Благодарственное письмо – это официальный документ, которым работодатель выражает признание сотруднику за выдающиеся трудовые достижения, инициативу, добросовестное выполнение обязанностей и т.п. При наличии соответствующего приказа (распоряжения) о награждении, запись о благодарственном письме вносится в трудовую книжку работника.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 183), работодатель имеет право награждать работников различными по форме поощрениями, в т.ч. благодарственными письмами. Для внесения записи в трудовую книжку необходимо:

1. Составить благодарственное письмо (оформляется в виде официального письма).
2. Подготовить распоряжение о поощрении (приказ, решение руководства).
3. На основании указанных документов оформить запись в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки.

Структура благодарственного письма

Благодарственное письмо оформляется в соответствии с общепринятыми правилами делового письма. Ниже – типовой шаблон.

Шаблон благодарственного письма (пример)

ООО «Название компании»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@company.ru

Благодарственное письмо
№ ___ от «__» __________ 2026 г.
Кому: Иванову Ивану Петровичу,
Должность: ведущий инженер‑программист,
Подразделение: отдел разработки программного обеспечения.

От кого: Генеральный директор ООО «Название компании»,
ФИО: Петрова Мария Сергеевна.

Тема: Выражение благодарности за успешное завершение проекта «Альфа».

Уважаемый Иван Петрович!

От лица руководства ООО «Название компании» выражаем Вам искреннюю благодарность за
выдающиеся трудовые показатели, проявленную инициативу и профессионализм,
которые способствовали своевременному и качественному завершению проекта
«Альфа». Ваши усилия позволили компании укрепить позиции на рынке и получить
положительные отзывы от заказчиков.

В знак признания Вашего вклада в развитие компании Вам выдается
благодарственное письмо. Данное поощрение будет зафиксировано в
трудовой книжке в разделе «Сведения о награждении».
С уважением,
(подпись) ______________________
Петрова М. С.
Генеральный директор

Как оформить запись в трудовой книжке

Запись вносится в графу «Сведения о награждении» (раздел 3). Пример оформления:

Важно:

• Указывать полную дату (день, месяц, год).
• Точно формулировать название награждения («Благодарственное письмо»).
• Указывать номер и дату приказа/распоряжения, на основании которого делается запись;
• Подпись руководителя должна быть оригинальной (чернилами).

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Подготовьте благодарственное письмо. Используйте шаблон выше, заменив данные на актуальные.
2. Сформируйте приказ (распоряжение) о поощрении. В приказе указываются:
   • Номер и дата приказа;
   • Кому (ФИО, должность, подразделение) выдается благодарственное письмо;
   • Основания (конкретные достижения);
   • Подпись и печать организации.
3. Подпишите благодарственное письмо. Руководитель подписывает оригинал.
4. Внесите запись в трудовую книжку. Откройте раздел 3 («Сведения о награждении») и заполните таблицу, как показано в примере.
5. Положите оригиналы документов в личное дело сотрудника. Копию благодарственного письма и приказа храните в личном деле.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ставить печать организации?

Да. По правилам делопроизводства благодарственное письмо и приказ о награждении оформляются на фирменном бланке с печатью (если в организации предусмотрена печать).

Можно ли оформить благодарственное письмо без приказа?

Запись в трудовую книжку без официального приказа недопустима. Приказ является основанием для внесения записи.

Как часто можно награждать одного сотрудника?

Трудовой кодекс не ограничивает количество благодарственных писем, однако каждое награждение должно быть обосновано и оформлено документально.

Пример готового документа для скачивания

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон в формате .docx и заполнить его в Word:

• Благодарственное письмо (DOCX, 2026)
• Приказ о поощрении (DOCX, 2026)

Благодарственное письмо – простой, но эффективный способ признать заслуги сотрудника. Правильное оформление письма и запись в трудовую книжку позволяют:

• Повысить мотивацию персонала;
• Создать официальную историю профессиональных достижений работника;
• Соблюсти требования трудового законодательства.

Следуя приведённым рекомендациям и использовав образцы, вы сможете быстро и без ошибок оформить благодарственное письмо и корректно внести запись в трудовую книжку.

Дата публикации:  15:49:03