В процессе трудовой деятельности нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо предоставить сведения о своем стаже и местах работы в различные инстанции: банки, посольства, органы социальной защиты или новые работодатели. Поскольку оригинал трудовой книжки должен храниться у работодателя, для этих целей используется заверенная копия. Чтобы ее получить, сотруднику необходимо написать заявление в отдел кадров о предоставлении копии трудовой книжки.
Зачем нужна копия трудовой книжки?
Копия трудовой книжки может потребоваться в самых разных жизненных ситуациях. Среди наиболее частых:
- Оформление кредита или ипотеки: банки запрашивают копию для подтверждения стажа и платежеспособности заемщика.
- Получение визы: консульства многих стран требуют подтверждение стабильного финансового положения и связи с родиной.
- Оформление субсидий или льгот: органы соцзащиты проверяют стаж для назначения различных выплат.
- Подтверждение стажа для пенсии: при досрочном назначении пенсии или для сверки данных в ПФР.
- Устройство на работу по совместительству: чтобы подтвердить наличие основного места работы;
Законодательные основы и сроки
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления. Копия должна быть заверена надлежащим образом и предоставляется бесплатно. Работодатель не имеет права требовать за это плату или отказывать в выдаче без веских законных оснований.
Как правильно составить заявление?
Законодательством не установлено строгой унифицированной формы такого заявления, поэтому оно пишется в произвольной форме. Однако, чтобы отдел кадров принял документ в работу с первого раза, важно соблюдать стандартные правила делопроизводства.
Структура заявления
- Шапка (в правом верхнем углу):
- Должность руководителя организации (например: Директору ООО «Ромашка»).
- ФИО руководителя в дательном падеже.
- Должность и ФИО заявителя в родительном падеже (от кого).
- Название структурного подразделения (отдел, цех).
- документа (по центру): «Заявление».
- Основная часть: текст с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. Желательно указать причину (например, «для предоставления в банк»), хотя по закону работник не обязан ее называть.
- Заключительная часть: дата составления заявления и личная подпись работника с расшифровкой.
Бланк и образец заявления
Бланк заявления
Вы можете скопировать приведенный ниже текст и заполнить его своими данными.
[Должность руководителя организации]
[Название организации]
[ФИО руководителя]
от [Должность работника]
[Название подразделения]
[ФИО работника]
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки для предоставления в [наименование организации/учреждения].
Подпись: _____________ / [ФИО работника]
Образец заполненного заявления
Для наглядности приводим готовый пример:
Директору ООО «ТехноПром»
Иванову И.И.
от менеджера по продажам
отдела сбыта
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную надлежащим образом копию трудовой книжки для предоставления в ПАО «Сбербанк» для оформления ипотечного кредита.
15 мая 2024 г.
Подпись: _____________ / Петров П.П.
Как отдел кадров должен заверить копию?
Просто снять ксерокопию недостаточно. Чтобы документ имел юридическую силу, отдел кадров обязан заверить его по правилам, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016 и актуальным законодательством. На каждой странице копии должны присутствовать:
- Надпись «Копия верна» или «Верно».
- Должность лица, заверившего документ.
- Личная подпись кадровика с расшифровкой (инициалы, фамилия).
- Печать организации (при наличии).
- Дата заверения.
Важное правило для копии, выдаваемой на руки работнику!
С 1 июля 2018 года действует важное правило: если копия трудовой книжки предназначена для выдачи работнику на руки (для предоставления в сторонние организации), на последней странице копии, где стоит запись о текущем месте работы, необходимо сделать дополнительную надпись: «Подлинник документа находится в ООО «Название» по адресу: [адрес], копия выдана на руки работнику». Также нужно указать дату выдачи и поставить подпись кадровика с печатью. Без этой надписи копия может быть признана недействительной, например, банком.
Часто задаваемые вопросы
Может ли работодатель отказать в выдаче копии?
Нет. Отказ в выдаче копий документов, связанных с работой, является нарушением трудового законодательства (ст. 62 ТК РФ) и может повлечь административную ответственность для работодателя в виде штрафа.
Имеет ли работодатель право требовать объяснение причины?
Нет, не имеет. В заявлении можно указать общую формулировку: «для предоставления по месту требования». Работодатель обязан выдать документ независимо от целей работника.
Сколько действует заверенная копия?
Законодательством срок действия копии не установлен. Однако различные инстанции устанавливают свои правила. Как правило, банки и посольства принимают копию трудовой книжки, заверенную не позднее 1 месяца со дня заверения. Если в трудовую книжку вносились новые записи, старая копия считается недействительной.
Получение копии трудовой книжки — это законное право каждого работника. Процедура не требует сложных бюрократических манипуляций: достаточно написать простое заявление в отдел кадров. Помните, что работодатель обязан выдать документ в течение трех дней и не имеет права требовать за это оплату. Грамотно составленное заявление и знание правил заверения документа помогут вам сэкономить время и нервы при оформлении кредитов, виз или социальных выплат.