Ошибки в трудовой книжке могут привести к проблемам с начислением зарплаты, стажа и пенсии. Поэтому важно знать, как правильно исправить неверную дату и какие документы использовать в качестве основания. Ниже – пошаговое руководство, примеры заполнения и рекомендации из практики.

Общие принципы исправления ошибок

Исправления вносятся на той же странице, в том же разделе, где обнаружена неточность. При этом рядом с ошибочной записью указывается пометка:

• Запись __ недействительна. Внесена ошибочно.
• Указываются реквизиты документа, на основании которого производится корректировка (номер приказа, дата его составления).

Порядок внесения исправлений зависит от того, была ли уже произведена запись об увольнении или нет.

Если увольнения ещё не было

1. В графе 1 ставится правильный порядковый номер записи.
2. Указывается фактическая дата внесения записи.
3. В графе 2 вписывается дата и номер приказа, который служит основанием для изменения.
4. В графе 4 повторно указываются дата и номер приказа, на основании которого вносится верная запись.

Если уже произведдено увольнение

1. В графе 4 повторно указываются дата и номер приказа, который отменяет прежнюю запись об увольнении.
2. В графе 1 ставится новый порядковый номер (последовательный) и указывается дата внесения исправления.
3. В графу 2 вписывается дата фактического увольнения, соответствующая документу, на основании которого вносится поправка.

Пример исправления записи вручную

Допустим, в графе 1 была занесена запись:

Запись 3 от (неправильная дата)

Правильный порядок действий:

1. Графа 1: «Запись 5 от считается записью за 4».
2. Графа 2: «Дата внесения записи – ».
3. Графа 4: «Номер приказа: 123‑ИО, дата – »;

Таким образом, в документе появляется запись:

Образцы заполнения трудовой книжки

Шаблон для исправления ошибки в графе 1

Если ошибка обнаружена в первой графе, то в том же месте делается следующее:

• Указывается правильный порядковый номер.
• Указывается дата фактического ввода записи.
• Указываются реквизиты приказа, который служит основанием.

Пример:

Графа 1: Запись 7 от (верный номер)
Графа 2: Дата внесения – 
Графа 4: Приказ № 45‑ИО от 

Как отменить запись об увольнении

Если в книжке уже стоит запись об увольнении, её необходимо отменить, указав новое основание:

1. В графе 4 пишем: «Отмена записи об увольнении, сделанной по приказу № 23‑ИО от ».
2. В графе 1 ставим новый порядковый номер (например, 9).
3. В графе 2 указываем дату фактического увольнения, соответствующую новому приказу.

Частые вопросы и ответы

• Можно ли использовать цифры в наименовании организации? – Нет. Наименование организации в трудовой книжке вписывают без нумерации.
• Какие цифры использовать в датах? – День и месяц – двумя цифрами, год – четырьмя цифрами, арабскими цифрами.
• Что делать, если ошибка обнаружена после увольнения сотрудника? – В графе 4 указывается отмена записи, а затем вносится новая запись с правильной датой и номером приказа.

Что говорит Министерство труда

В письме от 15 мая 2023 г. (№ 14‑6/ООГ‑3428) Министерство труда разъяснило, что неверную дату увольнения в трудовой книжке необходимо исправлять, указав в графе 4 дату и номер приказа, на основании которого вносится поправка. При этом важно, чтобы все изменения полностью соответствовали оригинальным документам.

Скачиваемые образцы

Для удобства работы вы можете скачать готовые шаблоны:

• Образец признания записи в трудовой книжке недействительной
• Трудовая книжка: бланк для заполнения (скачать бесплатно)

Исправление неправильной даты в трудовой книжке – обязательный процедурный шаг, который защищает как работника, так и работодателя от ошибок в расчётах по зарплате и пенсионным выплатам. Главное правило – все изменения фиксировать в той же графе, где обнаружена ошибка, и указывать реквизиты приказа, который служит основанием. Соблюдая описанный порядок, вы сможете быстро и безболезненно поправить любые неточности.