Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это официальный документ, который хранит сведения о трудовой истории сотрудника в электронном виде․ С 2020 года все работодатели обязаны вести ЭТК в системе «Госуслуги», а в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) предусмотрены инструменты для формирования выписок, которые можно передать работодателю в виде справки СТД‑СФР․
В этой статье мы подробно разберём, как настроить 1С и сформировать выписку из ЭТК, чтобы она соответствовала требованиям законодательства и могла быть отправлена работодателю․
Что нужно знать о выписке из ЭТК
- Справка СТД‑СФР – официальная форма выписки, утверждённая Минтруда РФ․
- Выписка может быть запрошена как у текущего, так и у бывшего работодателя․
- Для формирования справки в 1С необходимо наличие актуальных данных о сотруднике в базе и правильно настроенных справочников (ОКЗ, коды трудовых функций и т․д․)․
Требования к конфигурации 1С
- Версия 1С:ЗУП 8․3 (рекомендовано не ниже версии 8․3․19)․
- Наличие лицензии на работу с электронными трудовыми книжками (модуль «ЭТК»)․
- Подключение к сервису Госуслуги через механизм Веб‑сервис «ЭТК»․
- Обновлённые справочники:
- ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий)․
- Коды ОКПД2, ОКТМО, ОКВЭД (при необходимости)․
- Трудовые функции (справочник «Трудовые функции»)․
Подготовка справочников и классификаторов
ЭТК «не любит» работать с «неизвестной» информацией, поэтому перед формированием выписки убедитесь, что все необходимые справочники заполнены․
Настройка ОКЗ
- Откройте Справочники → ОКЗ․
- Загрузите актуальный файл OKZ_2024․xml (можно скачать с сайта Госстат)․
- Проверьте, что у каждого кода указано Наименование и Группа․
Трудовые функции
- Перейдите в Справочники → Трудовые функции․
- Создайте новые записи, если в вашей организации используются специфические функции, не входящие в стандартный набор․
- Установите связь с ОКЗ (поле «Код ОКЗ»)․
Настройка обработки «Выписка из ЭТК»
В стандартной конфигурации 1С:ЗУП есть готовая обработка «Выписка из электронной трудовой книжки»․ Тем не менее, её часто требуется адаптировать под конкретные требования компании․
Открытие обработки
- В главном меню выберите Операции → Электронные трудовые книжки → Выписка из ЭТК․
- Нажмите кнопку «Настроить» (если она доступна)․
Параметры печати
- Шапка справки – укажите реквизиты организации (название, ИНН, КПП)․
- Подпись – выберите сотрудника, который будет подписывать справку (обычно HR‑менеджер)․
- Формат – рекомендуется использовать PDF/A‑2b, так как такой файл признаётся юридически значимым․
Добавление полей «Дополнительные сведения»
Если в вашей организации требуется выводить дополнительные данные (например, сведения о командировках, обучении), откройте форму «Настройка колонок» и добавьте нужные реквизиты из справочника «Сотрудники»․
Пошаговая инструкция по формированию выписки
- Выбор сотрудника:
- Откройте обработку «Выписка из ЭТК»․
- В поле «Сотрудник» введите ФИО или выберите из списка․
- Указание периода:
- Установите даты «С» и «По», за которые требуется сформировать выписку (обычно – весь период работы)․
- Проверка данных:
- Нажмите кнопку «Проверить»․ Система проверит наличие всех обязательных реквизитов (дата начала, ОКЗ, код трудовой функции, основания прекращения трудовых отношений)․
- Если обнаружены ошибки, исправьте их в карточке сотрудника․
- Формирование справки:
- Нажмите «Сформировать»․ Откроется окно предварительного просмотра․
- Убедитесь, что все данные отображаются корректно․
- Экспорт в PDF:
- В окне просмотра нажмите «Сохранить как PDF»․
- Выберите путь сохранения, задайте имя файла (например, Выписка_Иванов_И․И․_2024․pdf)․
- Подпись и отправка:
- Если в вашей организации используется электронная подпись, откройте файл в Adobe Acrobat и подпишите его сертификатом организации․
- Отправьте PDF работодателю по электронной почте или через корпоративный портал․
Частые ошибки и способы их устранения
| Ошибка | Причина | Решение |
|---|---|---|
| «Не найден код ОКЗ» | Справочник ОКЗ не загружен или код не совпадает с тем, что указан в карточке сотрудника․ | Обновите справочник ОКЗ (см․ пункт 3․1) и проверьте поле «Код ОКЗ» в карточке сотрудника․ |
| «Отсутствует код трудовой функции» | В карточке сотрудника не указана трудовая функция․ | Заполните реквизит «Трудовая функция» в карточке сотрудника, используя справочник «Трудовые функции»․ |
| «Ошибка доступа к веб‑сервису ЭТК» | Неправильные настройки подключения к Госуслугам․ | Проверьте параметры подключения (URL, сертификаты, токен доступа) в Администрирование → Интеграция → ЭТК․ |
| «PDF не открывается» | Формат экспорта выбран неверно․ | Установите экспорт в PDF/A‑2b (см․ пункт 4․2)․ |
Советы по автоматизации процесса
- Регулярная синхронизация – настройте плановую задачу (например, каждый вечер) для автоматической отправки выписок новым сотрудникам․
- Шаблоны электронных писем – создайте шаблон письма с вложением PDF, чтобы HR‑специалисту оставалось лишь нажать кнопку «Отправить»․
- Контроль качества – используйте обработку «Контроль заполнения ЭТК», которая проверяет наличие всех обязательных реквизитов перед формированием выписки․
- Хранение копий – сохраняйте сформированные PDF в отдельном разделе «Документы → Выписки ЭТК» для последующего аудита․
Формирование выписки из электронной трудовой книжки в 1С – процесс, который при правильной настройке занимает считанные минуты․ Главное – обеспечить актуальность справочников (ОКЗ, трудовые функции), правильно настроить обработку «Выписка из ЭТК» и использовать официальный формат PDF/A‑2b․ Следуя пошаговой инструкции, вы сможете быстро подготовить юридически значимую справку СТД‑СФР и без проблем передать её работодателю․
Помните: регулярный контроль заполнения ЭТК и автоматизация отправки выписок позволяют избежать штрафов и повышают уровень доверия со стороны контролирующих органов․
Статья подготовлена ․ Все рекомендации актуальны на момент публикации․