С 2024 года в России вступили в силу новые требования к оформлению и заверению как бумажных, так и электронных трудовых книжек. Работодатели, кадровики и юридические службы часто задаются вопросом: «Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году, чтобы она была признана законной?» В этой статье мы подробно разберём:

• Нормативно‑правовую базу (Трудовой кодекс, ГОСТ Р 6.30‑2003 и др.).
• Различия между заверением бумажной и электронной трудовой книжки.
• Пошаговую инструкцию по оформлению заверенной копии.
• Образцы заявлений и заверительных надписей.
• Типичные ошибки и ответы на часто задаваемые вопросы.

Нормативно‑правовая база

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ (в редакции от 2024 г.) работник имеет право получить заверенную копию трудовой книжки по своему заявлению. При этом порядок заверения регулируется:

1. ГОСТ Р 6.30‑2003 – «Система разработки и оформления документов». В нём указаны требования к штампам, подписям и нумерации страниц.
2. Приказы Минтруда РФ от 2023‑2025 гг. о переходе к электронной трудовой книжке (ЭТК).
3. Методические рекомендации «Трудовые книжки: учет, хранение, выдача» (издательство «Главная книга», 2026).

Эти документы определяют, какие отметки и в каком виде должны быть проставлены на оригинале, копии и электронных версиях.

Что изменилось в 2024‑2026 гг.?

Пошаговая инструкция по заверению копии бумажной трудовой книжки

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник обязан подать письменное заявление. Образец заявления (см. ниже) утверждён в КонсультантПлюс и в типовых формах кадровой службы.

Шаг 2. Снятие копий всех заполненных страниц

• Копировать каждую страницу трудовой книжки, включая пустые листы в начале и в конце.
• Если книжка прошита, копировать листы в том же порядке, чтобы не нарушить хронологию.

Шаг 3. Нумерация копий

На каждой копии проставьте номер листа в правом нижнем углу (например, «1/12», «2/12» и т.д.). Это требование ГОСТ Р 6.30‑2003.

Шаг 4. Проставление заверительной надписи

Варианты:

1. На каждой странице (рекомендовано для несшитых копий). Пример надписи:

   Верно ______________________
   (должность) (подпись) 
    

2. На проклейке/прошивке (если копия прошита). На последней странице делается надпись:

   Копия трудовой книжки заверена
   Верно ______________________
   (должность) (подпись) 
    

Обязательно указывайте:

• Слово «Верно» (или «Подлинно» в зависимости от внутренней политики организации).
• Должность лица, заверяющего (например, начальник отдела кадров).
• Подпись с расшифровкой ФИО.
• Дата заверения в формате ДД.MM.ГГГГ.

Шаг 5. Добавление отметки «Работает по настоящее время»

Если работник продолжает работать в организации, на последней заполненной странице копии (не на пустой) ставится надпись:

Работает по настоящее время

Шаг 6. Выдача копии работнику

После заверения копию передают работнику вместе с оригиналом заявления. По требованию банка или иной организации работник может предоставить оригинал и заверенную копию одновременно.

Заверение электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Работник подаёт электронное заявление через портал Госуслуги или через корпоративный HR‑портал.
2. Кадровик формирует запрос в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с указанием ЭЦП работодателя.
3. После подтверждения система автоматически генерирует заверенный PDF‑документ с отметкой «Электронная копия заверена» и цифровой подписью.
4. Работнику отправляют файл по защищённому каналу (например, через СЭД).

Важно: электронная копия считается юридически эквивалентной бумажной только при наличии действующей ЭЦП и отметки о заверении, выданной уполномоченным лицом.

Образцы документов

Заявление работника о выдаче заверенной копии трудовой книжки

<h4>Заявление</h4>
<p>Я, <b>Иванов Иван Иванович</b>, прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки (№ ______) в связи с необходимостью предоставления в банк.</p>
<p>Дата: <br>Подпись: ______________________</p>

Заверительная надпись (пример для каждой страницы)

<p style="border-top:1px solid #000; padding-top:5px;">
<b>Верно</b> ______________________

(начальник отдела кадров) (подпись) 
</p>

Электронный заверенный документ (PDF‑шаблон)

В PDF‑файле должна присутствовать следующая строка внизу каждой страницы:

Заверено электронно. Подпись: [ЭЦП работодателя], дата: 

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие нумерации страниц. Проверяйте, что каждая копия имеет номер «текущий/общее».
• Неправильный текст заверения. Используйте только одобренные формулировки («Верно», «Подлинно»).
• Отсутствие подписи с расшифровкой. Подпись без ФИО считается недействительной.
• Неуказание даты. Дата обязана быть в формате ДД.MM.ГГГГ.
• Заверение только последней страницы. При отсутствии прошивки требуется надпись на каждой странице.
• Электронная копия без ЭЦП. Без цифровой подписи документ не имеет юридической силы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за заверение копии трудовой книжки?

Согласно ТК РФ, выдача заверенной копии по заявлению работника не должна быть платной. Платные услуги допускаются только в случае предоставления дополнительных справок (например, справка о доходах).

Можно ли заверить копию без заявления работника?

Нет. Закон требует письменного заявления (пункт 1 статьи 62 ТК РФ). Без него копию выдать нельзя.

Как оформить заверение, если трудовая книжка была утеряна?

В случае утери работник подаёт заявление о выдаче второго экземпляра трудового договора и получает новую трудовую книжку. Затем процесс заверения копии происходит уже с новой книжкой.

Нужно ли ставить отметку «Работает по настоящее время», если работник уволен?

Нет. Эта отметка ставится только в случае продолжающегося трудового договора.

Как оформить заверение, если копия делается в стороннем нотариальном офисе?

Нотариус может заверить копию только в том случае, если у него есть доверенность от работодателя. Внутри организации обычно заверение производится уполномоченным кадровиком.

С 2024 года процесс заверения трудовых книжек стал более формализованным: требуется нумерация страниц, обязательная надпись «Верно», указание должности заверяющего, а также наличие подписи и даты. Для электронных трудовых книжек важна цифровая подпись (ЭЦП) и оформление через официальный портал Госуслуг.

Следуя изложенной выше пошаговой инструкции и используя представленные образцы, вы сможете безошибочно оформить заверенную копию трудовой книжки, удовлетворив требования законодательства и потребности сотрудников.

Помните: правильное заверение – это гарантия юридической силы документа и защита интересов как работодателя, так и работника;

Дата публикации: