Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. В случае её отсутствия‚ утери‚ повреждения или при первом трудоустройстве необходимо оформить заявление о заведении новой трудовой книжки. В статье подробно рассматриваются правовые основания‚ порядок подачи заявления‚ его структура и готовый образец.

Правовые основы

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст. 65‚ 66‚ ч. 5 ст. 65 ТК РФ) и Федеральному закону № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»‚ работодатель обязан:

• оформить трудовую книжку в течение недели после приёма работника на работу‚ если он не отказался от бумажного варианта;
• взять у работника письменное заявление о заведении новой трудовой книжки в случае её отсутствия‚ утери или повреждения;
• предоставить электронную трудовую книжку (ЭТК) по письменному заявлению работника в течение трёх рабочих дней.

Когда необходимо писать заявление

Заявление на заведение новой трудовой книжки требуется в следующих ситуациях:

1. Первое трудоустройство (у работника нет ни трудовой книжки‚ ни трудового стажа).
2. Утрата или порча бумажной трудовой книжки.
3. Переход с бумажного формата на электронный (ЭТК) – работник пишет заявление о переходе.
4. Отказ от ЭТК и требование вести бумажную трудовую книжку.
5. Необходимость получения дубликата (при невозможности восстановления оригинала).

Кому и куда направлять заявление

Заявление подаёт сам работник в письменной форме (можно в электронном виде‚ если это допускает внутренний регламент организации). Документ направляется:

• в отдел кадров (кадровая служба) организации;
• либо непосредственно руководителю‚ ответственному за кадровое делопроизводство;
• в случае перехода на ЭТК – в ИТ‑отдел или в уполномоченный орган‚ отвечающий за электронные трудовые книжки.

Содержание заявления

Заявление может быть написано в произвольной форме‚ однако рекомендуется включать следующие обязательные элементы:

1. Шапка: «Заявление» (по центру).
2. Дата и место составления.
3. Полные данные работника:
   • Ф.И.О.
   • Дата рождения
   • Серия и номер паспорта
   • ИНН (при наличии)
   • Адрес регистрации (по паспорту)
   • Трудовой стаж (если есть)
4. Текст заявления – чётко указать причину (первое трудоустройство‚ утрата‚ повреждение‚ переход на ЭТК и т.д.).
5. Перечень прилагаемых документов (копии паспорта‚ справки о стаже‚ заявление о потере и т.п.).
6. Подпись работника (расшифровка).

Образец заявления

Ниже приведён типовой образец заявления в произвольной форме. Его можно адаптировать под конкретную ситуацию.

Заявление

«Город» ___________ 2026 г.

Я‚ Фамилия И.О.‚ дата рождения dd.mm.yyyy‚ паспорт: серия XX номер XXXXXXX‚ выдан кем и когда‚ ИНН XXXXXXXXX‚ зарегистрирован(а) по адресу: адрес по паспорту‚

прошу наименование организации (далее – Работодатель) в соответствии со ст. 65 ТК РФ и Федеральным законом № 439‑ФЗ от г. оформить мне новую трудовую книжку (бумажную/электронную) в связи с:

☐ первым трудоустройством (отсутствие трудовой книжки);
☐ утратой (потеря) трудовой книжки (номер: №‚ дата выдачи: dd.mm.yyyy);
☐ повреждением трудовой книжки (описание повреждения);
☐ переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК);
☐ иным обстоятельством – указать причину.

К заявлению прилагаю:
Копию паспорта.
Справку о трудовом стаже (если имеется).
Заявление о потере/повреждении (при необходимости).
Иные документы‚ подтверждающие обстоятельства (при наличии).

Прошу рассмотреть заявление в установленный законодательством срок и оформить новую трудовую книжку.
Подпись ______________________
(Ф.И.О. полностью)

Порядок рассмотрения заявления

После получения заявления работодатель обязан:

• Проверить предоставленные документы.
• В течение трёх рабочих дней (для ЭТК) либо одной недели (для бумажной) оформить новую трудовую книжку.
• Внести в неё запись о приёме на работу с указанием даты начала трудовых отношений.
• Выдать работнику оригинал (бумажную) или доступ к электронному ресурсу (ЭТК).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за замену утерянной трудовой книжки?

Согласно ТК РФ‚ замена утерянной трудовой книжки за счёт работодателя обязательна‚ если работник предоставил заявление и необходимые документы. Плата может взиматься только в случае‚ если работник отказывается от бумажного формата и переходит на ЭТК.

Можно ли сразу получить электронную трудовую книжку без бумажного варианта?

Да. Работник может написать заявление о переходе на ЭТК. В этом случае работодатель обязан предоставить доступ к электронному сервису в течение трёх рабочих дней.

Что делать‚ если работодатель отказывается оформить новую книжку?

В случае отказа работник имеет право обратиться в инспекцию по труду с жалобой. Работодатель обязан соблюдать нормы ТК РФ‚ а нарушение может повлечь административную ответственность.

Ошибки‚ которых следует избегать

• Не указать точную причину (утрата‚ повреждение‚ первое трудоустройство) – заявление может быть возвращено на доработку.
• Не приложить копию паспорта и другие подтверждающие документы.
• Подписать заявление без расшифровки подписи (в некоторых организациях требуется).
• Отправить заявление в неверный отдел (например‚ в бухгалтерию вместо кадровой службы).

Оформление новой трудовой книжки – обязательный процесс‚ регулируемый Трудовым кодексом и федеральным законом о электронных трудовых книжках. Правильно составленное заявление ускорит получение документа и избавит от лишних задержек. Следуйте рекомендациям‚ приведённым в статье‚ и при необходимости используйте готовый образец.

Дата публикации: