Трудовая книжка — это один из самых важных документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ Ошибки в разделе «Сведения о награждении» могут повлиять на пенсионные права, льготы и социальные гарантии․ Поэтому знание правил исправления таких записей крайне необходимо как для работодателей, так и для сотрудников․
В этой статье мы подробно рассмотрим, как правильно вносить исправления в сведения о награждении, какие документы использовать, когда требуется дубликат книжки и как избежать типичных ошибок․
Когда требуется исправление в разделе «Сведения о награждении»?
Исправление в трудовой книжке в разделе «Сведения о награждении» необходимо, если:
- Ошибочно указаны данные: неправильное наименование награды, дата, основание или работник;
- Напечатана неверная печать: если она мешает идентификации других реквизитов;
- Запись внесена в неправильный раздел: например, сведения о работе записаны в разделе о награждениях;
- Отсутствует запись о награждении: если награда была, но запись не внесена;
- Изменена фамилия работника: если запись о награждении сделана на старую фамилию․
Важно! В соответствии с пунктом 4 Порядка ведения трудовых книжек, в разделе «Сведения о награждении» отражаются только сведения о наградах за успехи в работе․ Сведения о работе, переводе, увольнении и основаниях прекращения трудового договора вносятся в соответствующий раздел․
Можно ли зачеркнуть ошибочную запись?
Нет․ Согласно действующему законодательству, зачеркивание неточных или неправильных записей в разделе «Сведения о награждении» не допускается․
Это правило распространяется и на титульный лист, и на внутренние разделы․ Вместо этого необходимо:
- Признать запись недействительной;
- Внести корректную запись в тот же раздел;
- При необходимости — оформить дубликат трудовой книжки․
Примечание: Если в разделе «Сведения о работе» закончилось место, а запись о награждении внесена туда по ошибке, такие сведения признаются недействительными и переносятся во вкладыш к трудовой книжке или в новый дубликат․
Порядок исправления записи о награждении
Исправление сведений о награждении производится по тем же правилам, что и исправление записей в разделе «Сведения о работе»․
Шаг 1․ Подготовка документов
Для исправления записи потребуются:
- Подтверждающий документ (приказ о награждении, положение о поощрении и т․д․);
- Заявление работника (при необходимости);
- Приказ работодателя о внесении исправлений;
- Заполненный бланк трудовой книжки․
Шаг 2․ Внесение записи о признании записи недействительной
В разделе «Сведения о награждении» в графе 1 ставится порядковый номер, в графе 2 — дата внесения записи, в графе 3, текст:
В графе 4 ставится подпись ответственного лица и печать организации․
Шаг 3․ Внесение корректной записи
После признания записи недействительной вносится правильная запись:
В соответствии с приказом № ___ от ___ ___ г․ награжден(а) [наименование награды] за [указать основание]․
Основание: приказ № ___ от ___ г․
Графы 1–4 заполняются аналогично․
Важно! Если запись о награждении была внесена в 1993 году и не отражена в электронной трудовой книжке, работодатель по просьбе работника может направить корректирующие сведения по форме ЕФС-1 в СФР (Страховой фонд России)․
Сведения о награждениях в электронной трудовой книжке не отражаются․
Когда нужно заводить дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки оформляется в следующих случаях:
- Если трудовая книжка пришла в негодность (порвана, испачкана и т․д․);
- Если в книжке закончились страницы для внесения записей;
- Если требуется перенос большого количества исправлений, что делает документ нечитаемым;
- Если запись о награждении внесена в неправильный раздел, а места для исправлений нет;
- По просьбе работника при наличии множественных ошибок․
Процедура оформления дубликата:
- Работник пишет заявление о выдаче дубликата;
- Работодатель истребует сведения из всех мест работы;
- Вносятся все записи, в т․ч․ о награждениях, в новый документ;
- Дубликат выдается на руки работнику с надписью «Дубликат» на титульном листе․
Примечание: Если ошибка допущена в электронной трудовой книжке, исправление вносится путем подачи корректирующих сведений по форме ЕФС-1 в СФР․ В бумажную трудовую книжку такие изменения не вносятся․
Образцы записей в трудовую книжку
Образец 1․ Исправление неверного наименования награды
Запись № 3 от о награждении Почетной грамотой считать недействительной․ Основание: приказ № 45 от ․
«15» апреля 2026 г․ № 8
В соответствии с приказом № 45 от награжден(а) Благодарностью за добросовестный труд․ Основание: приказ № 45 от ․
Образец 2․ Перенос записи из раздела «Сведения о работе» в «Сведения о награждении»
Запись № 10 от о переводе на должность ведущего специалиста считать недействительной․ Основание: приказ № 30 от ․
«20» марта 2026 г․ № 6
В соответствии с приказом № 25 от награжден(а) Почетной грамотой за высокие показатели в работе․ Основание: приказ № 25 от ․
Образец 3․ Исправление записи о награждении при смене фамилии
Запись № 4 от о награждении Почетной грамотой Ивановой Анны Сергеевны считать недействительной․ Основание: приказ № 15 от ․
«10» января 2026 г․ № 3
В соответствии с приказом № 15 от и заявлением Ивановой Анны Ивановны (ранее Иванова) награждена Благодарностью за активное участие в корпоративных мероприятиях․ Основание: приказ № 15 от ․
Нужно ли заверять исправления печатью и подписью?
Да․ Все исправления в трудовой книжке, включая сведения о награждении, должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации․
Если печать отсутствует (например, при дистанционной работе), допускается заверение подписью с указанием должности и ФИО лица, внесшего исправление․
Важно! Если исправление вносится в электронную трудовую книжку, оно заверяется электронной подписью уполномоченного лица․
Ответственность за неправильное исправление
Неправильное внесение исправлений в трудовую книжку может привести к:
- Отказу в назначении пенсии;
- Проблемам при получении льгот;
- Юридическим спорам между работником и работодателем;
- Административной ответственности для должностных лиц․
Поэтому важно строго следовать установленному порядку и использовать корректные формулировки․
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1․ Можно ли исправить запись о награждении без согласия работника?
Нет․ Исправление сведений о награждении возможно только по инициативе работника или с его письменного согласия․ Работодатель не вправе вносить изменения без согласования с сотрудником․
Вопрос 2․ Как быть, если работник уволился, а в трудовой книжке ошибка в разделе о награждениях?
Если ошибка обнаружена после увольнения, работодатель обязан:
- Уведомить бывшего работника об ошибке;
- Предложить внести исправления;
- Выдать дубликат при согласии работника․
Если работник не откликается, исправление вносится в его отсутствие, но с обязательным уведомлением․
Вопрос 3․ Можно ли внести запись о награждении задним числом?
Нет․ Записи в трудовую книжку вносятся только за текущий период․ Внесение записей задним числом не допускается․
Вопрос 4․ Нужно ли дублировать запись о награждении в электронную трудовую книжку?
Нет․ Сведения о награждениях не отражаются в электронной трудовой книжке․ Если необходимо скорректировать данные, работодатель направляет корректирующие сведения по форме ЕФС-1 в СФР․
Исправление записей в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки, это ответственная процедура, требующая соблюдения установленных правил․ Зачеркивание записей не допускается, вместо этого вносится новая запись о признании предыдущей недействительной․
Если ошибок слишком много или книжка пришла в негодность, оптимальным решением будет оформление дубликата․ Все исправления должны быть заверены подписью и печатью организации․
Следуя рекомендациям из этой статьи, вы сможете избежать ошибок и сохранить трудовую книжку в надлежащем состоянии, что обеспечит работнику защиту его трудовых прав и социальных гарантий․
Помните: Трудовая книжка — это официальный документ, от точности которого зависит будущее работника․ Все изменения должны быть обоснованы, документально подтверждены и оформлены в строгом соответствии с законодательством․