Сведения об образовании, профессии и специальности работника — это обязательные реквизиты ьного листа трудовой книжки. Очень часто сотрудники продолжают учиться в процессе трудовой деятельности: получают второе высшее образование, заканчивают магистратуру или осваивают новую профессию. В таких случаях кадровику или работодателю необходимо грамотно и в соответствии с законодательством внести изменения в документ.

В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий, правовые нормы и типичные ошибки, которые могут возникнуть при обновлении образовательных данных работника.

Нормативная база: как регулирует закон

Главный документ, которым необходимо руководствоваться — это Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные приказом Минтруда России от № 320н. Именно в них закреплен ключевой принцип внесения изменений в сведения об образовании: прежние данные зачеркивать нельзя.

Согласно пункту 2.4 Инструкции (и актуальным требованиям на 2026 год), изменение или дополнение сведений об образовании, профессии или специальности на ьном листе трудовой книжки осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже были внесены) или простого заполнения пустых строк. Ранее внесенная информация должна оставаться читаемой.

Главное правило: не зачеркивать, а дополнять

Многие специалисты по кадрам по старинке совершают грубую ошибку — зачеркивают старую запись об образовании и поверх пишут новую. Делать так категорически запрещено! Зачеркивание допускается только при изменении персональных данных (Ф.И.О. или даты рождения).

При обновлении уровня образования новые сведения просто дописываются через запятую к тем, что уже есть.

Пример из практики

Предположим, гражданин устроился на работу сразу после окончания 11 классов школы. На ьном листе в строке «Образование» была сделана запись: «среднее общее». Спустя время он получил диплом колледжа (среднее профессиональное образование) и принес его в отдел кадров.

В этом случае кадровик не зачеркивает запись «среднее общее», а дополняет её через запятую. В итоге в строке «Образование» должно быть написано: «среднее общее, среднее профессиональное».

Пошаговая инструкция по внесению изменений

1. Получение документа от работника. Работник обязан предоставить в кадровую службу оригинал документа об образовании (диплом, удостоверение, свидетельство). Вносить записи со слов сотрудника запрещено.
2. Определение уровня образования. В строке «Образование» всегда указывается наивысший достигнутый уровень. Если диплом был выдан до реформирования системы образования, в трудовую книжку переносится тот уровень, который прямо указан в документе.
3. Внесение дополнений.
   • Если строки были пустыми, они просто заполняются на основании диплома.
   • Если записи уже есть — новая информация вписывается через запятую без зачеркивания старой.
4. Заполнение строк о профессии и специальности. В строке «Профессия, специальность» указывается квалификация и направление подготовки согласно диплому.

Особенности для разных уровней высшего образования

С введением болонской системы появились новые градации высшего образования. Записи в трудовую книжку вносятся следующим образом:

• Бакалавриат: в строке «Образование» указывается — «высшее бакалавриат».
• Специалитет: в строке «Образование» указывается — «высшее специалитет».
• Магистратура: в строке «Образование» указывается, «высшее магистратура». Сведения о профессии и специальности вносятся в соответствии с описанием квалификации и программы магистратуры по направлению подготовки, указанному в дипломе.
• Аспирантура: запись вносится по аналогичным правилам дополнения без зачеркивания предыдущих уровней.

Что делать, если не хватает места на ьном листе?

ьный лист имеет ограниченное пространство. Что если сотрудник получил несколько образований, и строка «Образование» или «Профессия, специальность» переполнена?

В такой ситуации закон позволяет внести запись о полученном образовании, профессии или специальности в любое свободное поле этой же строки (например, чуть ниже или сбоку, если позволяет типографская разлиновка бланка). Главное правило остается неизменным: прежние сведения зачеркивать нельзя.

Нужно ли заверять изменения подписью и печатью?

В отличие от исправления ошибочных записей в разделах о работе или изменения Ф.И.О., действующее законодательство не требует заверять дополнения записей об образовании подписью работодателя, подписью работника и печатью. Достаточно просто аккуратно дописать новые данные.

Исправление ошибочных записей об образовании

Если неверная запись в строке «Образование» была обнаружена позднее (например, изначально была допущена ошибка при первичном заполнении трудовой книжки), в ьный лист можно внести исправления. В таком случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой (чтобы оставалась читаемой), а рядом пишется верная информация. Исправление в обязательном порядке заверяется подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (при наличии).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

Не стоит забывать, что если в организации ведутся электронные трудовые книжки (ЭТК), и работник получил новый диплом уже после начала ведения ЭТК, бумажная фиксация данных не требуется. В этом случае сведения об образовании обновляются автоматически через государственные информационные системы.

Краткие итоги

Чтобы грамотно внести изменения в сведения об образовании сотрудника, достаточно запомнить несколько базовых принципов:

1. Изменения вносятся только на основании оригинала документа об образовании (диплома).
2. Прежние сведения никогда не зачеркиваются (если это не исправление явной ошибки).
3. Новые данные дописываются через запятую к старым или вносятся в пустые строки.
4. Если места в строке не хватает, запись можно сделать в свободном поле этой строки.
5. При наличии ЭТК бумажная запись может не потребоваться.

Соблюдение этих простых правил позволит избежать нарушений трудового законодательства и обеспечит корректное ведение одного из важнейших документов работника.