В процессе работы с персоналом часто возникают ситуации, когда в трудовой книжке содержится неверная или неточная запись об организации‑работодателе. Правильное исправление такой записи регулируется нормативными актами, а именно Приказом Минтруда РФ № 320н от «Об утверждении Порядка ведения, оформления и хранения трудовых книжек работников». Ниже подробно рассматриваем, когда и как можно поправить ошибку, кто имеет право её вносить, какие документы требуются и какие форматы оформления используются.

Правовые основы

Согласно абзацу 2 пункта 7 Порядка, исправление записи в трудовой книжке может производиться не только текущим работодателем, но и его правопреемником или работодателем, принявшим сотрудника на работу после реорганизации или ликвидации предыдущего работодателя.

• Если организация, сделавшая запись, реорганизовалась – исправление вносит её правопреемник.
• Если организация была ликвидирована – исправление делается работодателем, где сотрудник продолжил работу, либо по месту последней записи.
• Если ошибка обнаружена сразу, до ввода записи о приёме, её можно поправить без дополнительных процедур.

Кто может исправлять ошибку?

Исправление вносит работодатель, допустивший ошибку, или его правопреемник. Для юридических лиц‑ИП, прекративших деятельность, исправление производится на основании полученных от них документов (приказы, справки, выписки и т.п.).

Когда требуется исправление записи об организации?

Запись об организации в заголовке трудовой книжки может быть ошибочной по следующим причинам:

1. Неполное или неверное наименование организации на печати.
2. Опечатка в названии компании.
3. Несоответствие фактической структуры (например, после слияния название изменилось).

Если в графе 1 (номер записи) указана неправильная организация, необходимо оформить её исправление в соответствии с установленными правилами.

Порядок внесения исправления

Для корректного исправления следует соблюдать следующий алгоритм:

• Шаг 1. В графе 1 поставить новый порядковый номер.
• Шаг 2. В графе 2 указать дату внесения исправления.
• Шаг 3. В графе 3 написать: «Запись за номером … недействительна».
• Шаг 4. В графе 4 указать реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (приказ, справка и т.д.).

После этого в соответствующей колонке вносится правильная информация о компании‑работодателе.

Пример оформления исправления

Графа 1: 5
Графа 2: 
Графа 3: Запись за номером 3 недействительна
Графа 4: Приказ № 15 от «О приёме на работу И.И. Петрова»

В третьем столбце указывается фраза «Ошибка в наименовании организации», а на следующей строке – правильное название.

Специфика исправления в ьном листе

В отличие от остальных записей, в ьном листе (первой странице) запись может быть зачеркнута (абзац 2 пункт 7 Порядка). При этом важно, чтобы после зачёркивания в том же месте была внесена правильная информация, чтобы не допустить новых ошибок.

Как оформить корректирующие документы в СФР

Для официального подтверждения исправления в Службу федеральной статистики (СФР) подаётся корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС‑1. Это документ, который фиксирует факт изменения данных в трудовых книжках и служит основанием для их обновления в электронных системах.

Часто задаваемые вопросы

• Вопрос: Можно ли исправлять ошибку, если она обнаружена после подписания трудового договора?
• Ответ: Да, но только через официальную процедуру внесения исправления в соответствии с Порядком, с обязательным оформлением документа, на основании которого вносится правка.
• Вопрос: Что делать, если ошибка была допущена предыдущим работодателем, а текущий работодатель не имеет доступа к его документам?
• Ответ: В этом случае необходимо запросить у бывшего работодателя копии приказов, справок и выписок, а затем, получив их, оформить исправление через правопреемника или через СФР.
• Вопрос: Как оформить запись, если в книжке уже стоит запись об увольнении?
• Ответ: При обнаружении ошибки в записи об увольнении вносится пометка «запись недействительна», затем в соответствующей графе вносится правильная информация (например, дата перевода или продолжения работы).

Исправление записи об организации в трудовой книжке – это процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований. Главное помнить, что:

1. Исправление может производиться только работодателем, допустившим ошибку, или его правопреемником.
2. Необходимо оформить запись о признании неверной записи недействительной, после чего вносить корректные данные.
3. Все изменения фиксируются в соответствующих графах и подтверждаются документально (приказ, справка, выписка).
4. Для официального подтверждения в СФР подаётся корректирующая форма ЕФС‑1.

Тщательное соблюдение описанного порядка позволяет избежать повторных ошибок, обеспечить юридическую чистоту трудовой документации и сохранить доверие сотрудников к работодателю.

Источник: Порядок ведения, оформления и хранения трудовых книжек работников,утвержденный Приказом Минтруда РФ № 320н от .