С 10 июня 2026 года в Украине бумажные трудовые книжки утратят обязательный статус, а весь учёт стажа будет вестись только в электронном виде. Поэтому важно заранее подготовиться и правильно перенести информацию из старой бумажной формы в цифровую. Ниже – пошаговое руководство, которое поможет выполнить эту задачу без ошибок.
Подготовка к переносу
Перед тем как приступить к оцифровке, соберите всю необходимую информацию и подготовьте документы.
- Сканер или фотокамера – для получения чётких изображений страниц.
- Программа для OCR (распознавание текста) – например, ABBYY FineReader, Google Drive, Microsoft OneNote.
- Электронный сервис реестра – портал eGRUL или сервис Міністерство тридцяркувальніх та соціальних справ.
- Личный кабинет на портале «Дія» – для подачи заявки на оцифровку.
Убедитесь, что все страницы трудовой книжки чистые, не повреждены и полностью развернуты.
Сканирование страниц
Положите страницу в.Scanner и сделайте скан с разрешением не менее 300 dpi.
Сохраните файл в формате PDF или JPG.
При необходимости обрежьте лишние поля, чтобы оставить только содержимое.
Распознавание текста
Загрузите полученные изображения в OCR‑программу. При распознавании проверьте, чтобы:
- Буквы были распознаны правильно (особенно цифры и фамилии).
- Сохранился оригинальный порядок страниц.
Формирование электронного документа
После того как текст распознан, его необходимо оформить в электронном виде.
- Текстовый редактор (Word, Google Docs) – создайте документ с тем же названием, что и у бумажной версии.
- Таблицы – используйте таблицы для структурирования данных (дата начала работы, место работы, должность и т.д.).
- Подписи – в конце документа укажите электронную подпись или отметку о согласовании с работодателем.
Сохраните готовый файл в формате PDF – он будет использоваться для загрузки в реестр.
Проверка корректности данных
Сравните введённые данные с оригиналом:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные.
- Места работы и периоды их трудоустройства.
- Должности, стаж, условия работы.
- Сведения о воинском учёте, отпуске, больничных.
Если обнаружены несоответствия, исправьте их до загрузки.
Подача электронного документа в реестр
Для официального внесения данных в электронный реестр необходимо воспользоваться государственными сервисами.
- Войдите в личный кабинет на портале «Дія» (или в сервис Міністерство тридцяркувальніх та соціальних справ).
- Выберите раздел «Оцифровка трудовых книжек».
- Загрузите подготовленный PDF‑файл.
- Подтвердите подачу с помощью электронной подписи.
- Получите подтверждение о приёме документа.
После успешной загрузки ваши данные автоматически попадут в Электронный реестр застрахованных лиц, где их будут использовать для расчёта пенсии и иных выплат.
Что делать, если электронная версия не принята?
В случае отказа или ошибки в загруженном документе:
- Проверьте, соответствует ли формат файла требованиям сервиса (PDF, не более 5 МБ).
- Убедитесь, что все страницы пронумерованы и подписаны.
- Обратитесь в отдел по вопросам трудового законодательства вашего регионального управления.
- Повторите загрузку после исправления недостатков.
Полезные рекомендации
Чтобы процесс оцифровки прошёл гладко, следуйте этим советам:
- Начинайте процесс заранее. С 10 июня 2026 года осталось немного времени, поэтому лучше не откладывать.
- Сохраняйте копию оригинала. Даже после оцифровки храните скан бумажной трудовой книжки в надёжном месте.
- Используйте проверенные сервисы. Официальные порталы гарантируют безопасность ваших данных.
- Обращайтесь за помощью. Если возникнут сложности, обратитесь в местный центр «Дія» или в консультацию юриста.
Перенос данных из бумажной трудовой книжки в электронный формат – обязательный шаг, который позволит сохранить ваш стаж и обеспечить бесперебойный расчёт пенсионных выплат. Следуя описанному выше алгоритму, вы сможете без проблем оформить оцифровку, избежать ошибок и быть готовыми к новому цифровому формату труда.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, оставляйте их в комментариях или обращайтесь в официальные органы.