Вопрос о том, можно ли одновременно вести две трудовые книжки и как правильно оформить их при наличии двух основных мест работы, часто возникает у сотрудников, которые совмещают основную должность и подработку. Ниже – подробный гид, основанный на актуальных правовых нормах и практике оформления.
Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66) у работника может быть только одна основная трудовая книжка, в которую вносятся сведения о всех местах работы. Однако в практике иногда возникает ситуация, когда:
- Работодакты оформляют вторую книжку по ошибке;
- Сотрудник самостоятельно получает дубликат в другом подразделении;
- Необходимо зафиксировать несколько периодов работы у разных организаций.
В любом случае имея две книжки необходимо соблюдать правила их оформления и вести правильный учет.
Ответственность за наличие второй книжки
Ответственность за нарушение требований установлена в ТК РФ и в нормативных актах Министерства труда. Штрафы могут быть наложены на:
- Работодака, который официально оформляет вторую книжку без оснований;
- Самого сотрудника, если он намеренно скрывает факт наличия второй книги;
При этом штрафы рассчитываются в зависимости от тяжести нарушения и могут достигать нескольких тысяч рублей.
Как оформить вторую трудовую книжку?
Если действительно требуется вторая книжка (например, в результате ошибки в первой или при переходе в новую организацию), следуют эти шаги:
- Получение справки о предыдущей работе. Необходимо собрать все подтверждающие документы (трудовые договоры, приказы об увольнении, выписки из ПФР).
- Обращение в HR отдела. На основании собранных материалов работодатель оформляет дубликат.
- Заполнение ьного листа. В него заносятся данные сотрудника, а также отметка о выдаче второй книжки.
- Внесение записей о работе. В соответствующие разделы вносятся сведения о новых местах работы, датах начала и окончания, а также о совместительстве, если оно предусмотрено.
Процедура оформления дубликата полностью аналогична первому issuance, но требует подтверждения правомерности выдачи.
Правила внесения записей в трудовую книжку при совместительстве
Совместительство – это форма работы, при которой сотрудник одновременно занимает несколько должностей. Записи о совместителях вносятся по особым правилам:
- Указывается тип совместительства (внутреннее, внешнее, по совместительству);
- Заполняются поля «Должность», «Подразделение», «Дата начала», «Дата окончания»;
- В случае изменения условий (продление, увольнение) вносятся соответствующие уточнения.
Образцы заполнения можно посмотреть в примерах 2026 года, опубликованных на официальных ресурсах.
Как вести учет, если у сотрудника две работы?
Для корректного ведения учета необходимо соблюдать следующие рекомендации:
- Единый основной документ. Все сведения о работе заносятся в одну трудовую книжку, где указаны все места работы и соответствующие периоды.
- Отделение записей. При наличии нескольких мест работы в книжке делаются отдельные записи в разделе «Сведения о работе».
- Сохранение оригиналов. При увольнении из одной организации сотрудник передает свою книжку новому работодателю, где вносится запись об увольнении и переходе.
- Электронный вариант. С 2025 года возможна электронная трудовая книжка. Ее можно получить через Госуслуги, а запись о работе в любой организации фиксируется автоматически.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить две книжки одновременно в 2026 году?
Да, но только в случае, если у сотрудника есть законные основания (ошибка в первой книжке, необходимость зафиксировать два независимых периода работы). В этом случае оформляется дубликат, а старая книжка передается на хранение;
Что делать, если в первой книжке уже записаны все места работы, но появилась новая работа?
Нужно запросить у нового работодателя выдачу дубликата, где будет указано, что прежняя запись уже существует, и внести данные о новой работе в соответствующий раздел.
Как оформить запись о совместительстве в книжке?
В разделе «Сведения о работе» указываются сведения о совместительстве, включая тип, даты и условия. Пример записи:
<b>Совместительство</b>: Внешнее, с по бессрочно, должность "Менеджер по продажам" в ООО "ABC".
Наличие двух трудовых книжек возможно, но требует строгого соблюдения норм ТК РФ и правил их оформления. Главное – вести единый учет всех периодов работы, своевременно вносить изменения и при необходимости оформлять дубликат. При правильном подходе двойная занятость не только не нарушает закон, но и позволяет работодателю корректно вести кадровый учет.
Если у вас возникнут сомнения по оформлению второй книжки, рекомендуется обратиться в отдел кадров или в консультационный центр Министерства труда.