Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. При изменении фамилии (по причине брака, развода, усыновления, изменения имени в паспорте и т.п.) необходимо внести соответствующую запись как в саму книжку, так и во вкладыш (если он есть). Ниже подробно описан порядок действий, перечень необходимых документов, правовые основы и образцы записей.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 81, 82) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России № 320н от  г. – регламентирует оформление записей об изменении фамилии, имени, отчества.
• Постановление Правительства РФ № 151 от – вводит единый образец записи в трудовую книжку.
• Нормативные акты, опубликованные в КонсультантПлюс (2024‑2026 гг.) – образцы форм, рекомендации для кадровиков.

Когда необходимо вносить запись

1. Смена фамилии после заключения брака (свидетельство о браке).
2. Смена фамилии после развода (свидетельство о разводе, решение суда).
3. Изменение фамилии в результате усыновления/удочерения.
4. Корректировка фамилии по ошибке в паспорте (паспорт нового образца).
5. Любое официально подтверждённое изменение фамилии, зафиксированное в государственных документах.

Перечень необходимых документов

Порядок действий (пошаговый алгоритм)

Шаг 1. Подготовка документов

• Соберите оригиналы и копии всех перечисленных выше документов.
• Убедитесь, что в паспорте указана новая фамилия полностью, без сокращений (требование Минтруда).

Шаг 2. Оформление приказа работодателя

Работодатель (или уполномоченный им орган) издаёт приказ о внесении записи в трудовую книжку. Образец приказа можно взять из КонсультантПлюс (2025 г.) или из типовых шаблонов на портале nalog-nalog.ru.

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

1. Откройте трудовую книжку на странице, где указана последняя запись о приёме на работу.
2. На внутренней стороне обложки (или на отдельном листе, если книжка уже заполнена) зачеркните старую фамилию одной линией, не стирая её полностью.
3. Подпишите новую фамилию, указав дату изменения.
4. Подпишите запись (ФИО работника) и подпись руководителя с печатью организации.

Шаг 4. Внесение записи во вкладыш

Если в трудовой книжке есть вкладыш, запись делается в том же порядке:

• Откройте вкладыш, найдите страницу «Изменения личных данных».
• Зачеркните старую фамилию, впишите новую, подпишите и поставьте печать.
• Запись должна соответствовать записи в основной книжке (одинаковая дата, подписи).

Шаг 5. Регистрация в системе СФР (если требуется)

С 1 сентября 2021 г. некоторые изменения (в т.ч. фамилии) могут быть переданы в Систему Федерального реестра (СФР). Кадровик обязан отправить электронный акт в СФР в течение 5 рабочих дней после внесения записи.

Образец записи об изменении фамилии

Запись в трудовой книжке (внутренняя обложка)
Фамилия (стар.), Иванова
Фамилия (нов.) — Петрова
И.О. — А. С.
Подпись работника: ______________________
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации

Если в книжке используется вкладыш, запись выглядит аналогично, но располагается в разделе «Изменения личных данных».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли менять фамилию на обложке книжки?

Да. По требованиям Приказа Минтруда № 320н фамилию необходимо исправить как на обложке, так и внутри книжки (внутренняя обложка/вкладыш).

Вопрос 2. Можно ли использовать корректирующую ленту?

Нет. Запись должна быть выполнена от руки, старую фамилию следует зачеркнуть одной линией, а новую вписать без исправок.

Вопрос 3. Что делать, если в книжке нет места для новой записи?

Если последняя страница полностью заполнена, необходимо оформить дополнительный лист (вкладыш) и продолжить запись там. При этом в приказе работодателя указывается, что запись сделана в дополнительный лист.

Вопрос 4. Как быстро будет отражено изменение в СФР?

Электронный акт в СФР обрабатывается в течение 3‑5 рабочих дней. После этого в личном кабинете работника появится актуальная информация.

Ошибки, которых следует избегать

• Не использовать сокращения фамилии (например, «Ив.») – требуется полное написание;
• Не забывать поставить подпись работника и руководителя.
• Не оставлять пустых полей в записи (дата, подпись, печать).
• Не вносить запись в трудовую книжку без приказа работодателя – это считается нарушением ТК РФ.
• Не забывать о синхронном изменении во вкладыше, если он присутствует.

Краткая контрольная таблица для кадровика

Смена фамилии в трудовой книжке и во вкладыше — несложная, но строго регламентированная процедура. Соблюдение правовых требований, правильное оформление приказа и аккуратная запись гарантируют отсутствие проблем при проверках и при дальнейшем подтверждении трудового стажа. При возникновении сомнений рекомендуется обратиться к нормативным актам в КонсультантПлюс или к специалисту по кадровому делу.

Дата актуализации статьи: