не меняется, меняется лишь категория. Информация о повышении квалификации заносится в трудовую книжку в специальный раздел «Сведения о награждениях» (или отдельный раздел о квалификации, если он предусмотрен).
- Повышение по должности (перевод) (например, перевод с должности «инженер» на должность «ведущий инженер» или «начальник отдела»). Это изменение трудовой функции, которое оформляется как перевод и вносится в раздел «Сведения о работе».
Пошаговая инструкция оформления повышения в должности
Чтобы процедура была законной, необходимо соблюдать строгую последовательность действий.
Шаг 1. Инициатива и служебная записка
Процесс обычно начинается с инициативы непосредственного руководителя сотрудника. Составляется служебная записка о повышении сотрудника в должности. В ней указываются:
- ФИО и текущая должность работника;
- Причины, обосновывающие повышение (достижения, успешное выполнение задач, получение новых навыков);
- Предлагаемая новая должность;
- Предлагаемый новый размер оклада.
Шаг 2. Согласование с работником
Согласно ст. 72 ТК РФ, перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника. Исключения (когда согласие не требуется, ст. 72.2 ТК РФ) к повышению по должности практически никогда не применяются. Работник должен написать заявление о согласии на перевод.
Шаг 3. Издание приказа
На основании служебной записки и заявления работника работодатель издает приказ о переводе сотрудника на вышестоящую должность. Унифицированная форма № Т-5 (или Т-5а) необязательна к применению, но многие организации продолжают ее использовать.
Шаг 4. Дополнительное соглашение к трудовому договору
Так как меняется должность и, как правило, размер оплаты труда, к существующему трудовому договору заключается дополнительное соглашение. В нем фиксируются все новые условия работы.
Как внести запись о повышении в трудовую книжку
Запись о повышении по должности (переводе) вносится в раздел «Сведения о работе». Что касается информации, связанной с подготовкой, повышением и переподготовкой работника, то необходимо отразить в трудовой книжке не только сам текст записи, но и дату, номер приказа или иного документа, на основании которого внесена запись.
Правила заполнения:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (сквозная нумерация).
- Графа 2 — указывается дата внесения записи (дата приказа о переводе).
- Графа 3 — вносится сама запись. Формулировка должна точно соответствовать тексту приказа. Например: «Переведен(а) на должность ведущего инженера». Указывать причину повышения (за усердие, в связи с вакансией и т.д.) в трудовой книжке не нужно.
- Графа 4 — указываются реквизиты приказа работодателя (дата и номер), на основании которого внесена запись.
Пример заполнения:
Предположим, инженер Иванов И.И. повышен до ведущего инженера приказом от № 45-к. Запись будет выглядеть так:
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Переведен на должность ведущего инженера
- Графа 4: Приказ от № 45-к
Внесение сведений о повышении квалификации
Если речь идет не о смене должности, а о присвоении квалификационной категории или успешном окончании курсов повышения квалификации, запись вносится иначе. Эти данные заносятся в раздел «Сведения о награждениях» (если отдельного раздела о квалификации в бланке нет) со ссылкой на документ (диплом, свидетельство, удостоверение).
Формулировка может быть такой: «Присвоена первая квалификационная категория по должности «учитель»» или «Прошел(а) повышение квалификации по программе… с выдачей удостоверения…».
Частые ошибки и рекомендации
- Затягивание сроков. Запись в трудовую книжку о переводе на вышестоящую должность должна быть внесена в течение недели со дня издания приказа.
- Неверные формулировки. Текст в графе 3 должен дословно повторять формулировку из приказа. Нельзя использовать аббревиатуры или произвольные названия должностей, не предусмотренные штатным расписанием.
- Забыли про электронную трудовую книжку. Не забудьте, что аналогичная запись должна быть передана в СФР в составе ежемесячной отчетности (форма ЕФС-1).
Оформление повышения по должности в трудовой книжке — процедура, требующая внимательности и знания актуальных нормативных актов (в частности, Приказа Минтруда № 320н). Главное — четко отличать перевод на вышестоящую должность от повышения квалификационной категории, так как эти записи вносятся в разные разделы трудовой книжки. Своевременное и правильное документальное оформление гарантирует, что карьерный рост сотрудника будет официально подтвержден и защищен с точки зрения трудового права.