В процессе работы сотрудник может потерять оригинал своей трудовой книжки. В таком случае документ восстанавливается на основании письменного заявления работника. Ниже подробно рассматриваем, как оформляется дубликат, какие сроки соблюдаются и какие формы используются в 2025‑2026 годах.

Правовая база

Нормативные акты, регулирующие порядок выдачи дубликата:

• Пункт 26 Порядка № 320н (утверждён 2025‑11‑05).
• Пункт 27 ГАРАНТ.РУ (обновлён 2023‑07‑03).
• Рекомендации КонсультантПлюс (обновление 2024‑07‑18).

Все эти документы устанавливают срок выдачи дубликата не более 15 календарных дней с момента регистрации заявления.

Кто может оформить дубликат?

Дубликат может потребоваться в следующих случаях:

1. Потеря оригинальной трудовой книжки.
2. Уничтожение документа (например, пожар, вода).
3. Недействительность отдельных записей в книжке.
4. Необходимость замены при переходе на новую организацию.

Если сотрудник в данный момент не работает, он обращается в последнее место работы, где была внесена последняя запись.

Порядок подачи заявления

Содержание заявления

Заявление должно быть оформлено в письменной форме и включать:

• ФИО работника.
• Номер и серия трудовой книжки (если известны).
• Причину получения дубликата (потеря, кража и т.д.).
• Сведения о последнем месте работы (наименование, даты).
• Подпись работника и дату.

Образцы заявлений доступны по следующим ссылкам:

• Образец 2025 года
• Контур.Норматив

Сроки подачи

Заявление подаётся в течение 5 рабочих дней после обнаружения потери. После регистрации заявления начинается отсчёт 15‑дневного срока выдачи дубликата.

Процедура оформления дубликата

После получения заявления работодатель обязан выполнить следующие действия:

1. Проверить данные работника и подтвердить период работы.
2. Восстановить трудовую биографию до последнего места работы.
3. Заполнить форму дубликата в соответствии с требованиями Порядка № 320н.
4. Подписать документ и выдать работнику под подпись.

Срок выдачи – не более 15 календарных дней с момента регистрации заявления (см. 2026‑01‑13T16:00:00).

Особенности заполнения дубликата

При заполнении дубликата учитываются следующие нюансы:

• Суммарный рабочий стаж указывается в первой строке графа 3 без детализации конкретных периодов.
• Если в оригинальном документе есть записи, признанные недействительными, они заменяются новой информацией.
• При необходимости оформляется вкладыш к дубликату, где указываются дополнительные сведения.

Пример заполнения:

Графа 1 – ФИО: Иванов Иван Иванович
Графа 2 – Номер трудовой книжки: 1234567
Графа 3 – Суммарный стаж: 12 лет 6 месяцев
Графа 4 – Последнее место работы: ООО «Сталь», с по 
Графа 5 – Причина выдачи дубликата: утеря оригинала

Что делать, если сроки не соблюдены?

Если работодатель не выдал дубликат в установленный срок, сотрудник имеет право:

• Подать запрос в трудовую инспекцию.
• Требовать компенсацию за задержку (в виде дополнительного отпуска или денежного вознаграждения).
• Обратиться в суд для защиты своих прав.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли оформить дубликат без комиссии комиссии? – Да, согласно пункту 27 ГАРАНТ.РУ, комиссия не требуется.
• Нужна ли подпись работодателя? – Да, документ выдаётся под подпись работника и работодателя.
• Можно ли получить дубликат в другом отделении? – Да, если это предусмотрено внутренними регламентами организации.
• Сколько стоит копия заявления? – Обычно бесплатно, но некоторые компании могут взимать символическую плату за печать.

Получение дубликата трудовой книжки – это процедура, регулируемая строгими нормами. Главное условие – подача письменного заявления и соблюдение 15‑дневного срока выдачи. При правильном оформлении документ позволяет сохранить всю информацию о трудовом стаже и продолжать работать без задержек.

Для удобства скачивания готовых форм рекомендуем воспользоваться указанными выше ссылками.