С 2021 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). Этот переход направлен на повышение удобства ведения учета трудовой деятельности сотрудников‚ упрощение процессов и снижение рисков потери информации. В данной статье мы подробно рассмотрим‚ как оформлять ЭТК для новых сотрудников‚ какие документы необходимо собрать и какие правила необходимо соблюдать.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника‚ включая сведения о местах работы‚ должностях‚ периодах работы‚ заработной плате и других важных данных. ЭТК ведется в электронном виде и хранится в базе данных‚ доступной работодателю и сотруднику.

Переход на электронные трудовые книжки: основные правила

Обязательность использования ЭТК

С 1 января 2021 года работодатели обязаны оформлять электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников. Это означает‚ что бумажные трудовые книжки больше не выдаются новым работникам.

Право на бумажную трудовую книжку

Сотрудник‚ ранее работавший с бумажной трудовой книжкой‚ имеет право сохранить ее. В этом случае работодатель должен вести как ЭТК‚ так и бумажную трудовую книжку.

Уведомление сотрудников

Работодатель обязан письменно уведомить сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки и о их праве сохранить бумажную версию.

Сбор заявлений

При приеме на работу необходимо собрать от новых сотрудников заявления о переходе на ЭТК или о сохранении бумажной трудовой книжки.

Алгоритм действий при приеме нового сотрудника

Прием документов: При приеме на работу сотрудник предоставляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой (если есть) или взамен таковой.
Получение заявления: Получите от нового сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку или о сохранении бумажной.
Формирование ЭТК: Работодатель формирует электронные сведения о трудовой деятельности на всех сотрудников‚ с которыми заключен трудовой договор. Это делается в электронном виде.
Внесение данных в ЭТК: В ЭТК вносятся данные о трудовой деятельности сотрудника‚ включая информацию о месте работы‚ должности‚ периодах работы‚ заработной плате и других важных сведениях.
Ознакомление сотрудника: Ознакомьте сотрудника с информацией‚ содержащейся в его ЭТК.
Подписание заявления: Если сотрудник выбрал переход на ЭТК‚ необходимо получить от него подписанное заявление о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Как подать заявление на переход на ЭТК?

Сотрудник подает заявление на переход на ЭТК работодателю. Заявление должно содержать следующие сведения:

• ФИО сотрудника
• Дата рождения
• Место работы (наименование организации)
• Дата приема на работу
• Согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде
• Дата и подпись сотрудника

Где можно посмотреть электронную трудовую книжку?

Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или через личный кабинет на сайте работодателя.

Важные моменты‚ которые следует помнить

• С 1 января 2025 года новые сотрудники‚ впервые поступающие на работу‚ не могут выбирать между бумажными и электронными трудовыми книжками. ЭТК оформляется автоматически.
• Если сотрудник ранее работал с бумажной трудовой книжкой‚ он имеет право сохранить ее.
• Работодатель обязан вести ЭТК для всех новых сотрудников.
• Заявление о переходе на ЭТК должно быть подано сотрудником работодателю.
• Сроки формирования ЭТК: ЭТК формируется не позднее 25-го числа месяца‚ следующего за месяцем приема на работу.
• Уведомление о переходе: Работодатель должен уведомить сотрудника о переходе на ЭТК.

Ресурсы для получения дополнительной информации

• [Федеральный закон от 439-ФЗ от ](ссылка на закон)
• [Сайт Госуслуг](ссылка на сайт Госуслуг)
• [Сайт Контур.Экстерн](ссылка на сайт Контур.Экстерн)
• [Сайт СБИС](ссылка на сайт СБИС)

Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в развитии цифровой экономики. Работодателям необходимо внимательно изучить правила ведения ЭТК и обеспечить своевременное оформление электронных трудовых книжек для всех новых сотрудников. Это позволит избежать нарушений законодательства и обеспечить удобство и прозрачность учета трудовой деятельности сотрудников.

Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении вопросов необходимо обращаться к квалифицированным юристам.