Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и деятельность работника (ст․ 66 ТК РФ)․ Утрата этого документа, неприятное событие, однако законодательство предусматривает четкую процедуру его восстановления․ В этой статье мы подробно разберем, как оформить дубликат трудовой книжки при утере в 2026 году, какие документы потребуются и в какие сроки работодатель обязан выдать новый документ․
Основания для выдачи дубликата
Согласно подпунктам 27, 30, 31 Порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от № 320н, оформление дубликата трудовой книжки возможно при наличии следующих оснований:
- Утера трудовой книжки сотрудником (или работодателем);
- Повреждения документа, делающего его непригодным для дальнейшего использования (обгорела, порвана, испачкана и т․д․);
- В других случаях, установленных законодателем․
Куда обращаться при утере?
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку․ Это правило закреплено в законодательстве․ Таким образом, оформлением дубликата занимается прежний (или настоящий) работодатель по последнему месту работы․
Порядок оформления: пошаговая инструкция
Шаг 1․ Подача заявления работником
Работник должен подать письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой․ Заявление составляется в произвольной форме (или по примерной форме, утвержденной в организации, например, по шаблонам системы ГАРАНТ)․
Шаг 2․ Сбор необходимых документов
Если сам сотрудник утерял трудовую, то именно он собирает документы, подтверждающие его стаж у предыдущих работодателей․ Для оформления дубликата настоящий работодатель должен запросить у работника:
- Паспорт;
- Свидетельства о регистрации или расторжении брака;
- Свидетельство о перемене имени (если менялись ФИО);
- Справки и выписки из архивов, подтверждающие предыдущий стаж работы․
Шаг 3․ Оформление дубликата работодателем
Отдел кадров заполняет новый бланк трудовой книжки․ При этом:
- В правом верхнем углу первой страницы делается надпись «Дубликат» (от руки или с помощью специального штампа)․
- В дубликат вносятся сведения об общем или непрерывном стаже работы сотрудника до поступления к данному работодателю на основании предоставленных подтверждающих документов․
- Затем вносятся записи о работе и награждениях по последнему месту работы․
Важно: Как пояснили в ведомстве (ГАРАНТ․РУ), оформление дубликата трудовой книжки можно производить без акта специальной комиссии․ Работник вправе обратиться к работодателю для выдачи дубликата в порядке, установленном пунктом 27 Порядка․
Сроки выдачи дубликата
В общем случае работодатель обязан выписать другую трудовую книжку (дубликат) не позднее 15 дней после получения заявления от работника․ Этот срок дается на сбор подтверждающих документов, предоставленных сотрудником, и заполнение нового бланка․
Оплата бланка
Поскольку вина в утере документа в данном случае лежит на сотруднике, работник сам оплачивает компании приобретение чистого бланка трудовой книжки для оформления дубликата․ Если же книжка была утеряна или испорчена по вине работодателя, то все расходы по восстановлению несет организация․
Утеря трудовой книжки — это решаемая проблема․ Главное правило: необходимо немедленно обратиться к последнему работодателю с письменным заявлением․ Помните, что ответственность за сбор документов, подтверждающих предыдущий стаж, лежит на работнике, а работодатель со своей стороны обязан оформить и выдать дубликат в течение 15 дней․ Бережное отношение к документам и знание своих прав помогут быстро восстановить утраченный стаж!