В трудовой книжке отражаются не только сведения о приёме, переводе и увольнении работника, но и изменения его профессиональной квалификации. Одним из таких изменений является присвоение (повышение) разряда – показатель уровня знаний, умений и навыков сотрудника. Ниже подробно рассмотрен порядок внесения записи о разряде в трудовую книжку, нормативная база, типичные ошибки и практические примеры.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – определяет понятие квалификации и необходимость её подтверждения документально.
• Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда РФ от № 69) – регламентируют порядок заполнения разделов «Сведения о работе».
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (приложение к Правилам) – содержит образцы записей о присвоении разряда, класса, категории.
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/10/2‑2022 – разъясняет, что запись о повышении разряда возможна только при наличии документа о приобретённой квалификации, выданного организацией с соответствующей лицензией.

Следовательно, без лицензированного удостоверения (сертификата, диплома, аттестационного листа) внесение записи о разряде в трудовую книжку является неправомерным.

Когда необходимо вносить запись о разряде?

Запись делается в следующих случаях:

1. Присвоение первого разряда после прохождения первичной квалификации (например, после окончания профессионального училища).
2. Повышение разряда в результате аттестации, переподготовки или получения дополнительного образования.
3. Установление второй (и последующей) профессии с указанием соответствующего разряда.
4. Изменение квалификационной характеристики (класс, категория, разряд) при сохранении той же трудовой функции.

Если изменение связано с переводом на другую должность или в другое структурное подразделение, то оформляется запись о переводе, а не о присвоении разряда.

Как правильно заполнить графы раздела «Сведения о работе»

Важно: в графе 3 запись формулируется без сокращений, полностью указывая профессию, специальность и присвоенный разряд (цифрой прописью или цифрой – оба варианта допустимы, но рекомендуется использовать цифру, так как она короче и менее подвержена ошибкам).

Пример оформления записи о повышении разряда

Графа 1: 15

Графа 2: 

Графа 3: Присвоен 6‑й разряд по профессии Электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования

Графа 4: Удостоверение № 78‑Э/16 от , выдано учебным центром «Профессионал»

Типичные ошибки при внесении записи о разряде

• Отсутствие основания – запись делается только на основании заявления работника без приложения удостоверения.
• Неправильная формулировка – использование аббревиатур («разр.», «кл.») вместо полного наименования.
• Смешивание с переводом – оформление записи о присвоении разряда как о переводе, когда трудовая функция не меняется.
• Не указана дата документа – в графе 4 пропускается номер и/или дата удостоверения.
• Использование нелицензированного документа – запись основана на справке, выданной организацией без права проводить аттестацию.

При обнаружении ошибки необходимо внести исправление согласно пункту 11 Правил ведения трудовых книжек: исправительная запись делается в той же графе, а неверная запись зачёркивается одной чертой, рядом ставится исправление и подпись ответственного лица.

Практические рекомендации для кадровой службы

1. Перед внесением записи проверьте наличие лицензии у организации, выдавшей удостоверение (можно запросить копию лицензии или выписку из реестра аккредитованных организаций).
2. Сформируйте приказ о присвоении разряда в произвольной форме (унифицированной формы нет). В приказе укажите:
   • ФИО сотрудника;
   • Текущую профессию/должность;
   • Присваиваемый разряд;
   • Основание (номер и дата удостоверения, название выдавшей организации);
   • Дата вступления в силу.
3. Сделайте копию приказа и приложите её к личному делу сотрудника.
4. Внесите запись в трудовую книжку согласно таблице выше, проверив корректность всех данных.
5. Поставьте подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печать организации (если требуется внутренними регламентами).
6. Проинформируйте сотрудника о внесении записи и выдайте ему выписку из трудовой книжки (по запросу).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли записать разряд, если сотрудник прошёл онлайн‑курс без выдачи государственного удостоверения?

Нет. Для внесения записи необходим документ, выданный организацией, имеющей лицензию на проведение профессионального обучения или аттестацию.

Нужно ли указывать разряд прописью (например, «третий») или можно цифрой («3»)?

Оба варианта допустимы, но в практике чаще используют цифру, так как она короче и менее подвержена опечаткам.

Что делать, если сотрудник получил два разряда подряд (например, 4‑й и 5‑й) в разные даты?

Каждое повышение оформляется отдельной записью с соответствующей датой и основанием.

Можно ли в одной записи указать несколько профессий с разными разрядами?

Да, если они были установлены одновременно (например, при совмещении должностей). В графе 3 перечисляются все профессии через запятую с указанием соответствующих разрядов.

Нужно ли ставить печать на трудовой книжке при внесении записи о разряде?

Печать ставится только если внутренний нормативный акт организации это требует. По общему правилу достаточно подписи ответственного лица.

Запись о присвоении разряда в трудовую книжку – важный элемент подтверждения профессиональной квалификации работника. Для её корректного оформления необходимо:

• иметь лицензированный документ о повышении квалификации;
• следовать установленной структуре заполнения граф 1‑4 раздела «Сведения о работе»;
• избегать распространённых ошибок (отсутствие основания, неправильная формулировка, смешивание с переводом);
• фиксировать факт приказами и сохранять копии в личном деле.

Соблюдение этих требований обеспечит законность записей, упростит взаимодействие с трудовой инспекцией и защитит права как работника, так и работодателя.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства РФ на май 2026 года.