Вопрос о том‚ допустимо ли заменить вкладыш в трудовой книжке на полностью новую книжку‚ возникает у кадровых специалистов и работников‚ когда страницы текущей книжки заполнены․ Ниже – подробный разбор нормативных требований‚ практических особенностей и пошаговых инструкций․

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст․ 66) – регулирует ведение трудовых книжек‚ но не устанавливает прямого запрета на выдачу новой книжки․
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – определяет порядок заполнения‚ хранения и выдачи вкладышей и дубликатов․
• Приказ Минтруда России от № 722н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек» – уточняет‚ что при заполнении всех страниц трудовой книжки оформляется вкладыш‚ а выдача новой книжки возможна только в случаях утраты‚ порчи или необходимости замены по другим основаниям․

Из указанных нормативных актов следует‚ что заведение совершенно новой трудовой книжки вместо вкладыша не является стандартной процедурой․ Новая книжка выдаётся только как дубликат (при утрате/порче) или в особых случаях‚ предусмотренных законодательством․

Когда допускается заведение новой трудовой книжки?

Новая трудовая книжка (не вкладыш‚ а полностью новый бланк) может быть оформлена только в следующих ситуациях:

1. Утрата трудовой книжки (по заявлению работника‚ подтверждённому актом о пропаже)․
2. Порча трудовой книжки (вода‚ огонь‚ механическое повреждение‚ делающее запись нечитаемой)․
3. Обнаружение неточностей‚ требующих полной замены (например‚ ошибки в данных о работнике‚ которые невозможно исправить путем внесения исправлений)․
4. Смена личных данных работника (фамилия‚ имя‚ отчество‚ дата рождения) – в этом случае оформляется дубликат с новыми данными‚ а старая книжка сдаётся в архив․

Если же страницы текущей книжки просто закончились‚ закон предписывает оформить вкладыш‚ а не заводить полностью новую книжку․

В чём разница между вкладышем и новой трудовой книжкой?

Таким образом‚ вкладыш – это дополнение к существующей книжке‚ а новая книжка – полная замена․

Порядок оформления вкладыша (когда страницы закончились)

1. Подготовка бланка вкладыша – используется официальный бланк‚ утверждённый Постановлением № 225․
2. Заполнение титульного листа вкладыша:
   • ФИО работника;
   • Дата рождения;
   • Серия и номер вкладыша;
   • Дата выдачи вкладыша (по факту заполнения)․
3. Отметка на основном бланке – на титульном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша․
4. Вшивание вкладыша – согласно разъяснениям Минтруда‚ вкладыш вшивается между последней страницей основной книжки и внутренней стороной обложки (можно использовать нитку или специальный швейный материал)․ С 1 сентября 2021 г․ требование о обязательном вшивании было смягчено‚ но многие организации сохраняют эту практику для надёжности․
5. Ведение записей – все последующие сведения о работе (приёмы‚ переводы‚ увольнения‚ награды) вносятся непосредственно в вкладыш․
6. Учёт вкладыша – в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей делается запись о выдаче вкладыша (серия‚ номер‚ дата‚ ФИО работника)․

После оформления вкладыша трудовая книжка считается полностью действительной; дальнейшие записи ведутся только в ней (включая вкладыш)․

Порядок выдачи новой трудовой книжки (дубликата)

Если основания для выдачи новой книжки присутствуют (утрата‚ порча и т․д․)‚ процедура выглядит так:

1. Заявление работника – письменное заявление об утрате/порче трудовой книжки (или о необходимости замены по другим основаниям)․
2. Составление акта – акт о утрате или порче трудовой книжки (подписывается работником и ответственным лицом от отдела кадров)․
3. Запрос в архив предыдущего места работы – если трудовая книжка утеряна‚ запрашиваются сведения о периодах работы‚ которые затем переносятся в новый бланк․
4. Заполнение нового бланка – заполняются все страницы‚ основанные на предоставленных сведениях (включая данные о предыдущих местах работы‚ если они известны)․
5. Отметка о дубликате – на старую книжку (если она сохранилась частично) ставится отметка «Дубликат выдан»‚ после чего она сдаётся в личное дело работника или в архив организации․
6. Выдача новому работнику – новая трудовая книжка выдаётся работнику под расписку․
7. Учёт – в журнале учёта трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата (серия‚ номер‚ дата‚ основание)․

Важно: дубликат имеет ту же юридическую силу‚ что и оригинальная трудовая книжка․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли просто купить чистый бланк и заполнить его как новую книжку?

Нет․ Трудовая книжка – строго учтённый документ․ Её бланки выдаются только уполномоченным органам (ФСС‚ органы соцзащиты) и должны иметь соответствующую серию и номер‚ зарегистрированные в учёте․

Что делать‚ если вкладыш потерян?

В таком случае оформляется дубликат трудовой книжки‚ в который переносятся все записи из основной книжки и утраченного вкладыша (по имеющимся данным)․

Нужно ли нотариально заверять вкладыш?

Нет․ Достаточно правильного оформления (штамп‚ подпись ответственного лица‚ вшивание) и учёта в журнале․

Можно ли вести электронную трудовую книжку вместо бумажной?

С 2021 года в России функционирует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Работник может выбрать ведение ЭТК‚ paper‑вариант или оба варианта одновременно․ Однако если ведётся бумажная книжка‚ правила по вкладышу и дубликату остаются обязательными․

Ответ на вопрос «Можно ли вместо вкладыша в трудовую книжку завести новую трудовую книжку?» звучит так:

• Если страницы текущей книжки закончились – необходимо оформить вкладыш и продолжать вести записи в нём․ Выдача совершенно новой книжки в этом случае не предусмотрена законодательством․
• Если книжка утрачена‚ повреждена или содержит неисправимые ошибки – оформляется дубликат (новая трудовая книжка) с соответствующими отметками и учётом․
• Во всех случаях строго соблюдайте порядок заполнения‚ штамповки‚ вшивания (по желанию) и учёта в журналах‚ чтобы избежать претензий со стороны трудовой инспекции и судов․

Соблюдение этих правил гарантирует законность документооборота и защищает права как работника‚ так и работодателя․

Статья актуальна на май 2026 года․