В современных условиях ведения кадрового учёта в России всё больше организаций переходят на электронные трудовые книжки (ЭТК). Это изменение требует корректировки настроек в программе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом). В данной статье подробно разберём, как правильно изменить способ ведения трудовой книжки — от бумажной к электронной или наоборот — с учётом требований законодательства и особенностей работы программы 1С.

Почему важно правильно настроить способ ведения трудовой книжки?

С 1 января 2020 года в России введена возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. Согласно ФЗ-439-ФЗ, работодатель обязан:

• предоставить сотруднику выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой;
• вести учёт в соответствии с выбранным способом;
• передавать сведения в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему ЕФС-1 (Единая форма сведений).

Если в 1С:ЗУП не настроены правильные параметры ведения трудовой книжки, это может привести к:

• ошибкам при формировании отчётов в ПФР;
• неправильному отражению стажа сотрудника;
• проблемам при оформлении выхода на пенсию;
• штрафам со стороны трудовой инспекции.

Шаг 1: Проверка текущего способа ведения трудовой книжки

Перед изменением способа ведения необходимо убедиться, какой способ сейчас установлен для сотрудника или для всей организации.

1. Откройте в 1С:ЗУП модуль «Кадры».
2. Перейдите в справочник «Сотрудники».
3. Выберите нужного сотрудника и откройте его карточку.
4. Перейдите на вкладку «Трудовая книжка».
5. Проверьте поле «Способ ведения трудовой книжки»:
• Бумажная, традиционный способ;
• Электронная — ведётся в ПФР;
• Не определён, требуется уточнение у сотрудника.

Шаг 2: Изменение способа ведения трудовой книжки для сотрудника

Если сотрудник решил перейти с бумажной трудовой книжки на электронную (или наоборот), необходимо оформить соответствующее заявление и внести изменения в систему.

Случай 1: Переход на электронную трудовую книжку

1. Получите от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма утверждена ПФР).
2. В карточке сотрудника в 1С:ЗУП на вкладке «Трудовая книжка» измените поле «Способ ведения трудовой книжки» на «Электронная».
3. Укажите дату перехода — это должна быть дата, когда сотрудник подал заявление.
4. Сохраните изменения.
5. Внимание: бумажная трудовая книжка больше не заполняется. Все последующие кадровые события (приём, увольнение, переводы и т.д.) будут автоматически передаваться в ПФР через ЕФС-1.

Случай 2: Переход с электронной на бумажную трудовую книжку

Этот переход возможен только в случае, если сотрудник ранее не получал электронную трудовую книжку, или если он подал заявление о возврате к бумажному варианту до 31 декабря 2020 года. С 2021 года возврат к бумажной трудовой книжке запрещён для тех, кто уже перешёл на электронную форму;

Если сотрудник подал заявление до :

1. Получите заявление о возврате к бумажной трудовой книжке.
2. В карточке сотрудника в 1С:ЗУП измените поле «Способ ведения трудовой книжки» на «Бумажная».
3. Укажите дату возврата.
4. Система автоматически сформирует запись в бумажной трудовой книжке о прекращении ведения ЭТК.
5. Печатайте все последующие записи в бумажной трудовой книжке вручную (в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек).

Шаг 3: Настройка параметров для передачи данных в ПФР (ЕФС-1)

После изменения способа ведения необходимо убедиться, что программа корректно формирует отчёт ЕФС-1.

1. Перейдите в меню: «Кадры» → «Отчёты» → «Отчёт в ПФР».
2. Выберите отчёт «ЕФС-1».
3. Убедитесь, что в настройках отчёта включена опция «Формировать сведения о трудовой книжке».
4. Проверьте, что в справочнике «Организации» указаны корректные реквизиты: ИНН, КПП, ОКПО, наименование организации.
5. Проверьте, что в справочнике «Сотрудники» для каждого сотрудника заполнены поля: СНИЛС, ИНН, дата рождения, пол, и — самое важное — способ ведения трудовой книжки.

Шаг 4: Проверка и тестовая отправка в ПФР

Перед отправкой реальных данных рекомендуется провести тестовую отправку:

• Сформируйте отчёт ЕФС-1 за текущий месяц.
• Используйте функцию «Проверить на ошибки».
• Если ошибок нет — отправьте отчёт в тестовую среду ПФР (через «Контур.Экстерн» или «СБИС»).
• Проверьте статус отправки в личном кабинете ПФР.
• Убедитесь, что все записи по сотруднику (приём, увольнение, переводы) отобразились корректно.

Важные нюансы и рекомендации

Не забудьте про заявления

Все изменения способа ведения трудовой книжки должны быть подтверждены письменным заявлением сотрудника. Храните их в личном деле сотрудника как минимум 5 лет.

Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной

Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку и переходит на электронную, бумажная книжка остаётся у него. Она не уничтожается и не сдаётся работодателю. В ней делается запись: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде».

Обновление конфигурации 1С:ЗУП

Убедитесь, что у вас установлена актуальная версия конфигурации 1С:ЗУП (не ниже 3.1.18.100). Ранние версии могут не поддерживать новые форматы ЕФС-1 или содержать ошибки в передаче данных.

Справочники и классификаторы

1С:ЗУП работает только с корректно заполненными справочниками. Проверьте:

• Справочник «Организации» — все реквизиты должны быть актуальны;
• Справочник «Сотрудники» — СНИЛС, ИНН, даты, должности;
• Справочник «Коды ОКЗ», если используются для классификации должностей.

Изменение способа ведения трудовой книжки в 1С:ЗУП — это не просто техническая настройка, а важный кадровый процесс, требующий соблюдения законодательства и внимательного отношения к документам сотрудников. Правильно настроенный режим ведения трудовых книжек обеспечивает:

• безопасность данных сотрудников;
• корректное формирование отчётов в ПФР;
• отсутствие рисков штрафов и проверок;
• удобство для сотрудников при оформлении пенсий и других социальных выплат.

Рекомендация: Проведите аудит всех сотрудников в 1С:ЗУП — убедитесь, что у каждого из них правильно указан способ ведения трудовой книжки. Это простая, но критически важная задача, которая сохранит вашу организацию от серьёзных последствий в будущем.

Если вы сомневаетесь в правильности настройки, обратитесь к специалисту по 1С:ЗУП или воспользуйтесь услугами технической поддержки 1С. Лучше перестраховаться, чем столкнуться с проблемами при выходе сотрудника на пенсию.