Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Однако в процессе длительной трудовой деятельности страницы одного или нескольких разделов документа могут закончиться. В таких случаях используется вкладыш в трудовую книжку.

Порядок ведения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них в Российской Федерации регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 66 и 84.1), а также приказом Минтруда от № 320н и Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Когда необходим вкладыш?

Вкладыш в трудовую книжку оформляется исключительно в том случае, если в основной книжке заполнены все страницы одного из разделов. Вкладыш становится неотъемлемой частью трудовой книжки и ведется работодателем в том же порядке, что и сама книжка.

Порядок оформления вкладыша

Заполнение ьного листа

ьный лист вкладыша заполняется аналогично ьному листу трудовой книжки. Необходимо указать следующие персональные данные работника:

• Фамилия, имя и отчество (полностью);
• Дата рождения;
• Место рождения;
• Образование;
• Должность (при заведении);
• Дата заведения вкладыша.

Правила внесения записей

Заполнение разделов вкладыша полностью повторяет правила заполнения основной трудовой книжки:

• Наименование организации: пишется полностью, без сокращений.
• Содержание записей: вносится информация о приеме на работу, переводах, награждениях и увольнении.
• Нумерация записей: это критически важный момент. Нумерация во вкладыше должна быть продолжением нумерации в основной трудовой книжке.
  
  Пример: если последняя запись в основной книжке имела номер 29, то первая запись во вкладыше должна идти под номером 30.

Особенности размещения штампа

Штамп организации обычно ставится на ьном листе трудовой книжки. Однако, если на ьном листе основной книжки не осталось свободного места, штамп ставится на ьном листе первого вкладыша.

Важные нюансы и требования

Технические требования:

1. Неразрывность: Вкладыш должен быть надежно вшит в трудовую книжку. Отдельные листы, не прикрепленные к основной книжке, считаются недействительными.
2. Последовательность: Заполнение разделов во вкладыше не обязательно должно начинаться строго с наименования организации, если запись является продолжением предыдущего события, но общие правила оформления записей должны соблюдаться.

Кто отвечает за оформление?

Оформление, ведение и хранение вкладыша возлагается на работодателя. Именно отдел кадров или ответственное лицо за документационное обеспечение занимается приобретением бланка и внесением в него корректных сведений.

Краткий чек-лист по заполнению вкладыша:

✓ Проверить, действительно ли закончились страницы в основном разделе.
✓ Заполнить ьный лист вкладыша данными работника.
✓ Продолжить порядковую нумерацию записей с того места, где она прервалась в основной книжке.
✓ Использовать полные наименования организаций;
✓ Вшить вкладыш в трудовую книжку.
✓ При необходимости поставить штамп организации на ьном листе вкладыша.