С 1 января 2026 года в России завершился масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Теперь трудовой стаж отражается в цифровом формате и хранится в Социальном фонде России (СФР). В связи с этими изменениями работодателям необходимо актуализировать локальные нормативные акты, в первую очередь, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). В данной статье мы подробно разберем, как правильно внести изменения в ПВТР с учетом требований законодательства об электронных трудовых книжках.
Нормативная база: от первых изменений до 2026 года
Формирование электронных трудовых книжек началось еще с 1 января 2020 года. Основой для этого послужили:
- Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Федеральный закон от № 436-ФЗ, регулирующий порядок передачи данных в Пенсионный фонд (ныне — СФР).
Изначально предполагался переходный период до 1 января 2027 года, однако законодательство претерпело изменения. Уже был введен электронный учет трудовой деятельности после корректировок в КЗоТ, а к 2026 году правила стали жестче:
- Произошел отказ от ведения бумажных трудовых книжек для большинства работников.
- Введено автоматическое оформление ЭТК для новых сотрудников.
- Обновилась форма отчетности (СЗВ-ТД), которую работодатели обязаны подавать с 2020 года.
Изменения в правила ведения документов с учетом цифрового формата утвердил Председатель Правительства Михаил Мишустин. Электронная форма трудовой книжки стала практически полным аналогом бумажной, обеспечивая постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности.
Зачем менять ПВТР?
Правила внутреннего трудового распорядка — это базовый документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения сотрудников. Если в вашей компании остались положения о том, что при приеме на работу работник обязан предоставить исключительно бумажную трудовую книжку, а работодатель — внести в нее запись, такие нормы противоречат текущему законодательству. ПВТР должны отражать реальность: ведение ЭТК, подачу отчетов СЗВ-ТД и порядок работы с цифровыми данными.
Какие разделы ПВТР подлежат изменению
При внесении изменений в ПВТР следует обратить внимание на следующие ключевые разделы:
Порядок приема на работу
Необходимо исключить безальтернативное требование о предоставлении бумажной трудовой книжки. В разделе следует указать, что:
- Для новых сотрудников оформление ЭТК происходит автоматически.
- Сведения о трудовой деятельности могут быть предоставлены кандидатом в электронном виде (выпиской из СФР).
Порядок ведения трудовых книжек
Этот раздел нуждается в самой серьезной переработке. В нем нужно прописать:
- Для сотрудников, перешедших на ЭТК: работодатель ведет сведения о трудовой деятельности только в электронном виде, направляя данные в СФР.
- Для сотрудников, сохранивших бумажную трудовую книжку: работодатель обязан вести ее параллельно с электронной, внося все изменения (прием на работу, перевод, увольнение) в оба формата.
- Сроки подачи отчетов: необходимо указать, что работодатель своевременно передает сведения о кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД.
Порядок увольнения
При увольнении работника работодатель не делает запись в бумажной трудовой книжке (если она не сохранялась), а выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или предоставляет электронную выписку из СФР. Этот процесс также должен быть зафиксирован в ПВТР.
Порядок внесения изменений в ПВТР
Внести корректировки в Правила внутреннего трудового распорядка можно двумя способами:
- Утверждение новой редакции ПВТР. Оптимально, если изменений много. Документ издается заново с актуальными датами и подписями.
- Издание приказа о внесении изменений в ПВТР. Подходит, если корректировки точечные (например, заменяется несколько абзацев в разделе о трудовых книжках).
Важно: согласно ч. 1 ст. 190 ТК РФ, ПВТР утверждаются с учетом мнения представительного органа работников (если он есть в компании). Не забудьте соблюсти эту процедуру.
Уведомление работников
Хотя массовая кампания по уведомлению сотрудников (до 30 июня 2020 года включительно) об изменениях в трудовом законодательстве и их праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой осталась в прошлом, информирование остается важным.
При внесении изменений в ПВТР всех действующих сотрудников необходимо ознакомить с новой редакцией под подпись. Если в штат принимаются новые работники, они знакомятся с актуальными Правилами до подписания трудового договора.
Ответственность работодателя
Несоблюдение требований законодательства об электронных трудовых книжках и несвоевременная подача формы СЗВ-ТД влечет за собой административную ответственность. Если в ваших ПВТР закреплены устаревшие нормы, это может стать поводом для претензий со стороны трудовой инспекции, особенно если из-за этого нарушаются права сотрудников.
Внесение изменений в ПВТР в части электронных трудовых книжек, это не просто формальность, а необходимость, продиктованная завершением переходного периода в 2026 году. Электронная книжка открывает работодателям новые возможности для кадрового учета, делает процессы прозрачными и безопасными. Актуализируйте свои локальные акты, ознакомьте с ними сотрудников, и ваша компания будет полностью соответствовать современным требованиям трудового права.
Более полную и актуальную информацию по теме всегда можно найти на официальном сайте Социального фонда России (СФР) sfr.gov.ru в разделе «Электронная трудовая книжка».