Смена фамилии — распространенная ситуация, с которой регулярно сталкиваются кадровики. Чаще всего это происходит после вступления в брак, однако причины могут быть и иными (расторжение брака, изменение имени и т.д.). Как только работник представил новые документы, у работодателя возникает обязанность актуализировать данные в его личных документах, и в первую очередь, в трудовой книжке.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись о смене фамилии в бумажную трудовую книжку, какие документы для этого потребуются, как оформить изменения в электронном формате и какие еще кадровые бумаги придется обновить, чтобы избежать штрафов.

Правовые основания и необходимые документы

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утвержденному Приказом Минтруда России от № 320н, изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся исключительно на основании подтверждающих документов.

Самостоятельно со слов работника вносить изменения категорически запрещено. Для оформления записи потребуются:

• Паспорт работника с новой фамилией;
• Свидетельство о регистрации брака (если фамилия изменена после замужества/женитьбы);
• Свидетельство о расторжении брака (если работник вернул добрачную фамилию);
• Свидетельство о перемене имени (в иных случаях смены ФИО);
• Свидетельство о рождении (в отдельных случаях, когда это необходимо для подтверждения данных).

В обязательном порядке необходимо сослаться на номер, дату выдачи и наименование органа, выдавшего документ-основание.

Пошаговая инструкция: как изменить фамилию на ьном листе

Изменения вносятся на первую страницу (ьный лист) трудовой книжки. Процедура выглядит следующим образом:

1. Зачеркивание старой записи. Прежняя фамилия зачеркивается одной сплошной чертой (так, чтобы старый текст оставался читаемым).
2. Внесение новой записи. Рядом (или поверх зачеркнутой фамилии) аккуратно вписывается новая фамилия.
3. Запись на внутренней стороне обложки. На внутренней стороне обложки трудовой книжки (слева) размещается заверяющая запись. В ней указываются реквизиты документа-основания.
4. Заверение подписью и печатью. Внесенная на обложку запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при ее наличии).

Образец записи на внутренней стороне обложки

Текст на обложке может выглядеть так:

«Фамилия изменена на Иванова в связи с регистрацией брака. Свидетельство о заключении брака СТ-IВ № 123456, выдано г. Отделом ЗАГС Ленинского района г. Москвы».

Ниже ставится подпись ответственного лица и печать (при наличии).

Что делать с вкладышами?

Если в трудовой книжке есть вкладыши, изменения необходимо внести и в них. На ьном листе каждого вкладыша старая фамилия также зачеркивается одной чертой и вписывается новая.

Заверяющую запись о смене фамилии нужно внести на обложку каждого вкладыша. Если вкладышей несколько (например, два), на их обложках также прописываются реквизиты свидетельства о браке или иного документа. Это важный нюанс: если забыть обновить данные во вкладыше, документ будет считаться оформленным с нарушением.

Электронная трудовая книжка (ЕФС-1)

С переходом на электронные трудовые книжки (сведения о трудовой деятельности ведутся в рамках формы ЕФС-1) процедура упростилась. В бумажном варианте зачеркивать ничего не нужно, формируется новый отчет.

При смене фамилии работника работодателю необходимо:

• Получить от работника заявление о смене фамилии и копии подтверждающих документов.
• При представлении новых сведений о работнике (например, при увольнении, переводе или приеме) указать актуальную (новую) фамилию.
• Подать в СФР (Социальный фонд России) отчет ЕФС-1 с обновленными данными сотрудника.

Важно: Отдельно подавать в СФР уведомление только о смене фамилии не нужно. Новые данные отразятся в фонде при следующем кадровом мероприятии, отражаемом в ЕФС-1.

Какие еще документы нужно изменить?

Смена фамилии работника влечет за собой необходимость обновления целого ряда других кадровых и бухгалтерских документов, чтобы избежать штрафов за несоответствие данных:

1. Личная карточка работника (форма Т-2). В ней старая фамилия зачеркивается, вписывается новая, делается ссылка на документ и ставится подпись кадровика.
2. Трудовой договор. Составляется дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении персональных данных работника.
3. Документы по воинскому учету (для военнообязанных сотрудников).
4. Документы, связанные с расчетом зарплаты и налогов (для корректной уплаты НДФЛ и взносов данные в расчетных ведомостях должны совпадать с данными паспорта).

Частые ошибки и как их избежать

• Зачеркивание старой фамилии «крест-накрест» или густой штрих-корректором. Это грубое нарушение. Старая фамилия должна оставаться читаемой, зачеркивать можно только одной тонкой линией.
• Отсутствие ссылки на документ на обложке. Просто зачеркнуть фамилию и написать новую недостаточно. Без записи на внутренней стороне обложки с реквизитами свидетельства изменение будет недействительным.
• Забыли обновить вкладыш. Помните, что трудовая книжка и вкладыши — это единый документ. Изменения вносятся на ьные листы всех имеющихся вкладышей.
• Игнорирование других кадровых документов. Если вы изменили трудовую книжку, но забыли подписать доп. соглашение к трудовому договору, это может стать поводом для претензий со стороны трудовой инспекции.

Внесение записи о смене фамилии в трудовую книжку — процесс несложный, но требующий внимательности и строгого соблюдения Приказа Минтруда № 320н. Главное правило: всегда требуйте оригиналы подтверждающих документов, зачеркивайте старую фамилию одной чертой, не забывайте делать заверяющую запись на обложке и актуализируйте данные во всех вкладышах и кадровых формах. Это убережет работодателя от штрафов, а работника — от проблем с подтверждением стажа в будущем.