С появлением электронных трудовых книжек (ЭТК) действует новый порядок записей, который значительно изменил работу кадровиков и бухгалтеров․ Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа, а работодатели обязаны своевременно передавать данные в Пенсионный фонд России (ныне СФР)․
В этой статье мы подробно разберем, как настроить заполнение электронной трудовой книжки в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия предприятия», чтобы избежать ошибок и штрафов․
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка — это документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника․ Туда работодатель вносит информацию о приеме на работу, переводах, увольнениях и награждениях․ Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, у многих еще остаются бумажные версии․ Однако с 2020 года для всех новых сотрудников заводятся только электронные форматы, а бумажные ведутся лишь для тех, кто подал соответствующее заявление до конца 2020 года․
Главные преимущества ЭТК:
- Доступность данных для сотрудника в любое время через Госуслуги․
- Снижение риска потери или порчи документа․
- Автоматизация передачи данных в государственные органы․
Подготовка к работе: настройка программы 1С
Прежде чем начать вносить данные, необходимо убедиться, что ваша версия программы 1С актуальна и поддерживает текущие форматы обмена данными с СФР․
Обновление конфигурации
Убедитесь, что у вас установлена последняя версия платформы и конфигурации․ Форматы отчетов регулярно обновляются, и использование старых версий может привести к ошибкам при выгрузке․
Настройка параметров учета
Для начала работы перейдите в раздел Настройка -> Параметры учета․
Найдите блок Трудовые книжки․
Установите флажок Ведутся электронные трудовые книжки․
Проверьте настройки подключения к интернет-сервисам для прямой отправки отчетов (если используется сервис 1С:Отчетность)․
> Важно: Если вы используете «1С:Бухгалтерию», убедитесь, что в карточке сотрудника правильно указан статус ведения трудовой книжки (электронная или бумажная)․
Пошаговая инструкция: как сделать запись в ЭТК в 1С
Процесс формирования записей в 1С автоматизирован, но требует внимательности при вводе исходных данных․ Разберем основные сценарии․
Прием на работу
При создании документа Прием на работу:
В поле Трудовая книжка выберите вариант Электронная․
Программа автоматически сформирует запись о приеме при проведении документа․
Для формирования отчета перейдите в раздел Отчетность по кадрам -> Электронные трудовые книжки․
Создайте новый отчет, выберите период и событие «Прием»․
Нажмите Заполнить․ Система подтянет данные из кадровых приказов․
Проверьте данные и нажмите Выгрузить для формирования файла XML или прямой отправке в СФР․
Перевод и переименование организации
Если сотрудник переводится на другую должность или организация меняет название:
- Используйте документ Перевод или Изменение штатного расписания․
- В отчете по ЭТК выберите событие Переименование или Перевод․
- Внимание: Ошибки в датах или названиях должностей здесь недопустимы, так как они влияют на пенсионный стаж․
Увольнение
При увольнении сотрудника процесс аналогичен:
Оформите документ Увольнение․
Укажите основание увольнения строго в соответствии с ТК РФ․
В разделе ЭТК сформируйте отчет с событием Увольнение․
Не забудьте выдать сотруднику выписку из электронной трудовой (форма СТД-Р) по его запросу или в день увольнения․
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Многие работодатели задаются вопросом: как подтвердить наличие у работника ЭТК?
- Для сотрудников, принятых после 1 января 2021 года, трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде․ Бумажный вариант им не оформляется․
- Для подтверждения стажа при приеме на работу новый сотрудник предоставляет форму СТД-Р (выданную предыдущим работодателем) или выписку из ПФР (теперь СФР), которую можно заказать через Госуслуги или МФЦ․
- В 1С при приеме такого сотрудника в его карточке сразу устанавливается флаг об электронной трудовой․
Типичные ошибки и как их избежать
Несмотря на автоматизацию, ошибки все еще случаются․ Вот самые распространенные из них:
- Несоответствие дат: Дата приказа и дата фактического начала работы могут отличаться․ В ЭТК важно указывать корректные даты для правильного расчета стажа․
- Ошибки в наименованиях: Название организации должно полностью соответствовать учредительным документам․ Любое сокращение может привести к отказу в приеме отчета․
- Запоздалая сдача: Отчет по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) необходимо сдавать не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным (для приема/увольнения, на следующий рабочий день)․
Переход на электронные трудовые книжки, это необратимый процесс, который требует от специалистов по кадрам и бухгалтеров внимательного отношения к деталям․ Программа 1С предоставляет мощный инструмент для автоматизации этого процесса, но конечный контроль всегда остается за человеком․
Правильная настройка параметров учета, своевременное обновление программы и внимательная проверка сформированных отчетов помогут вам избежать штрафов и обеспечить своим сотрудникам безупречный трудовой стаж․ Помните, что цифровая грамотность сегодня — ключевой навык успешного специалиста․