С 1 января 2021 года для организаций‚ принимающих на работу сотрудника без трудового стажа‚ стало обязательным ведение сведений о его трудовой деятельности исключительно в электронном виде (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период‚ и электронный формат становится основным для всех работников‚ если они не выразили желание получить бумажную книжку. Программный продукт 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ред. 3 и 1С:Бухгалтерия имеют встроенные инструменты для полноценной работы с ЭТК. Данная статья объясняет‚ как правильно начать вести электронную трудовую книжку для нового сотрудника.

Ключевые понятия и правовая база

Прежде чем начать‚ важно понять несколько основ:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ в виде электронной записи в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
• Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности — это документ‚ который сотрудник подает работодателю‚ выбирая формат ведения своей трудовой книжки (электронный или бумажный).
• Отчет СЗВ-ТД — это сведения о трудовой деятельности‚ которые работодатель ежемесячно (а при увольнении — единовременно) передает в ПФР.
• Флажок «Начало трудовой деятельности», критически важная отметка в документе «Прием на работу» в 1С‚ означающая‚ что у сотрудника до этого не было никакого стажа. Именно с этого момента начинается ведение его ЭТК.

Пошаговая инструкция по началу ведения ЭТК для нового сотрудника

Алгоритм действий в программе 1С:ЗУП 8 ред. 3 выглядит следующим образом:

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Прежде чем оформлять приём‚ необходимо получить от сотрудника письменное заявление. В 1С для этого есть специальный документ.

1. Перейдите в раздел меню: Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
3. Заполните документ‚ указав сотрудника и выбранный им способ ведения трудовой книжки («в электронном виде» или «на бумажном носителе»).
4. Распечатайте заявление‚ дайте сотруднику ознакомиться и получите его подпись. Это обязательное условие.

Важно: Работодатель не вправе требовать от сотрудника конкретного варианта. Выбор должен быть добровольным.

Шаг 2: Оформление приема на работу с признаком «Начало трудовой деятельности»

Это самый важный шаг‚ который запускает процесс ведения ЭТК.

1. Перейдите в раздел «Кадры» → «Прием на работу» и создайте новый документ.
2. Заполните все обязательные реквизиты: сотрудника‚ должность‚ подразделение‚ дату приема.
3. Обязательно установите флажок «Начало трудовой деятельности». Этот флажок находится в нижней части формы документа‚ в группе «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности».
4. Если заявление на ЭТК уже есть в системе‚ программа автоматически подтянет информацию о выбранном способе ведения. Если заявления нет — система предложит его создать.
5. Проведите документ.

Что делает этот флажок? Он сигнализирует системе 1С и ПФР‚ что для данного сотрудника это первое место работы в жизни. Все последующие периоды его работы (включая текущий) будут формироваться в электронную трудовую книжку.

Шаг 3: Настройка классификаторов (если требуется)

Для корректного заполнения отчетов СЗВ-ТД в программе должны быть заполнены дополнительные сведения о трудовых функциях и кодах:

• В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) на вкладке «Дополнительно» или «Трудовая деятельность» укажите трудовую функцию (наименование и код по Единому квалификационному справочнику — ЕКС) и код профессии (специальности‚ должности) по Общероссийскому классификатору занятий (ОКЗ).
• Эти данные автоматически попадают в отчет СЗВ-ТД.

Шаг 4: Ежемесячное ведение и отчетность

После оформления приема система 1С автоматически готова к формированию сведений.

1. В конце каждого месяца (или при увольнении) необходимо сформировать документ «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)».
2. Этот документ находится в разделе «Отчеты» → «ПФР» или в меню «Зарплата» → «Отчеты в ПФР».
3. Система автоматически соберет все данные о принятых‚ уволенных и работающих сотрудниках за период.
4. Проверьте сформированный отчет‚ особенно разделы по сотрудникам с ЭТК‚ и отправьте его в ПФР через электронные сервисы (например‚ «Электронные отчеты» или «СБИС»).

Что происходит в ПФР?

После отправки отчета СЗВ-ТД Пенсионный фонд России:

• Принимает сведения и заносит их в лицевую страницу электронной трудовой книжки гражданина в своей базе.
• Начисляет и учитывает страховой стаж.
• Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или через работодателя.

Частые вопросы и важные нюансы

А что‚ если сотрудник уже имеет стаж?

Если у сотрудника уже есть трудовой стаж (работал ранее)‚ то флажок «Начало трудовой деятельности» не ставится. В этом случае ведение ЭТК возможно только при наличии его заявления. Если заявления нет, оформляется бумажная трудовая книжка. При наличии заявления на ЭТК система 1С будет формировать сведения о новом периоде работы‚ который «привяжется» к уже существующей в ПФР электронной книжке сотрудника.

Можно ли перевести сотрудника с бумажной книжки на электронную?

Да‚ можно. Для этого сотрудник подает заявление на переход. В 1С это отражается путем создания документа «Заявление…» с выбором электронного формата. Далее при следующем кадровом событии (перевод‚ изменение условий) или при формировании следующего отчета СЗВ-ТД система начнет формировать сведения в электронном виде. Бумажная книжка‚ если она была‚ остается у сотрудника как архивный документ.

Какие отчеты формируются?

Основные:

• СЗВ-ТД — ежемесячный отчет о сведениях о трудовой деятельности всех сотрудников.
• СЗВ-СТАЖ (или его часть в СЗВ-ТД), для учета страхового стажа.
• При увольнении сотрудника с ЭТК в отчете СЗВ-ТД будет корректно закрыт период работы.

Что делать с сотрудниками‚ уже работающими до 2021 года?

Для них ведение ЭТК начинается только с момента получения их письменного заявления. До этого момента сведения о их стаже передаются в ПФР в установленном порядке (через СЗВ-ТД‚ но без открытия новой ЭТК). Если заявление получено‚ с указанной даты начинается ведение ЭТК.

Начать вести электронную трудовую книжку в 1С для нового сотрудника — это последовательный процесс‚ состоящий из трех ключевых действий: получение заявления‚ правильное оформление приема с флажком «Начало трудовой деятельности» и своевременная отправка отчетов СЗВ-ТД в ПФР. Программа 1С:ЗУП 8 ред. 3 автоматизирует большинство операций‚ но ответственность за корректность данных и соблюдение сроков лежит на кадровике и бухгалтере. Всегда сверяйтесь с актуальными версиями конфигураций и законодательством.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Учитывайте‚ что с завершается переходный период‚ и ведение ЭТК становится приоритетным для всех работодателей.