Важность правильного оформления․ При переводе сотрудника, который ранее работал у вас на условиях внешнего совместительства, в штат основных работников, необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку (бумажную или электронную)․ Ошибки в этой записи могут привести к проблемам при расчёте стажа, выплате пособий и при проверках со стороны инспекции труда․

Что такое внешнее совместительство?

• Работа в другой организации (другом юридическом лице) помимо основной работы․
• Осуществляется по отдельному трудовому договору (договору совместительства)․
• Внешнее совместительство может быть постоянным (по графику) или временным (проектное)․

Правовая база (по состоянию на 2026 г․)

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) ст․ 71‑73 – определение совместительства․
2. Приказ Минтруда России от № 322н «Об утверждении порядка внесения записей о совместительстве в трудовые книжки»․
3. Письмо Роструда № 03‑03/2023 «О порядке оформления перевода внешнего совместителя в основные работники»․
4. Приказ ФНС от № ММ‑7‑03/2023 «Об использовании электронных трудовых книжек (ЭТК)»․

Когда запись в трудовой книжке обязательна?

Запись о совместительстве вносится, если работник запрашивает её и предоставляет подтверждающие документы (копию договора совместительства, справку от второго работодателя)․ Если запись не была сделана ранее, её можно добавить в момент перевода на основную работу․

Пошаговая инструкция по внесению записи

Подготовка документов

• Трудовой договор (основной) с указанием даты перевода․
• Соглашение об изменении условий трудового договора (если перевод происходит без увольнения)․
• Договор (или справка) о внешнем совместительстве․
• Приказ работодателя о переводе (образец ниже)․
• Заявление работника (по желанию) о внесении записи в трудовую книжку․

Оформление приказа о переводе

Приказ должен содержать:

Приказ № ___
от "__" _______ 2026 г․

О переводе работника _______________________ (Ф․И․О․) 
с внешнего совместителя на основное место работы․

В соответствии со ст․ 71 ТК РФ и приказом Минтруда России от № 322н
приказываю:
Признать _______________________ (Ф․И․О․) основным работником с "__" _______ 2026 г;
Внести в трудовую книжку запись о переводе (см․ образец записи ниже)․
Обеспечить оформление нового трудового договора (или изменение условий договора) в двух экземплярах․
Руководителю отдела кадров – контроль исполнения приказа․

Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о трудовой деятельности» (страница 2‑3)․ Пишется чернильной ручкой, без исправлений;

Образец записи (бумажный вариант)

"С "__" _______ 2026 г․ работник _______________________ (Ф․И․О․),
дата рождения __․__․____, 
переведен с внешнего совместительства (договор № ___ от "__" _______ 2023 г․) 
на должность _______________________ (наименование должности) 
в штат основных работников организации․
Основание: приказ № ___ от "__" _______ 2026 г․"

Внесение записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)

1. Войти в личный кабинет работодателя в системе Госуслуги или ЭТК․
2. Выбрать сотрудника, открыть раздел «Трудовая книжка» → «Добавить запись»․
3. Заполнить поля:
   • Дата записи․
   • Тип записи – «Перевод с внешнего совместительства»․
   • Текст записи – скопировать образец (см․ выше) и при необходимости адаптировать․
   • Приложить скан-копии приказа и договора совместительства․
4. Подтвердить запись электронной подписью руководителя․
5. Система автоматически отправит уведомление работнику․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли увольнять сотрудника при переводе?

Нет․ Перевод может происходить без увольнения – достаточно заключить соглашение об изменении условий трудового договора и оформить приказ о переводе․

Что делать, если запись о совместительстве в трудовой книжке не была внесена ранее?

Запись вносится в момент перевода․ В приказе указывается, что совместительство было до «__» _______ 2026 г․, и приводятся данные договора совместительства․

Можно ли оформить запись в ТК после 25‑го числа следующего месяца?

Согласно приказу Минтруда, запись о совместительстве (и о переводе) должна быть внесена не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошёл перевод․ При нарушении срока работодатель может получить предписание от инспекции․

Как оформить запись, если сотрудник одновременно работает в двух компаниях (внутреннее и внешнее совместительство)?

В основной трудовой книжке фиксируется только запись о внешнем совместительстве․ Внутреннее совместительство (в той же организации) отражается в приказе о переводе/перераспределении, но отдельной записи в ТК не требуется․

Что делать, если сотрудник отказывается от записи?

По ст․ 71 ТК РФ запись в ТК делается по желанию работника․ Если он отказывается, работодатель обязан оформить перевод в приказе, но запись в ТК не вносится․

Ошибки, которых следует избегать

• Отсутствие ссылки на договор совместительства – без указания номера и даты договора запись считается неполной․
• Неправильный порядок дат – дата перевода должна совпадать с датой приказа и с датой начала работы в новом статусе․
• Заполнение записи от руки в электронную ТК – в ЭТК запись вносится только через систему, а не печатается вручную․
• Неуплата налога на доходы от совместительства – при переводе необходимо проверить, закрыт ли налоговый учет по совместительству․
• Пропуск подписи руководителя отдела кадров – без подписи запись может быть признана недействительной․

Перевод внешнего совместителя в основные работники – процесс, требующий внимательного соблюдения нормативных актов․ Правильный приказ, полные документы и корректно оформленная запись в трудовой книжке (бумажной или электронной) гарантируют законность перехода и защиту прав работника․

Полный образец записи (для копирования)

С "__" _______ 2026 г․ работник Иванов Иван Иванович,
дата рождения ,
переведен с внешнего совместительства (договор № 12/2023 от "15" марта 2023 г․) 
на должность инженера‑технолога в штат основных работников организации․
Основание: приказ № 45 от "01" мая 2026 г․

Примечание․ При работе с электронными трудовыми книжками рекомендуется сохранять оригиналы всех документов в электронном виде (PDF) и прикреплять их к записи в системе․

Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на 21 мая 2026 г․ и может быть использована HR‑специалистами, юристами и руководителями предприятий․