Смена фамилии – достаточно частое явление (брак, развод, изменение имени по личным причинам). При этом необходимо привести в порядок не только паспорт, СНИЛС и водительские права, но и трудовую книжку. Неправильно оформленная запись может привести к ошибкам в расчёте пенсии, потере трудового стажа и другим неприятностям.

Кто отвечает за изменение фамилии в трудовой книжке?

• Работник – обязан подать заявление и предоставить документы‑основания (паспорт, свидетельство о браке, решение суда и т.п.).
• Работодатель (кадровая служба) – вносит изменения в трудовую книжку в соответствии с установленной процедурой и подтверждает их подписью и печатью.

Законодательная база

Регулирование внесения изменений в трудовую книжку содержится в:

1. Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 83, 84).
2. Приказе Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы и порядка ведения трудовых книжек».
3. Постановлении Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении порядка внесения изменений в трудовую книжку».

Какие документы нужны?

Для внесения изменения фамилии в трудовую книжку необходимо собрать следующий пакет:

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка заявления

Заявление должно быть подписано работником и содержать:

 «Прошу внести запись об изменении фамилии в трудовую книжку.
 Фамилия (до изменения): Иванова Мария Петровна
 Фамилия (после изменения): Петрова Мария Петровна
 Основание: свидетельство о браке № 123 от .
 Приложения: копия паспорта, копия свидетельства о браке.
 Подпись ___________________ Дата ___________»

Шаг 2. Предоставление документов в кадровую службу

Работник передаёт заявление и копии документов. Кадровик проверяет их соответствие.

Шаг 3. Внесение изменений в трудовую книжку

Существует два основных способа оформления (в зависимости от наличия места в книжке):

1. Запись на ьном листе (если есть свободное место):
   • Старая фамилия зачеркивается аккуратной линией.
   • Рядом, в той же строке, прописывается новая фамилия.
   • Под запись ставится подпись ответственного лица, печать организации и дата.
2. Запись на внутренней стороне обложки (если ьный лист уже заполнен):
   • На внутренней стороне обложки (или на листе‑вкладыше) вносят запись: «Фамилия изменена с … на …», указывают основание (свидетельство о браке) и дату.
   • Эту запись подтверждают подпись и печать.
   • Если в книжке есть два вкладыша, запись делается в оба.

Шаг 4. Оформление заверяющих записей

После внесения основной записи необходимо оформить заверяющую запись (подтверждающую, что изменение произведено в соответствии с законом). В ней указывают:

• Полные ФИО работника до и после изменения;
• Номер и дату документа‑основания;
• Подпись и печать работодателя.

Шаг 5. Выдача обновлённой трудовой книжки

Кадровик возвращает книжку работнику. При необходимости работнику выдают справку‑выписку из личного дела, подтверждающую изменение фамилии.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие зачёркивания старой фамилии – приводит к двойному указанию и может вызвать вопросы при проверке.
• Неправильная дата – дата изменения должна соответствовать дате подачи заявления, а не дате заключения брака.
• Отсутствие подписи и печати – без них запись считается недействительной.
• Запись в неправильном месте – в некоторых организациях предусмотрено отдельное поле на обложке; игнорировать его нельзя.
• Неоформленные копии документов – оригиналы принимаются только для сверки, а копии должны быть заверены печатью организации.

Что делать, если ошибка уже допущена?

Если в трудовой книжке была допущена ошибка (неправильно зачёркнута фамилия, неверная дата и т.п.), необходимо:

1. Составить акт исправления (форму «Акт о внесении исправлений в трудовую книжку»).
2. Приложить оригиналы документов, подтверждающих правильные данные.
3. Подписать акт обеими сторонами (работник и представитель работодателя) и поставить печать.
4. Внести исправления в соответствии с актом.

Вопросы, которые часто задают

Можно ли изменить фамилию в электронном варианте трудовой книжки?

Да. При наличии Электронной трудовой книжки (ЭТК) изменения вносятся через портал Госуслуги или через систему «Электронный документооборот» работодателя. Процедура аналогична бумажной, но запись делаеться в цифровом виде, а подтверждение – электронной подписью.

Сколько времени занимает процесс?

Обычно 3–5 рабочих дней, если все документы в порядке. При необходимости получения дополнительных справок срок может увеличиться до 10 дней.

Нужна ли согласованность с пенсионным фондом?

Нет. Пенсионный фонд получает сведения о стаже автоматически из трудовой книжки и личного дела. Главное – чтобы запись в книжке была корректной.

Пример заявления

 Заявление
 Я, Петрова Мария Петровна, г.р., паспорт РФ серия 45 12 № 345678, выдан г. УФМС России по г. Москве,
 прошу внести запись об изменении фамилии в трудовую книжку в связи с изменением фамилии после заключения брака.
 Старая фамилия: Иванова Мария Петровна
 Новая фамилия: Петрова Мария Петровна
 Основание: свидетельство о браке № 12345 от г.
 Приложения:
 1. Копия паспорта (страницы с личными данными);

 2. Копия свидетельства о браке.
 ________________________
 (подпись) Дата: 

Смена фамилии в трудовой книжке – простая, но требующая внимательности процедура. Следует:

• Собрать полный пакет документов;
• Подать заявление в кадровую службу;
• Убедиться, что запись выполнена аккуратно, с подписью и печатью;
• Проверить правильность даты и отсутствие двойных записей.

Только при соблюдении всех требований запись будет признана действительной, а ваш трудовой стаж и будущие пенсионные начисления останутся безупречными.

Дата публикации: