В современной жизни копия трудовой книжки требуется всё чаще: при оформлении кредита, приёме на новую работу, получении пенсии, оформлении визы или участии в государственных программах. Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, каждый работник имеет право на получение заверенной копии своей трудовой книжки по письменному заявлению. Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней.

Однако многие сотрудники сталкиваются с трудностями при составлении заявления: не знают, как правильно его оформить, что указать, нужно ли заверять или использовать бланк. В этой статье мы подробно разберём, как написать заявление на выдачу копии трудовой книжки — от структуры до образца 2026 года.

Законодательная основа

Право на получение копии трудовой книжки закреплено в:

• Статья 62 ТК РФ — работодатель обязан предоставить копии документов, связанных с трудовой деятельностью, в течение трёх рабочих дней после письменного запроса;
• Постановление Правительства РФ № 225 от — утверждает порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказ Минтруда № 47н от — регулирует оформление копий и их заверение.

Важно: форма заявления не унифицирована, то есть работодатель не может отказать в получении копии только потому, что заявление написано в свободной форме. Однако рекомендуется придерживаться общепринятого порядка для избежания недоразумений.

Когда требуется копия трудовой книжки?

Копия трудовой книжки может понадобиться в следующих случаях:

• При трудоустройстве в новую организацию (если трудовая книжка остаётся у текущего работодателя);
• Для оформления пенсии в Пенсионном фонде РФ;
• При получении кредита или ипотеки (банки требуют подтверждение стажа);
• Для оформления визы в зарубежные страны;
• При участии в государственных программах (например, «Молодая семья», «Жилище»);
• Для суда или других юридических процедур;
• При переезде в другой регион или страну.

Как правильно написать заявление: пошаговая инструкция

Заявление можно написать от руки или на компьютере — оба варианта равнозначны по закону. Главное — соблюсти структуру и указать все необходимые данные.

Шаг 1: Укажите реквизиты получателя

В верхнем правом углу пишется:

• Наименование организации (полное, как в уставе);
• Должность и ФИО руководителя (например, «Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.»).

Шаг 2: Укажите свои данные

Под реквизитами получателя, ваши данные:

• Фамилия, имя, отчество (полностью);
• Должность;
• Табельный номер (если известен);
• Контактный телефон и email (для связи).

Шаг 3: Название документа

Посередине строки пишется: «Заявление».

Шаг 4: Основной текст

Текст должен быть чётким, без лишних слов. Обязательно укажите:

• Просьбу о выдаче копии трудовой книжки;
• Желаемый формат: заверенная копия (это важно — без заверения документ не имеет юридической силы);
• Цель получения (по желанию, но рекомендуется — например, «для предоставления в Пенсионный фонд»);
• Способ получения: лично, через доверенное лицо, по почте или электронно (если есть электронная трудовая книжка).

Шаг 5: Дата и подпись

В конце заявления:

• Укажите дату составления (число, месяц, год);
• Поставьте личную подпись (обязательно от руки, даже если текст напечатан);
• Расшифруйте подпись — ФИО печатными буквами.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки (2026 год)

Ниже приведён корректный и юридически грамотный образец заявления, который можно использовать как шаблон:

Заявление

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову Ивану Ивановичу

от сотрудника отдела продаж
Петрова Алексея Сергеевича
табельный № 145
телефон: +7 (999) -23-45-67
email: petrov.a@romashka.ru

Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки в связи с необходимостью предоставления документа в Пенсионный фонд Российской Федерации для оформления пенсии.

Копию прошу выдать лично мне или направить по почте на адрес: г. Москва, ул. Цветочная, д. 10, кв. 25.

Подпись: ___________ /Петров А.С./
Расшифровка подписи: Петров Алексей Сергеевич

Важные нюансы

Заверение копии, обязательно!

Копия трудовой книжки без заверения не имеет юридической силы. Работодатель обязан:

• Поставить на каждой странице копии надпись: «Верно»;
• Указать должность лица, заверившего копию (обычно это кадровик или руководитель);
• Поставить печать организации (если она есть);
• Подпись и расшифровку подписи заверяющего лица.

Электронная трудовая книжка

Если у вас электронная трудовая книжка (ЭТК), то:

• Вы можете получить выписку через Госуслуги — в личном кабинете в разделе «Трудовая книжка»;
• Или запросить выписку у текущего работодателя — он обязан предоставить её в электронном виде (в формате PDF с электронной подписью);
• Заявление на выдачу выписки из ЭТК пишется по тому же принципу, что и на бумажную книжку.

Сроки и способы получения

• Срок выдачи — не позднее 3 рабочих дней с момента подачи заявления;
• Вы можете получить копию лично, через представителя (с нотариально заверенной доверенностью) или по почте (заказным письмом с уведомлением);
• Если работодатель отказывает или затягивает срок — вы можете обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) или в суд.

Можно ли написать заявление в свободной форме?

Да, можно! Закон не требует использования строгой формы. Главное — чтобы в заявлении были:

• Ваши данные;
• Чёткая просьба о выдаче копии;
• Дата и подпись.

Однако использование образца, подобного приведённому выше, снижает риск ошибок и ускоряет обработку запроса.

Что делать, если работодатель отказывает?

Если работодатель:

• Отказывается выдать копию;
• Затягивает срок более чем на 3 рабочих дня;
• Выдаёт копию без заверения;

— вы имеете право:

1. Написать претензию в письменной форме с требованием устранить нарушение;
2. Обратиться в Государственную инспекцию труда (Роструд) — через сайт или лично;
3. Подать жалобу в прокуратуру;
4. Взыскать моральный вред через суд (если отказ повлёк ущерб — например, отказ в кредите).

Заявление на выдачу копии трудовой книжки — это простой, но важный документ, который не требует юридического образования для составления. Главное, соблюсти формальности: чётко сформулировать просьбу, указать свои данные, поставить подпись и дату. Заверение копии работодателем — обязательное условие её юридической силы.

Современные технологии позволяют получать копии и выписки из электронной трудовой книжки через Госуслуги — это быстрее и удобнее. Но если вы работаете по бумажной книжке, не забывайте: письменное заявление — ваше законное право, а работодатель обязан его выполнить.

Скачать образец заявления в формате Word (.docx) вы можете на официальных порталах: КонсультантПлюс, Гарант или на сайте вашей компании.

Помните: ваш трудовой стаж — это ваша история. И вы имеете полное право на её подтверждение в любой момент.