Трудовая книжка — это важнейший документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. Её выдача регулируется Трудовым кодексом РФ‚ а порядок передачи третьим лицам вызывает множество вопросов у работодателей и сотрудников. В 2026 году‚ несмотря на цифровизацию кадровых процессов‚ трудовая книжка остаётся ключевым документом для оформления пенсии‚ трудоустройства и других юридически значимых действий. Но можно ли передать её не самому работнику‚ а другому человеку — родственнику‚ другу‚ курьеру или представителю новой компании?

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Согласно статье 84;1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора. Это прямая обязанность работодателя — передать документ самому работнику. Законодательство прямо не предусматривает возможность передачи трудовой книжки третьим лицам без специальных оснований.

Однако в судебной практике и разъяснениях государственных органов (включая Роструд и Минтруд) есть исключения‚ которые позволяют передать трудовую книжку другому лицу, но только при соблюдении строгих условий.

Когда передача трудовой книжки третьему лицу допустима?

По нотариально заверенной доверенности

Судебная практика (включая Апелляционное определение Московского городского суда от по делу № 33-49250/2019) подтверждает: трудовая книжка может быть выдана третьему лицу только на основании нотариально заверенной доверенности.

Доверенность должна содержать:

• ФИО доверенного лица;
• ФИО работника‚ чья трудовая книжка передаётся;
• Конкретное полномочие — «получить трудовую книжку»;
• Срок действия доверенности;
• Подпись доверителя и нотариальное удостоверение.

В этом случае работодатель действует законно. Доверенность — это юридически значимый документ‚ подтверждающий волеизъявление работника. Без неё передача книжки третьему лицу является нарушением.

При отсутствии работника в день увольнения

Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения‚ работодатель обязан:

1. Уведомить его о необходимости явиться за документом (письменно — по почте‚ электронной почте или СМС);
2. Сохранить трудовую книжку до момента её получения.

После уведомления‚ если работник не может лично прийти‚ он может направить нотариально заверенную доверенность на получение документа. Также допускается отправка трудовой книжки по почте заказным письмом с уведомлением о вручении — это единственный законный способ передачи без личного присутствия.

Важно! Передача книжки другому действующему сотруднику компании (например‚ секретарю или кадровику) без доверенности — недопустима. Даже если это «добрый коллега» или родственник‚ это нарушение закона.

Почему нельзя передавать трудовую книжку без доверенности?

Трудовая книжка содержит персональные данные работника: место работы‚ должности‚ причины увольнения‚ награды и т.д. Это — персональные данные в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».

Согласно закону‚ передача персональных данных третьим лицам возможна только с письменного согласия субъекта данных. Без согласия работника работодатель не имеет права:

• Передавать трудовую книжку родственникам;
• Отправлять её курьеру без доверенности;
• Передавать её новому работодателю без согласия работника;
• Выдавать её любому лицу‚ даже если оно «друг» или «помогает».

Нарушение этого правила может повлечь:

• Штрафы от Роскомнадзора (до 750 000 рублей для юрлиц);
• Исковые требования работника о компенсации морального вреда;
• Привлечение к административной ответственности по статье 13.11 КоАП РФ.

Что делать‚ если работник просит передать книжку родственнику?

Если работник не может лично получить трудовую книжку (например‚ из-за болезни‚ командировки‚ нахождения в другом городе)‚ ему необходимо:

1. Оформить нотариальную доверенность на получение трудовой книжки;
2. Направить её работодателю (по почте‚ электронно с электронной подписью или лично доверенному лицу);
3. Уведомить работодателя о намерении передать документ через третье лицо.

Работодатель‚ в свою очередь‚ должен:

• Проверить подлинность доверенности (наличие нотариального удостоверения‚ срок действия‚ соответствие ФИО);
• Зарегистрировать выдачу в журнале учёта трудовых книжек;
• Получить расписку от доверенного лица о получении документа.

Что запрещено делать?

Ни в коем случае нельзя:

• Передавать трудовую книжку родственникам без доверенности, даже если это супруг‚ родитель или ребёнок.
• Отправлять книжку курьеру или почтой без уведомления работника и без заказного письма с уведомлением, это рискованно и незаконно.
• Выдавать книжку новому работодателю — даже если работник уже устроился на новую работу. Новый работодатель должен получить книжку только от самого работника.
• Передавать копию трудовой книжки третьим лицам без согласия работника — даже для проверки стажа или оформления кредита.
• Использовать трудовую книжку как «документ для подтверждения личности» — это нарушение прав на защиту персональных данных.

Альтернативы: что можно сделать вместо передачи книжки третьему лицу?

Если работник не может лично получить трудовую книжку‚ есть законные альтернативы:

1. Отправка заказным письмом с уведомлением — самый безопасный и рекомендуемый способ.
2. Электронная трудовая книжка, если работник оформил её в Пенсионном фонде‚ он может предоставить выписку из электронной книжки через портал Госуслуг. Это не заменяет бумажную книжку‚ но может использоваться для подтверждения стажа.
3. Письменное согласие на передачу данных, если требуется передать только сведения о трудовой деятельности (не саму книжку)‚ можно оформить согласие на обработку ПД и передать выписку из трудовой книжки (форма по приказу Минтруда).

Да‚ можно, но только при соблюдении строгих условий:

• Только по нотариально заверенной доверенности от работника;
• Или по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Никогда — без согласия работника и без доверенности.

Любая иная передача трудовой книжки третьим лицам, нарушение Трудового кодекса РФ и ФЗ-152 «О персональных данных». Работодатель‚ нарушивший эти правила‚ рискует не только штрафами‚ но и судебными исками‚ репутационными потерями и проверками со стороны трудовой инспекции и Роскомнадзора.

Рекомендация для работодателей: всегда требуйте нотариальную доверенность или используйте почтовую отправку. Не полагайтесь на «добрую волю» сотрудников или родственников — закон не делает исключений.

Рекомендация для работников: если вы не можете лично получить трудовую книжку — оформите доверенность. Это займёт 1–2 часа у нотариуса‚ но сохранит ваши права и избавит от рисков утери или неправомерного использования документа.

Помните: трудовая книжка, это не просто бумага. Это ваша профессиональная история. Защищайте её‚ как личные документы — и требуйте‚ чтобы работодатель тоже соблюдал закон.