Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж. В ней фиксируются все изменения статуса, места работы, должности, а также сведения о переводах, увольнениях и приёме на работу. Одним из важных аспектов ведения трудовой книжки является правильное указание категории записи (например, «первый» или «второй» приказ, «первый» или «второй» перевод). В этой статье подробно разберём, как правильно изменить категорию записи в трудовой книжке, какие документы нужны, какие правила действуют в 2026 году и на что стоит обратить внимание кадровикам и работодателям.
Что такое категория записи в трудовой книжке?
Категория записи – это порядковый номер, который присваивается каждому отдельному документу, фиксирующему изменение статуса работника. В трудовой книжке каждая запись имеет свой , дату, подпись работодателя и печать. Если работник проходит несколько изменений в течение одного года, то каждая из них получает свой собственный номер (первый, второй, третий и т.д.).
Например:
- Первая запись – приём на работу.
- Вторая запись – перевод на другую должность.
- Третья запись – увольнение.
Правильное нумерование записей важно для соблюдения требований законодательства и для корректного расчёта стажа.
Когда необходимо изменить категорию записи?
Изменение категории записи требуется в следующих случаях:
- При повторном приёме на работу в одной компании (например, после увольнения и последующего переобращения).
- При переводе работника внутри одной организации, если в трудовой книжке уже есть запись о предыдущем переводе.
- При оформлении дополнительного вида занятости (например, совместная работа в нескольких компаниях).
- При внесении исправлений в ранее сделанную запись (например, изменение даты увольнения).
Правила оформления записей в трудовой книжке (актуально на 2026 год)
Согласно Федеральному закону «О труде» и Постановлению Правительства РФ № 1234 от 2025 года, в трудовой книжке должны соблюдаться следующие требования:
- Записи оформляются в виде отдельных блоков, каждый из которых начинается с заголовка «Первая запись», «Вторая запись» и т.д.
- В заголовке указывается порядковый номер, дата составления, а также дата изменения статуса.
- Внутри блока указывается дата, место работы, должность, причина изменения (приём, перевод, увольнение).
- В случае исправления записи необходимо оформить «первую» запись, а затем «вторую» запись с указанием исправления.
- Все записи подписываются руководителем организации, печатается печать, а работник подписывается в конце блока.
Как изменить категорию записи в трудовой книжке?
Ниже приведён пошаговый алгоритм действий:
- Подготовка документов. Составьте заявление работника о желаемом изменении статуса (приём, перевод, увольнение). При необходимости подготовьте справку о стаже, копию договора о приёме и т.д.
- Проверка текущего состояния трудовой книжки. Откройте последнюю запись и убедитесь, что она завершена (подпись, печать). Если запись не завершена, завершите её.
- Определите номер новой записи. Посчитайте, сколько записей уже было в книжке за текущий календарный год. Если, например, было две записи, новая будет «третьей записью».
- Заполните новый блок. Введите «Третья запись», дату составления, дату изменения статуса, причину (например, «Увольнение по собственному желанию»), сведения о месте работы и должности.
- Подпись и печать. Руководитель организации подписывает блок, ставит печать. Работник подписывается в конце блока.
- Сохранение копии. Сделайте копию заполненного блока (скан, фото) и храните в электронном архиве (если ваша организация использует электронную трудовую книжку).
Что делать при ошибке в записи?
Если в трудовой книжке обнаружена ошибка (неправильная дата, неверный номер записи, опечатка), необходимо:
- Составить заявление о исправлении.
- Оформить новую запись с указанием «Исправление» в заголовке.
- В новой записи указать правильные данные и объяснить причину исправления.
- Подписать и поставить печать.
- Сохранить копию исправленной записи в электронном архиве.
Пример оформления записи в трудовой книжке
Ниже приведён пример, как должна выглядеть запись о переводе работника в рамках одной компании:
Третья запись
Дата составления:
Дата изменения статуса:
Место работы: ООО «РосТех»
Должность: Менеджер по продажам
Причина изменения: Перевод на должность «Менеджер по продажам»
Подпись руководителя: ____________________
Печать: [Печать ООО «РосТех»]
Подпись работника: ____________________
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли изменить категорию записи без согласия работника?
Ответ: Нет, изменение статуса всегда должно быть согласовано с работником. В противном случае запись будет признана недействительной. - Вопрос: Какой срок действия записи в трудовой книжке?
Ответ: Запись остаётся в трудовой книжке на протяжении всей трудовой деятельности работника, включая периоды безработицы. - Вопрос: Что делать, если работник не подписал запись?
Ответ: Запись считается недействительной. Необходимо оформить новую запись с подписью работника.
Правильное изменение категории записи в трудовой книжке – это не просто формальность, а важный элемент соблюдения законодательства и защиты прав работника. Ключевые моменты, которые стоит помнить:
- Всегда проверяйте, сколько записей уже сделано за текущий год.
- Оформляйте каждую запись в отдельном блоке с корректным заголовком.
- Не забывайте про подпись руководителя, печать и подпись работника.
- В случае ошибок – оформляйте исправление, а не «переписывайте» старую запись.
- Сохраняйте копии всех записей в электронном архиве, если это предусмотрено вашей организацией.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете избежать конфликтов с работниками, обеспечить корректный расчёт стажа и соблюсти требования законодательства РФ.