Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Республике Беларусь. От правильности внесенных в нее записей напрямую зависит будущее пенсионное обеспечение, размер пособий и подтверждение опыта работы при трудоустройстве. Однако человеческий фактор никто не отменял: специалисты отдела кадров или бухгалтеры могут допустить опечатку, указать неверную дату или должность.

В данной статье мы подробно разберем, как правильно исправить ошибочную запись в трудовой книжке согласно законодательству РБ, актуальному на 2026 год, кто несет ответственность за исправление и какие действия категорически запрещены.

Основные правила: что можно и чего нельзя делать

Самое главное правило, которое нужно запомнить каждому работодателю и работнику: в разделе «Сведения о работе» категорически запрещено зачеркивать, замазывать корректирующей жидкостью или закрашивать неверные записи.

Согласно пункту 52 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от № 40), использование таких методов, как «Исправленному верить» или «Исправленное верно», также не допускается. Любая попытка механического исправления (зачеркивания) делает запись недействительной и может привести к признанию всей трудовой книжки недействительной.

Единственный законный способ исправления ошибки: признание неправильной записи недействительной и внесение новой, правильной записи.

Кто должен исправлять ошибку?

Это один из самых частых вопросов. Ответ содержится в пункте 53 Инструкции № 40:

• Ошибка обнаружена сразу или пока работник трудится у того же работодателя — исправляет текущий работодатель, допустивший ошибку.
• Ошибка обнаружена после увольнения работника, исправляет работодатель, допустивший ошибку (предыдущий).
• Работник трудоустроился в новую организацию, новый работодатель не имеет права исправлять ошибки, допущенные предыдущим.

Если ошибка найдена после увольнения, работнику необходимо обратиться к бывшему работодателю. Именно он обязан выдать приказ об исправлении и внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Алгоритм исправления ошибочной записи

Процесс исправления строго регламентирован. Рассмотрим пошаговую инструкцию для специалиста по кадрам:

1. Издание приказа. Работодатель издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в трудовую книжку. В приказе указывается, какая именно запись признается недействительной и какая вносится взамен.
2. Внесение записи о признании недействительной. В разделе «Сведения о работе» под следующим порядковым номером делается запись:
   • В графе 1 («№ записи») ставится следующий номер.
   • В графе 2 («Дата») указывается текущая дата внесения исправления.
   • В графе 3 («Сведения о приеме…») пишется: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна».
   • В графе 4 («Основание») указывается реквизит приказа, на основании которого вносится исправление.
3. Внесение правильной записи. Сразу же (или под следующим номером) вносится правильная информация:
   • Указывается верная дата приема/перевода/увольнения.
   • Пишется корректное название должности или причина увольнения.
   • В графе 4 снова указывается основание (приказ о приеме/переводе с верными данными).

Пример формулировки:

Если под номером 15 была ошибочно указана должность «Менеджер» вместо «Старший менеджер», то запись под номером 16 будет гласить: «Запись за номером 15 недействительна». А запись под номером 17: «Принят на должность Старшего менеджера».

Особенности исправления в 2026 году и электронные трудовые книжки (ЭТК)

В 2026 году в Беларуси активно функционирует система электронных трудовых книжек. Если ошибка была допущена при формировании сведений в электронном виде (форма ЕФС-1), процедура имеет свои нюансы:

• Исправить ошибку в ЭТК может только тот работодатель, который подал ошибочные сведения.
• Для этого подается корректирующий подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в органы социальной защиты (СФР).
• Если сотрудник уже уволен и обнаружил ошибку, он должен обратиться к бывшему работодателю для подачи корректирующего отчета.

Важно помнить: новый работодатель не сможет исправить данные в электронной трудовой книжке за период работы у предыдущего нанимателя.

Ошибки на титульном листе

Отдельного внимания требуют ошибки, допущенные при заполнении титульного листа (ФИО, дата рождения, образование). Здесь правила отличаются от раздела «Сведения о работе»:

• Если ошибка обнаружена при первичном заполнении (до заверения подписью и печатью), бланк уничтожается и заводится новый.
• Если ошибка обнаружена позже (например, изменение фамилии при замужестве или ошибка в дате рождения), изменения вносятся на основании документов (паспорт, свидетельство о браке).
  
  Как вносить: одной чертой зачеркивается неверная запись, рядом (или выше) пишется правильная. На внутренней стороне обложки делается запись: «Изменение фамилии произведено на основании свидетельства о браке серии ХХ № ХХ», ставится подпись ответственного лица и печать организации.

Что делать, если работодатель ликвидирован?

Если организация, допустившая ошибку, была ликвидирована, работник сталкивается с проблемой: исправлять запись некому. В этом случае:

1. Необходимо получить архивную справку из архива, куда были сданы документы ликвидированной организации.
2. Если в архиве есть копии приказов, подтверждающие правильность фактических данных, работник может обратиться в суд для установления факта трудовой деятельности и признания записей действительными.
3. На основании решения суда новые записи (или подтверждение стажа) могут быть внесены по месту текущей работы или в органах соцзащиты.

Правильное ведение трудовой книжки — это ответственность работодателя, закрепленная законодательством Республики Беларусь. Использование запрещенных методов исправления (зачеркиваний) может привести к проблемам при назначении пенсии. Работникам же рекомендуется внимательно проверять каждую вносимую запись перед тем, как поставить свою подпись в личной карточке или трудовой книжке. Если ошибка все же обнаружена, не стоит паниковать: своевременное обращение к работодателю позволит быстро и законно исправить ситуацию.

Помните: аккуратность и соблюдение Инструкции № 40 гарантируют сохранность вашего трудового стажа.