Изменение фамилии после вступления в брак — это частая и важная процедура, которая требует обязательного отражения в кадровых документах. Самое главное помнить, что изменять, вносить исправления и дополнять документацию самостоятельно нельзя. Все корректировки должны производиться кадровиком на основании официальных документов и заявления работницы.
В этой статье мы подробно разберем порядок действий, нормативную базу и покажем образец правильного оформления изменения фамилии в трудовой книжке.
Нормативная база: на что опираться?
Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения выполняется владельцем или уполномоченным им органом по последнему месту работы. Основанием служат документы (паспорт, свидетельство о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии и т.п.) со ссылкой на номер и дату этих документов.
Соответствующая смена фамилии в трудовой книжке производится в соответствии с:
- Пунктом 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Минтрудом.
- Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Пошаговая инструкция для кадровика
Если сотрудница меняет фамилию в связи с замужеством, кадровику необходимо соблюсти строгий порядок действий:
- Получение заявления. Работница должна написать заявление с просьбой изменить фамилию в учетных документах компании, в т.ч. в трудовой книжке.
- Проверка документов. К заявлению прилагаются копии нового паспорта и свидетельства о заключении брака (именно оно является главным основанием при смене фамилии после замужества).
- Издание приказа. На основании заявления кадровик составляет приказ об изменении фамилии сотрудницы в связи с замужеством.
- Ознакомление. О содержании приказа информируют под подпись саму работницу, а также работников бухгалтерии и кадровой службы организации.
- Внесение исправлений в трудовую книжку. Запись делается на титульной странице трудовой книжки строго по инструкции.
Как правильно внести запись об изменении фамилии
Личные данные работника указаны на титульной странице трудовой книжки. Именно там и нужно сделать исправления. Порядок следующий:
- Прежняя фамилия зачеркивается одной тонкой чертой (так, чтобы старую запись можно было прочитать).
- Рядом (на свободном месте титульного листа) вписывается новая фамилия.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого внесено изменение. Образец записи на обложке: «Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о браке серии I-АБ номер 123456, выданного Кировским ЗАГС г. Москвы г.»
- Ниже ставится подпись работника кадровой службы, который внес изменение, печать организации (или кадровой службы) и дата.
Что делать, если есть вкладыш?
Если в трудовой книжке есть вкладыш, необходимо исправить фамилию на обложке и самой книжки, и вкладыша. Алгоритм действий абсолютно идентичный: старая фамилия зачеркивается, пишется новая, а на обложке вкладыша делается заверительная запись со ссылкой на свидетельство о браке.
Образец заявления на изменение фамилии
Чтобы запустить процесс, сотрудница должна предоставить заявление. Составить или распечатать и сохранить примерный образец заявления можно ниже:
Директору ООО «Название»
Иванову И.И.
от специалиста отдела продаж
Петровой (Ивановой) М.А.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мою фамилию в кадровых документах и трудовой книжке в связи с вступлением в брак. Моя прежняя фамилия — Иванова, новая фамилия, Петрова.
Основание: свидетельство о заключении брака серии I-АБ номер 123456, выданным Кировским ЗАГС г. Москвы г.; паспорт серии 4510 номер 987654, выдан ОВД района Воронцово г. Москвы г.
г. ______________ /Петрова М.А./
Образец приказа о смене фамилии
На основании заявления издается приказ. Скачайте образец приказа о смене фамилии сотрудника после замужества или составьте его по следующему шаблону:
ООО «Название»
ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва г.
Об изменении персональных данных работника
В связи со сменой фамилии работника на основании свидетельства о заключении брака серии I-АБ номер 123456 от г. и паспорта серии 4510 номер 987654,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Изменить фамилию менеджера отдела продаж Ивановой Марии Андреевны на Петрову Марию Андреевну во всех кадровых и бухгалтерских документах, в т.ч. в трудовой книжке.
- Специалисту отдела кадров Сидоровой Е.В. внести соответствующие изменения в трудовую книжку и личную карточку работника.
- Главному бухгалтеру Козловой О.П. внести изменения в налоговые и бухгалтерские документы.
Основание: заявление Петровой М.А., копия свидетельства о браке, копия паспорта.
Директор ______________ /Иванов И.И./
С приказом ознакомлена: ______________ /Петрова М.А./
Почему важно не затягивать с исправлением?
Изменить фамилию в трудовой книжке на основании заключения брака нетрудно, но нужно соблюсти порядок. Если этого не сделать, могут возникнуть серьезные проблемы. Приведем простой пример: гражданка Иванова после замужества не сочла нужным подать заявление на корректировку фамилии в трудовой книжке. Спустя год она вышла на пенсию. В Пенсионном фонде возникли расхождения между паспортом на новую фамилию и трудовой книжкой на старую, что привело к задержке назначения пенсии и необходимости собирать дополнительные справки с мест работы для подтверждения стажа.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать, что если у сотрудника сформирована электронная трудовая книжка, информацию о смене фамилии также нужно отразить в отчетности. В статье мы рассказали, как отразить изменение фамилии в бумажной трудовой книжке, а в случае с ЭТК работодатель подает соответствующие сведения в Социальный фонд России (СФР) в сроки, установленные для сдачи отчетности (обычно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменения данных).
Корректировка личных данных в трудовой книжке — это ответственная процедура. Главное правило: всегда делайте ссылку на номер и дату подтверждающего документа (свидетельства о браке) на внутренней стороне обложки и заверяйте запись подписью и печатью. При наличии вкладыша не забудьте исправить фамилию на обоих титульных листах. Соблюдение этих простых правил защитит как работодателя от штрафов, так и саму сотрудницу от проблем в будущем.