Краткий ответ: Да, оформить бумажную трудовую книжку можно, но только в определённых случаях, предусмотренных законодательством РФ. При этом необходимо подать соответствующее заявление работодателю и выполнить ряд формальностей.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это документ, хранящийся в Пенсионном фонде России в виде цифровой записи. С 1 января 2021 года она стала обязательной для всех новых работников, а с 2024 года её использование стало обязательным для большинства работодателей.

• Записи в ЭТК вносятся автоматически через систему 1С:ЗУП, ЕФС‑1 и другие кадровые программы.
• Работник может просматривать свою книжку через Личный кабинет ПФР или мобильное приложение «Электронная трудовая книжка».
• ЭТК заменяет бумажный вариант в большинстве случаев, однако закон оставляет возможность вести оба документа одновременно.

Правовая база

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 63) – определяет порядок ведения трудовой книжки.
2. Федеральный закон № 400‑ФЗ от 28 декабря 2013 г. «Об электронной трудовой книжке» – регламентирует порядок её оформления, ведения и передачи данных.
3. Приказ Минтруда России № 1н от г. – устанавливает порядок перехода с бумажных на электронные трудовые книжки.
4. Постановление Правительства РФ № 1235 от г. – уточняет, что работник может одновременно иметь электронную и бумажную книжку, если он не отказался от бумажного варианта.

Когда можно оформить бумажную трудовую книжку?

Согласно вышеуказанным нормативным актам, бумажную трудовую книжку можно получить в следующих ситуациях:

• Отказ от ЭТК. Работник вправе подать заявление об отказе от электронного варианта и потребовать выдачу бумажной книжки.
• Отсутствие доступа к ЭТК. Если у работника нет возможности пользоваться личным кабинетом ПФР (например, из-за технических ограничений), он может запросить бумажный документ.
• Требования работодателя. Некоторые организации (особенно в сфере обороны, госслужбы, международных компаний) могут требовать бумажный вариант для внутреннего учёта.
• Сохранение исторических записей. Если в ЭТК отсутствуют записи о трудовом стаже до 2021 года, работник может запросить бумажную книжку для внесения недостающих сведений.

Как оформить бумажную трудовую книжку, если уже есть ЭТК?

Шаг 1. Подготовка заявления

Работник пишет заявление в свободной форме, в котором указывает:

• ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС;
• Текущий номер электронного трудового книжки (если известен);
• Чёткую просьбу «выдать бумажную трудовую книжку»;
• Причину (отказ от ЭТК, невозможность доступа к ПФР и т.п.);
• Подпись и дату.

Пример заявления:

 Заявление
 Я, Иванов Иван Иванович, г.р., ИНН 123456789012, СНИЛС 123-456-789 00,
 прошу выдать мне бумажную трудовую книжку в связи с отказом от использования
 электронной трудовой книжки (ЭТК). Считаю необходимым иметь бумажный документ
 для личного контроля и подтверждения стажа.
 ________________________
 (подпись) 

Шаг 2. Подача заявления работодателю

Заявление подаётся в отдел кадров (или в HR‑службу) работодателя. По закону работодатель обязан рассмотреть его в течение 5 рабочих дней.

Шаг 3. Оформление бумажной книжки

Если заявление принято, работодатель:

1. Заполняет первую страницу бумажной трудовой книжки (данные о работнике, дата начала трудового стажа, сведения о предыдущих местах работы).
2. Вносит в книжку все записи, уже находящиеся в ЭТК, либо делает пометку о том, что дальнейшие записи будут вноситься в электронный вариант.
3. Сдаёт работнику оригинал книжки и копию заполненной первой страницы.

Шаг 4. Уведомление ПФР

Работодатель обязан уведомить Пенсионный фонд о том, что у работника теперь есть бумажная трудовая книжка. Это делается через единую государственную информационную систему «Электронный кадровый документ» (ЭКД) – в разделе «Изменение статуса трудовой книжки».

Возможна ли одновременная работа с ЭТК и бумажной книжкой?

Да. По постановлению Правительства РФ № 1235 от г. работник может вести оба документа одновременно, если:

• Он не подал заявление об отказе от ЭТК;
• Работодатель согласен вести записи в обоих вариантах.

В таком случае:

1. Все новые записи вносятся в ЭТК автоматически через кадровую программу.
2. Работодатель вручную переносит эти записи в бумажную книжку (обычно раз в квартал).
3. Работник может использовать любой из вариантов для подтверждения стажа.

Преимущества и недостатки каждого варианта

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли отказываться от ЭТК, чтобы получить бумажную книжку?

Нет. Отказ от ЭТК – один из вариантов, но не обязательный. Можно одновременно иметь оба документа.

Сколько времени занимает оформление бумажной книжки?

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выдать бумажную книжку в течение 5 рабочих дней после получения заявления.

Можно ли использовать бумажную книжку для получения пенсии, если в ЭТК уже есть все записи?

Да. Пенсионный фонд учитывает оба источника. Главное, чтобы записи в бумажной книжке соответствовали данным в ЭТК.

Что делать, если в ЭТК нет записей о предыдущих местах работы?

Работник может предоставить копии трудовых договоров, справок о стаже и попросить работодателя внести их в бумажную книжку. Затем эти данные могут быть переданы в ПФР для корректировки ЭТК.

Как проверить, что запись в ЭТК корректна?

Войдите в Личный кабинет ПФР и сравните данные с теми, что указаны в трудовом договоре и в бумажной книжке (если она есть).

Пошаговый чек‑лист для работника

1. Убедитесь, что у вас есть доступ к Личному кабинету ПФР.
2. Определите причину, по которой вам нужна бумажная книжка.
3. Подготовьте заявление (см. пример выше).
4. Отдайте заявление в отдел кадров.
5. Получите бумажную книжку и проверьте её на соответствие данным в ЭТК.
6. Если обнаружены расхождения – сразу сообщите работодателю и ПФР.
7. Сохраните копию первой страницы книжки (в ней указаны все основные сведения).

Электронная трудовая книжка – современный, удобный и надёжный инструмент учёта трудового стажа, но законодательство РФ оставляет за работником право иметь и традиционный бумажный вариант. Оформление бумажной книжки возможно в случае отказа от ЭТК, технических ограничений, требований работодателя или желания иметь резервный документ.

Для получения бумажной книжки достаточно написать заявление, а работодатель обязан выполнить его в течение пяти рабочих дней. При этом обе формы документа могут сосуществовать, что позволяет работнику пользоваться преимуществами цифровой среды и одновременно иметь привычный бумажный носитель.

Помните: любые изменения в трудовой книжке (в электронном или бумажном виде) должны быть согласованы с работодателем и отражены в системе ПФР, иначе они могут не учитываться при расчёте пенсии, пособий и иных социальных выплат.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ на 22 мая 2026 года.