Несмотря на активную цифровизацию кадрового делопроизводства и повсеместное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажный формат остается юридически значимым и востребованным документом. В 2026 году вопрос выбора формы ведения трудовой книжки по-прежнему актуален для многих категорий работников‚ особенно для тех‚ кто впервые трудоустраивается или ранее не определился с форматом. В данной статье мы подробно разберем‚ кому‚ когда и как необходимо писать заявление о ведении бумажной трудовой книжки;
Кто имеет право выбрать бумажную трудовую книжку?
Согласно действующему законодательству РФ‚ право выбора между бумажным и электронным форматом имеют следующие категории граждан:
- Работники‚ состоявшие в трудовых отношениях до 1 января 2021 года. До 31 декабря 2020 года они должны были подать работодателю заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК‚ работодатель по умолчанию продолжает вести его бумажную книжку.
- Сотрудники‚ которые ранее выбрали бумажный формат‚ но хотят подтвердить свое решение. Хотя повторная подача заявления не требуется‚ если формат не менялся‚ важно понимать‚ что переход с бумажной на электронную версию возможен в любой момент по желанию работника.
- Работники‚ впервые поступающие на работу после 1 января 2021 года. Для них сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде. Однако‚ если речь идет о восстановлении утраченной книжки или специфических случаях (например‚ для подтверждения стажа в определенных отраслях по старым правилам)‚ могут возникать ситуации‚ требующие внимания к бумажному носителю‚ хотя новая бумажная книжка им уже не заводится.
Важно: Если сотрудник ранее (до 2021 года) не написал заявление о переходе на электронную трудовую‚ работодатель обязан продолжать вести его бумажную трудовую книжку наряду с формированием электронных сведений (формы ЕФС-1‚ ранее СЗВ-ТД).
Когда подается заявление?
Сроки подачи заявления зависят от ситуации:
- При приеме на работу (для тех‚ кто работал до 2021 года): Работодатель обязан запросить у нового сотрудника информацию о том‚ подавал ли он ранее заявление о выборе формата трудовой книжки. Если сотрудник выбрал бумажный вариант‚ он должен предоставить соответствующее подтверждение или написать заявление о продолжении ведения бумажной книжки‚ если это требуется внутренними правилами организации для фиксации выбора.
- При изменении решения: Сотрудник‚ ранее выбравший бумажную трудовую‚ может в любой момент перейти на электронную‚ подав соответствующее заявление. Обратный переход (с электронной на бумажную) законодательством не предусмотрен.
- Если сотрудник не выбрал формат ранее: По умолчанию для работников‚ состоявших в штате до 2021 года и не подавших заявление о переходе на ЭТК‚ сохраняется бумажный формат.
Как правильно составить заявление?
Законодательно утвержденной единой формы заявления о ведении бумажной трудовой книжки не существует. Документ составляется в свободной форме на имя работодателя. Однако‚ чтобы заявление имело юридическую силу‚ оно должно содержать определенные реквизиты.
Обязательные элементы заявления:
- Шапка: Указание должностного лица (директора)‚ наименования организации и ФИО работника.
- Заголовок: Например‚ «Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде».
- Основная часть: Четкое выражение желания продолжать ведение трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ. Можно указать причину (например‚ «в связи с отсутствием заявления о переходе на электронную трудовую книжку‚ поданного ранее»).
- Дата и подпись: Личная подпись работника и дата составления документа.
Образец заявления:
Генеральному директору ООО «Вектор»
Иванову П.С.
от менеджера Петровой А.И.
Заявление
Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Сведения о моей трудовой деятельности прошу вносить в бумажную трудовую книжку‚ так как ранее мною не подавалось заявление о выборе электронного формата ведения трудовой книжки (либо: «так как мною ранее был выбран бумажный формат ведения трудовой книжки»).
Подпись: ___________ /Петрова А.И./
Действия работодателя после получения заявления
Получив заявление от сотрудника‚ работодатель обязан:
- Зарегистрировать документ в журнале входящей корреспонденции.
- Продолжить вносить записи в бумажную трудовую книжку сотрудника при каждом кадровом событии (прием‚ перевод‚ увольнение‚ награждение).
- Параллельно формировать и отправлять в Социальный фонд России (СФР) отчетность в электронном виде (форма ЕФС-1)‚ содержащую сведения о трудовой деятельности.
- При увольнении выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки с внесенной записью об увольнении.
В программах автоматизации‚ таких как 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред.3‚ существует возможность сформировать документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»‚ что упрощает учет выбора сотрудников и формирование необходимой отчетности.
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли брать заявление заново‚ если сотрудник сменил работу?
Если сотрудник уже выбрал бумажный формат у предыдущего работодателя‚ заново писать заявление о выборе формата не нужно. Однако новый работодатель должен быть уведомлен об этом выборе (обычно это видно из наличия бумажной трудовой книжки и отсутствия заявления о переходе на ЭТК в личном деле). Для подстраховки многие отделы кадров просят написать заявление о продолжении ведения бумажной книжки при приеме на работу.
Что делать‚ если сотрудник потерял бумажную трудовую?
В случае утраты бумажной трудовой книжки работодатель обязан выдать работнику справку о периоде работы. Восстановление бумажной трудовой книжки с нуля для тех‚ кто уже имеет стаж‚ законодательно не предусмотрено в том же объеме‚ что ранее. Основная информация теперь содержится в электронном реестре СФР.
Можно ли отказаться от бумажной книжки в пользу электронной?
Да‚ работник‚ ведущий бумажную трудовую‚ может в любой момент подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку. После этого бумажный документ ему на руки не выдается (хранится у работодателя)‚ а новые записи в него не вносятся.
В 2026 году бумажная трудовая книжка остается важным документом для миллионов россиян. Правильное оформление заявления о выборе формата и своевременное внесение записей позволяют избежать проблем с подтверждением стажа и начислением пенсии. Работодателям следует внимательно отслеживать заявления сотрудников и вести параллельный учет в бумажном и электронном форматах там‚ где это необходимо по закону.
Помните: отсутствие заявления о переходе на электронную трудовую книжку у сотрудника‚ работавшего до 2021 года‚ автоматически означает сохранение бумажного формата‚ и работодатель обязан его соблюдать.