Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором фиксируется весь его трудовой путь: прием на работу, переводы, увольнения и награждения․ Даже самый аккуратный специалист по кадрам может допустить ошибку, особенно при большом объеме бумажной работы․ Однако важно помнить: зачеркивания, подчистки и использование корректора в трудовых книжках категорически запрещены․

В 2026 году порядок исправления ошибок регулируется Приказом Минтруда России от № 320н․ Правила зависят от того, в каком разделе допущена неточность и какого она характера․ Ниже приведена подробная инструкция с образцами записей․

Общие правила исправления ошибок

Главный принцип исправления: нельзя удалять или скрывать ошибочную запись․ Исправление производится путем внесения новой записи, которая признает предыдущую недействительной․

• Запрещено: зачеркивать ошибочные слова, замазывать их корректором, делать подчистки․
• Разрешено: вносить новую запись с указанием номера ошибочной записи и даты, признавая ее недействительной․
• Заверение: каждая исправительная запись должна быть заверена подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии)․

Ситуация 1: Ошибка в дате, фамилии, должности или причине увольнения

Если ошибка обнаружена в разделе «Сведения о работе» (раздел III), исправление вносится следующим образом:

1. В графе 1 ставится порядковый номер следующей записи․
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления (текущая дата)․
3. В графе 3 пишется фраза: «Запись за номером [номер] недействительна»․ Далее вносится правильная информация․
4. В графе 4 указываются реквизиты приказа (распоряжения), на основании которого вносится исправление․

Образец записи при ошибке в дате или должности:

Предположим, под номером 5 была неверно указана дата приема или должность․ Исправление будет выглядеть так:

Важно: Если ошибок несколько и они идут подряд, их можно исправить одной записью․ Например: «Записи за номерами 1, 2, 3 недействительны․ Принят на должность столяра»․

Ситуация 2: Ошибка в наименовании организации

Если при приеме на работу было неверно указано название компании, алгоритм действий немного отличается, так как запись о приеме еще не велась под этим названием в полном объеме․

Порядок действий:

1. Сразу после ошибочного названия организации в графе 3 вносится запись: «Запись недействительна»;
2. Ниже пишется правильное наименование организации․
3. Запись заверяется подписью и печатью․

Образец исправления названия предприятия:

В графе 3 делается запись:

«Запись (помилкова назва підприємства) ТОВ «Ромашка» недійсна․ Правильное наименование: ООО «Ромашка-Плюс»․»

После этого вносится запись о приеме на работу уже с правильным названием организации․

Ситуация 3: Ошибка в реквизитах приказа (Графа 4)

Если ошибка допущена только в номере или дате приказа-основания, а текст записи (графы 1-3) верен:

• В графе 3 повторять запись «недействительно» не нужно․
• В графе 4 вносится правильный номер и дата приказа․
• Запись заверяется подписью и печатью․

Ситуация 4: Ошибки в разделе «Сведения о награждениях»

Порядок аналогичен исправлению в разделе о работе․ Вносится запись о том, что предыдущая запись недействительна, и вносится корректная информация о награждении․

Ситуация 5: Ошибки в ьном листе

Если ошибка обнаружена при первичном заполнении (например, неверно указана дата рождения или образование):

• Неверная запись аккуратно зачеркивается одной горизонтальной чертой․
• Рядом (или выше) вносится правильная запись․
• На внутренней стороне обложки делается надпись: «Исправленному верить», ставится подпись должностного лица и печать организации․

Примечание: Если ошибка в фамилии обнаружена после того, как в книжке уже есть записи о работе, зачеркивание не применяется․ В этом случае заводится дубликат трудовой книжки или изменение вносится на основании документа о смене фамилии (ссылка на документ вносится в раздел «Сведения о работе»)․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

В 2026 году работодатели обязаны передавать корректные сведения в Социальный фонд России (СФР)․ Если ошибка была допущена при формировании электронной трудовой:

• Необходимо сформировать корректирующую форму подраздела 1․1 отчета ЕФС-1․
• В отчете указываются верные данные, которые заменят ошибочные в базе СФР․
• Сроки подачи корректирующих отчетов не ограничены, но рекомендуется делать это сразу после обнаружения ошибки․

Когда нужен дубликат?

Дубликат трудовой книжки заводится в случаях:

1. Утраты трудовой книжки работником․
2. Если более 25% записей в разделе «Сведения о работе» признаны недействительными (массовые ошибки, которые делают документ нечитаемым или юридически несостоятельным)․
3. Физического уничтожения или порчи бланка․

В остальных случаях производится обычное исправление записей по образцам, приведенным выше․

Ключевые выводы для кадровика:

• Никогда не используйте корректор и не зачеркивайте ошибки в разделе «Сведения о работе»․
• Любое исправление должно иметь основание (приказ руководителя)․
• Все исправления заверяются подписью и печатью․
• В 2026 году не забывайтено исправлять данные и в бумажной, и в электронной трудовой книжке․

Соблюдение этих правил поможет избежать проблем при проверках трудовой инспекции и обеспечит работнику правильный подсчет стажа для пенсии․