Трудовая книжка — это главный документ‚ подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто бывает так‚ что в бланке заканчиваются свободные страницы (особенно разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»). В этом случае не стоит паниковать или заводить новую трудовую книжку. Решение проблемы — использование специального вкладыша. В этой статье мы подробно разберем‚ как наклеить вкладыш в трудовую книжку‚ чтобы это соответствовало всем правилам кадрового делопроизводства.
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Прежде чем перейти к процессу вклейки‚ важно уяснить одно главное правило: вкладыш, это самостоятельный документ. Он не является просто набором дополнительных страниц. Без трудовой книжки вкладыш недействителен‚ и наоборот — если в трудовой книжке есть отметка о выдаче вкладыша‚ то без самого вкладыша она считается неполной.
Вкладыш имеет стандартную форму и выдается именно тогда‚ когда в трудовой книжке заканчивается место в соответствующих разделах. При этом в магазинах канцелярских товаров или типографиях нужно приобретать только официальные бланки‚ которые имеют соответствующие степени защиты.
Главные правила оформления вкладыша
- Вкладыш вшивается‚ а не вклеивается! Это самое важное‚ что нужно запомнить. Название статьи содержит слово «наклеить»‚ так как это частая ошибка новичков в кадровом деле‚ но по правилам вкладыш именно вшивается (пришивается нитками) в трудовую книжку.
- Склеивать страницы вкладыша с страницами трудовой книжки клеем категорически запрещено.
- Если вкладышей несколько‚ они нумеруются по порядку (первый‚ второй и т.д.).
- Каждый выданный вкладыш обязательно должен быть зарегистрирован в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Пошаговая инструкция: как вшить вкладыш в трудовую книжку
Несмотря на то‚ что многие спрашивают‚ как «наклеить» вкладыш‚ правильный термин — «вшить». Процесс этот несложный‚ но требует аккуратности.
Шаг 1: Заполнение титульного листа
Прежде чем пришивать вкладыш‚ необходимо заполнить его титульный лист. Данные на титульном листе вкладыша должны полностью совпадать с данными на титульном листе самой трудовой книжки на момент ее выдачи. Если у сотрудника изменилась фамилия‚ во вкладыше указывается действующая фамилия‚ а в строке «Фамилия изменена на…» делается соответствующая запись.
Шаг 2: Проставление отметки на трудовой книжке
На внутренней стороне обложки трудовой книжки (в левом верхнем углу) ставится штамп с текстом: «Выдан вкладыш к трудовой книжке». В оттиске штампа указываются серия и номер выдаваемого вкладыша‚ а также дата его выдачи. Если такого штампа нет‚ допускается внесение этой записи от руки‚ но штамп является предпочтительным и более профессиональным вариантом.
Шаг 3: Подготовка к вшиванию
Вкладыш необходимо вставить в трудовую книжку. Лучшее место для вшивания — между последней страницей трудовой книжки и задней обложкой. Некоторые вшивают его в середину‚ но это делает документ неудобным для чтения и последующих записей.
Шаг 4: Процесс вшивания (вместо наклеивания!)
- Возьмите обычную иглу и прочные нитки (лучше использовать нитки №40 или №50‚ черного или белого цвета).
- Прошейте вкладыш и трудовую книжку вместе вдоль сгиба (по линии переплета).
- Обычно делается 3-4 прокола на равном расстоянии друг от друга. Это обеспечит надежное крепление.
- Свяжите концы ниток крепким узлом. Не обрезайте нитки слишком коротко‚ чтобы узел не развязался‚ но и не оставляйте слишком длинных «хвостов»‚ которые могут мешать.
Почему вкладыш нельзя наклеивать?
Использование клея для крепления вкладыша — это грубое нарушение Инструкции по заполнению трудовых книжек. На это есть несколько веских причин:
- Клей разрушает бумагу. Со временем клей может высохнуть‚ пожелтеть или‚ наоборот‚ впитаться в бумагу‚ сделав текст на соседних страницах нечитаемым.
- Отклеивание. Любой клей со временем теряет свои свойства. Вкладыш может просто отвалиться и потеряться‚ что приведет к восстановлению стажа через суд или архивы.
- Подмена документов. Приклеенный вкладыш легко отклеить и заменить на другой‚ что создает риски подделки записей. Вшитый вкладыш оставляет явные следы при попытке его извлечения (разорванные нитки‚ повреждение бумаги).
Частые ошибки и вопросы
Можно ли просто продолжить записи в разделе «Сведения о награждениях»‚ если закончился раздел «Сведения о работе»?
Нет‚ это категорически запрещено. Перенос записей о работе в раздел о награждениях недопустим. В этом случае выдается вкладыш‚ и записи продолжаются в его разделе «Сведения о работе».
Что делать‚ если вкладыш уже был кем-то наклеен?
Если вы обнаружили трудовую книжку с приклеенным вкладышем‚ не пытайтесь его отрывать. Отправьте документ на экспертизу или постарайтесь аккуратно отклеить его‚ нагревая место стыка (если использовался силикатный клей). Если это невозможно‚ вкладыш вшивается поверх остатков клея‚ а в книге учета делается пометка о неисправности. В крайнем случае‚ оформляется дубликат.
Нужно ли нумеровать записи во вкладыше с начала?
Нет. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. Если последняя запись в трудовой имела номер 15‚ то первая запись во вкладыше будет под номером 16.
Оформление трудовой книжки — процесс‚ требующий высокой точности и знания нормативных актов. Помните самое главное: вкладыш в трудовую книжку вшивается нитками‚ а не наклеивается. Соблюдение этого простого правила убережет вас и вашего сотрудника от множества проблем в будущем‚ включая потерю важного документа о стаже. Всегда используйте официальные бланки‚ ставьте штамп о выдаче на обложке и не забывайте вносить данные в книгу учета движения трудовых книжек.