Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто встречается ситуация, когда раздел «Сведения о работе» оказывается полностью заполненным, а сотрудник продолжает трудиться или устраивается на новое место. У неопытных кадровиков это вызывает панику: можно ли продолжать записи на других страницах, выбрасывать ли книжку или заводить новую? Разберемся во всех нюансах согласно актуальному законодательству.

Главное правило: оформляем вкладыш

Если в трудовой книжке закончились страницы в разделе «Сведения о работе», категорически запрещено:

• Начинать новый раздел «Сведения о награждении» и вносить туда записи о работе (это частая ошибка, такие записи придется признавать недействительными и переносить).
• Вносить записи на чистых страницах других разделов или на обложке.
• Заводить новую (чистую) трудовую книжку, если старая не утеряна.
• Продолжать записи на других языках или на отдельных вкладываемых листах, не являющихся официальным вкладышем.

Единственное правильное решение в этой ситуации — оформить и вшить вкладыш в трудовую книжку. Согласно нормативным актам, вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и сама трудовая книжка. Он действителен только вместе с ней, сам по себе он не имеет юридической силы.

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша

Шаг 1. Выдача и фиксация бланка

Работодатель обязан обеспечить сотрудника чистым бланком вкладыша. Работник не должен искать его самостоятельно — бланки выдаются организацией. За выдачу вкладыша с работника взимается плата (в размере расходов на приобретение бланка), если иное не предусмотрено локальными актами компании.

Шаг 2. Запись на титульном листе трудовой книжки

На титульном листе (внутренней стороне обложки) самой трудовой книжки необходимо поставить штамп с текстом «Выдан вкладыш» и указать серию и номер выданного вкладыша. Если штампа нет, допускается вписать эту информацию от руки разборчивым почерком, без сокращений.

Шаг 3. Заполнение титульного листа вкладыша

Титульный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и трудовая книжка. Указываются ФИО, дата рождения, образование и профессия сотрудника на текущий момент (то есть данные могут отличаться от тех, что были указаны на титульном листе трудовой много лет назад, например, если изменилась фамилия или получено высшее образование). Внизу ставится дата выдачи вкладыша, подпись сотрудника и подпись лица, ответственного за выдачу, а также печать (при наличии);

Шаг 4. Вшивание вкладыша

Вкладыш вшивается в трудовую книжку. Делается это обычно между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки. Вкладыш нельзя просто вложить или приклеить — его необходимо именно пришить прочными нитками, чтобы исключить возможность подмены или утери.

Как продолжать записи во вкладыше

Самое важное правило при внесении записей во вкладыш: нумерация записей должна быть сквозной! Это значит, что если последняя запись в трудовой книжке имела номер 15, то первая запись во вкладыше будет начинаться с номера 16. Нумерация с единицы во вкладыше не начинается.

Все записи вносятся без сокращений, аналогично правилам ведения трудовой книжки. В графе 2 ставится дата события, в графе 3 — сведения о приеме/переводе/увольнении, в графе 4 — реквизиты приказа.

Что делать, если в трудовой книжке пропущены страницы?

На форумах кадровиков часто возникает вопрос: что делать, если в трудовой книжке остались пустые развороты (например, страницы были пропущены по ошибке), а вкладыш уже заведен и в нем ведутся записи?

Нормативные акты прямо не регулируют эту ситуацию, но сложилась следующая правоприменительная практика:

1. Не возвращаться к пустым страницам. Если записи уже перенесены во вкладыш и ведутся там, продолжать их во вкладыше. Оставшиеся пустые страницы в самой книжке можно считать технической ошибкой предыдущих работодателей.
2. Не уничтожать вкладыш. Если предыдущий работодатель по ошибке завел вкладыш, не заполнив основные страницы, текущий работодатель не имеет права изымать и уничтожать этот вкладыш. Вкладыш уже имеет юридическую силу и записи в нем.
3. Если пустые страницы образовались из-за того, что запись была ошибочно начата в разделе «Сведения о награждении», такую запись необходимо признать недействительной и перенести в раздел «Сведения о работе» или во вкладыш (если в разделе о работе закончилось место).

Исправление ошибок, если место закончилось

Бывает так, что в заполненном разделе «Сведения о работе» обнаруживается ошибка, которую нужно исправить. Как быть, если свободных строк нет?

В таком случае исправительная запись вносится во вкладыш под следующим порядковым номером. Например: «Запись за номером 12 недействительна», а затем вносится правильная формулировка. Делать это на свободных местах других разделов или на обложке недопустимо.

Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД)

Не стоит забывать, что с 2020 года в России ведется переход на электронные трудовые книжки (система «Сведения о трудовой деятельности»). Если сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, бумажная книжка выдается ему на руки. В этом случае проблема законченных страниц отпадает сама собой, все сведения подаются работодателем в ПФР (СФР) в виде отчетов СЗВ-ТД.

Однако, если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести ее параллельно с электронной, и при исчерпании свободного места обязан оформить вкладыш по всем описанным выше правилам.

Краткие итоги

Если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе»:

• Оформите вкладыш.
• Поставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера на обложке ТК.
• Пришейте вкладыш к трудовой книжке.
• Продолжайте нумерацию записей во вкладыше со следующего числа после последней записи в ТК.
• Не используйте пустые страницы других разделов для записей о работе.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать штрафов от трудовой инспекции и проблем для сотрудника при оформлении пенсии в будущем.