Обновление сведений об образовании в трудовой книжке – обязательный процедурный пункт при смене учебного уровня, получения новой степени или устранении ошибок в ранее внесённых данных. Правильное оформление позволяет:
- подтвердить квалификацию сотрудника;
- соответствовать требованиям вакансии;
- сохранить корректную информацию в кадровом учете;
- избежать конфликтов при проверках контролирующих органов.
Ниже подробно описаны все этапы и нюансы внесения изменений в трудовую книжку.
Нормативная база
Все действия регулируются:
- Федеральным законом № 273‑ФЗ «Об образовании»;
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Приказом Министерства труда России № 320н от .
Ключевые положения Приказа № 320н
В приказах чётко указано, что:
- изменения вносятся только на основании надлежащего документа (диплома, сертификата, приказа о присвоении учёной степени);
- записывать изменения допускается только в личные данные работника;
- зачеркивание прежних записей не требуется – вводятся новые сведения рядом с уже существующими.
Когда требуется внесение изменений
Согласно практике, изменения нужны в следующих случаях:
- Получение новой степени (бакалавр → магистр, специалист → доктор и т.д.);
- Получение диплома в иной сфере знаний (например, переход от технической к гуманитарной специализации);
- Обнаружение ошибки в ранее внесённых данных (неправильная специальность, дата окончания и т.п.).
Примеры типовых ситуаций
- Получен степень магистра по направлению, отличному от бакалавриата;
- Заверчена аспирантура или ординатура;
- Изменено ФИО (тогда в ьном листе заменяются фамилия, имя, отчество и дата рождения).
Пошаговая инструкция по внесению записи
Подготовка документации
Перед обращением в кадровый отдел необходимо собрать:
- Оригинал диплома (или его копию, заверенную уполномоченным органом);
- Приказ о присвоении учёной степени (если применимо);
- Заявление сотрудника о необходимости внесения изменений.
Оформление служебного распоряжения
В течение трёх рабочих дней отдел кадров должен выдать распоряжение, в котором указано:
- номер и дата приказа;
- перечень изменяемых записей;
- фИО уполномоченного лица, которое будет вносить изменения.
Внесение изменений в трудовую книжку
Сам процесс оформляется следующим образом:
- ьный лист – если требуется изменить ФИО или дату рождения, прежние данные зачеркиваются, а над ними пишутся новые.
- Строка «Образование» – в неё вписываются новые сведения через запятую, при этом прежние записи остаются нетронутыми.
- При необходимости добавляются новые строки (например, «специальность», «научная степень»).
Подпись уполномоченного лица
После внесения изменений уполномоченный сотрудник подписывает запись, указывая:
- ФИО;
- должность;
- дату внесения.
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем при проверке, рекомендуется:
- Не зачеркивать уже внесённые данные – просто добавляйте новые сведения рядом.
- Проверять правильность написания названия учебного заведения и специальности.
- Сохранять копию внесённого документа в личном деле сотрудника.
- Убедиться, что в строке «Образование» используется формат, установленный Приказом Минтруда.
Примеры оформления записи
Пример для бакалавра, получившего магистр
Образование: Бакалавр экономики (специальность 08.03.01 – Экономика), 2015 г.; Магистр менеджмента (специальность 08.04.01 – Менеджмент), 2020 г.
Пример для изменения ФИО в ьном листе
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович → Петров Петр Петрович Дата рождения: →
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли одновременно добавить несколько степеней?
Ответ: Да, все новые сведения вводятся в одну строку «Образование», разделяя их запятыми. - Вопрос: Требуется ли подпись работника на новом документе?
Ответ: Подпись не обязательна, но рекомендуется для подтверждения согласия. - Вопрос: Сколько времени занимает процесс внесения изменений?
Ответ: В течение трёх рабочих дней после получения полного пакета документов.
Внесение записи в трудовую книжку об изменении образования – это строго регламентированный процесс, требующий соблюдения нормативных актов и правильного оформления документации. При правильном подходе:
- информация о квалификации будет актуальной;
- кадровый учет останется прозрачным и законным;
- сотрудник получит возможность официально подтвердить повышение квалификации.
Соблюдайте установленные сроки, подготовляйте полные документы и следуйте инструкциям уполномоченного лица – тогда процесс будет быстрым и безошибочным.