Вопрос о том, как правильно оформить и хранить трудовые книжки, когда сотрудник уходит с работы и не забирает их, часто возникает в практике как у работодателей, так и у работников. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на действующем законодательстве РФ, а также рекомендации, которые помогут избежать конфликтов и штрафов.
Правовое регулирование
Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Основные нормативные акты, регулирующие её хранение и передачу:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), статья 62.
- Приказ Минтруда России от № 338н «Об утверждении формы трудовой книжки».
- Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (в части обработки данных в трудовой книжке).
Обязанности работодателя
Согласно статье 62 ТК РФ, работодатель обязан:
- Внести в трудовую книжку сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в трудовой статус работника.
- Передать трудовую книжку работнику при его увольнении.
- Если работник отказывается принимать книжку, оформить соответствующий документ (акт).
Как оформить отказ работника от получения книжки
Если сотрудник отказывается принимать трудовую книжку, необходимо составить акт о передаче (непередаче) трудовой книжки. В акте фиксируются:
- Дата и место составления акта.
- ФИО работника и его должность.
- Подтверждение того, что книжка полностью заполнена и готова к передаче.
- Подпись работника (отказ) и подпись представителя работодателя.
- При необходимости – подпись свидетеля (обычно представителя профсоюза).
Что делать работодателю, если книжка не забрана
В случае, когда работник не забрал трудовую книжку, следует выполнить следующие шаги:
Составить акт отказа
Как указано выше, акт является доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства.
Хранить книжку в надёжном месте
Трудовая книжка должна находиться в месте, где её невозможно потерять или повредить. Рекомендуется:
- Хранить её в отдельном шкафу с ограниченным доступом.
- Вести журнал учёта всех находящихся в компании трудовых книжек (номер, ФИО сотрудника, дата поступления).
- Оформить внутренний регламент, который будет регламентировать порядок хранения и выдачи книжек.
Уведомить работника о возможности получения книжки
Работодатель обязан в течение трёх дней после увольнения направить работнику письменное уведомление (почтой с уведомлением о вручении или электронным письмом) с указанием:
- Где и когда книжка может быть получена.
- Что в случае неполучения в течение 30 календарных дней книжка будет считаться «забытой» и может быть передана в архив.
Передача в архив (по истечении 30 дней)
Если работник не забирает книжку в течение 30 дней после получения уведомления, работодатель имеет право:
- Перевести книжку в архив компании (при условии, что в архиве соблюдены требования к сохранности документов).
- Сохранить её в течение трёх лет (согласно требованиям к хранению кадровой документации).
Права и обязанности работника
Работник имеет право:
- Получить свою трудовую книжку в течение трёх дней после увольнения.
- Требовать от работодателя заполнения всех записей в соответствии с законодательством.
- Обратиться в инспекцию по труду в случае отказа работодателя от выдачи книжки.
Обязанности работника:
- Своевременно забрать книжку или оформить письменный отказ.
- При обнаружении ошибок в записях незамедлительно потребовать их исправления.
Как действовать, если книжка утеряна или повреждена
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо:
- Составить акт о потере/повреждении (подписывается работником и работодателем).
- Обратиться в отдел кадров с заявлением о выдаче новой книжки.
- Предоставить копии документов, подтверждающих трудовой стаж (приказы о приёме, переводе, увольнении, справки о стаже).
- Получить новую книжку и попросить работодателя занести в неё все недостающие записи.
Практические рекомендации для работодателя
- Внедрить электронный журнал учёта книжек. Это позволит быстро находить, где находится каждая книжка.
- Обучать персонал отдела кадров правилам оформления актов и уведомлений.
- Регулярно проверять состояние книжек (на предмет повреждений, потери страниц).
- Сохранять копии всех актов и уведомлений в электронном виде для упрощения последующего контроля.
Ситуация, когда сотрудник не забирает свою трудовую книжку, регулируется чётким набором нормативных актов. Главное для работодателя – документально зафиксировать отказ, уведомить работника и обеспечить надёжное хранение книжки до её получения. При соблюдении всех процедур конфликтов не возникает, а права обеих сторон защищены законом.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к трудовому юристу или в инспекцию по труду вашего региона.
Автор статьи: Ваш помощник