Ошибки в кадровом делопроизводстве — не редкость. Иногда обстоятельства меняются стремительно: работник может отозвать заявление об увольнении до наступления дня увольнения, либо кадровик по ошибке внесет запись о приеме не на того сотрудника или не в ту графу. В таких ситуациях возникает необходимость внести изменения. Главное правило: никакого зачеркивания, стирания или замазывания неверных записей (согласно п. 30 Правил ведения трудовых книжек). Единственный законный способ — это признание записи недействительной и внесение отменяющей записи.
В этой статье мы подробно разберем алгоритмы действий, юридические нюансы и образцы оформления отменяющих записей как в бумажной, так и в электронной трудовой книжке (ЭТК).
Общие правила исправления записей
Прежде чем перейти к конкретным случаям, необходимо запомнить базовые принципы исправления записей в разделе «Сведения о работе»:
- Зачеркивание запрещено. Неверная запись сохраняется в трудовой книжке навсегда.
- Исправления вносятся по месту работы. Где допущена ошибка, там ее и исправляют. Если организация-виновник ликвидирована, исправление делает правопреемник или текущий работодатель на основании документов от бывшего работодателя.
- Основание для исправления — приказ. Любая отменяющая запись должна опираться на распорядительный документ (приказ работодателя).
- Ошибки наказуемы. За неверное заполнение трудовых книжек предусмотрена административная ответственность и штрафы.
Отмена записи об увольнении (если работник передумал)
Самая частая ситуация — работник написал заявление по собственному желанию, был уволен, а потом передумал и отозвал свое заявление до истечения срока предупреждения (до конца рабочего дня, предшествующего дню увольнения).
Шаг 1: Издание приказа об отмене увольнения
Если приказ об увольнении уже издан, необходимо выпустить новый приказ — об отмене приказа об увольнении. В нем следует указать:
- Данные работника (Ф.И.О., должность).
- Дату и номер заявления об увольнении.
- Информацию об отмене приказа об увольнении с обязательным указанием причины (например: «на основании заявления работника об отзыве заявления об увольнении от [дата]…»).
- Поручение кадровому работнику признать запись об увольнении в трудовой книжке недействительной и отменить сведения о трудовой деятельности в электронном формате (если они уже были переданы).
Шаг 2: Внесение отменяющей записи в бумажную трудовую книжку
В графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо написать: «Запись за номером таким-то недействительна, увольнение отменено». В графе 4 указывается дата и номер приказа об отмене увольнения.
Пример заполнения:
Предположим, запись об увольнении была под номером 15.
- Графа 1 (№ записи): 16
- Графа 2 (Дата):
- Графа 3 (Сведения о работе): Запись за номером 15 недействительна, увольнение отменено на основании заявления работника об отзыве заявления об увольнении
- Графа 4 (Основание): Приказ от № 45-к
Шаг 3: Отмена сведений в электронной трудовой книжке (ЭТК)
Если сведения об увольнении уже были переданы в Социальный фонд России (СФР), работодателю необходимо подать уточненные сведения. Для информирования застрахованных лиц о содержащихся в индивидуальном лицевом счёте сведениях о трудовой деятельности используется форма СТД-СФР (ранее СТД-ПФР). В ней содержится специальная графа «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении». В случае отмены записи в этой графе проставляется символ «X».
Аннулирование записи о приеме на работу
Ситуация с отменой записи о приеме сложнее. Если работник уже был оформлен, то просто «вычеркнуть» его нельзя. Важно понимать: нельзя принять работника заново, не уволив его. Если вы просто признаете запись о приеме недействительной, логика документа нарушится.
Здесь возможны два сценария:
Сценарий А: Ошибка обнаружена сразу (в день приема)
Если работник был по ошибке оформлен (например, перепутали кандидатов) и это выявлено в тот же день, до окончания рабочего дня:
- Издается приказ об отмене приказа о приеме на работу.
- В трудовой книжке делается запись: «Запись за номером [номер] недействительна».
Сценарий Б: Работник фактически приступил к работе и увольняется
Если ошибка выявлена позже или работник не прошел испытательный срок и увольняется как не выдержавший испытание, порядок иной:
- Сначала вы оформляете увольнение в установленном порядке (издаете приказ об увольнении).
- Вносите запись об увольнении в трудовую книжку.
- Только после этого никакие отменяющие записи о приеме не требуются — логика «принят-уволен» соблюдена.
Важно: Если же запись о приеме внесена с ошибкой (например, неверно указана должность или структурное подразделение), она не отменяется полностью, а исправляется. В следующей свободной строке пишется: «Запись за номером таким-то недействительна. Принят на должность [верная должность]».
Что делать, если ошибку допустил предыдущий работодатель?
Согласно Правилам, исправить ошибку должен тот работодатель, который ее допустил. Однако на практике обратиться к нему бывает сложно (компания ликвидирована или находится в другом городе).
В таком случае текущий работодатель имеет право внести исправление на основании официального документа (архивной справки, копии приказа) от прежнего работодателя. Для каждой ошибки необходимо делать отдельную запись об аннулировании.
Ответственность и подводные камни
Работа с трудовыми книжками требует максимальной внимательности. За ошибки в заполнении трудовых книжек могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей).
Распространенные ловушки для кадровиков:
- Попытка просто зачеркнуть неверную запись и написать правильную рядом (допустимо только на ьном листе при смене Ф.И;О., но не в разделе «Сведения о работе»).
- Внесение отменяющей записи без издания соответствующего приказа.
- Забывчивость в отношении электронной трудовой книжки: исправив бумажный документ, кадровик забывает подать сведения об отмене записи в СФР (проставить символ «X» в форме СТД-СФР).
Процедура отмены записи в трудовой книжке, это строгий регламент, не допускающий самодеятельности. Будь то отмена увольнения по инициативе работника или аннулирование ошибочной записи о приеме, алгоритм один: приказ — признание записи недействительной — внесение верных данных (если требуется) — отражение изменений в ЭТК. Соблюдение этих правил защитит работодателя от штрафов, а работника — от проблем при оформлении пенсии в будущем.