С 1 января 2020 года в России постепенно заменяется традиционная бумажная трудовая книжка (ТК) на её электронный аналог – Электронную трудовую книжку (ЭТК). Для работников, впервые поступающих на работу после 1 января 2021 года, бумажный вариант уже не выдаётся. Если у вас нет бумажной ТК, но требуется оформить ЭТК, следуйте пошаговой инструкции ниже.

Кто может оформить ЭТК без бумажной трудовой книжки?

• Граждане, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года.
• Работники, у которых прежняя бумажная ТК была утеряна, уничтожена или находится в архиве без возможности её предъявить.
• Сотрудники, ранее работавшие только по гражданско‑правовым договорам и не имевшие ТК.
• Студенты, стажёры и временные работники, которым требуется официальное трудоустройство.

Во всех перечисленных случаях оформление происходит полностью в электронном виде.

Какие документы нужны для оформления ЭТК?

1. Заявление работника о переходе на электронную трудовую книжку (форма Заявление № 1), подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или в бумажном виде с последующей скан‑копией.
2. Трудовой договор (или иной документ, подтверждающий начало трудовых отношений).
3. Паспорт гражданина РФ (скан первой страницы и страницы с пропиской).
4. СНИЛС (скан).
5. ИНН (если есть).
6. Для работников, у которых ранее была бумажная ТК, требуется Справка о трудовой деятельности (СТД‑Р), заверённая работодателем и подписанная УКЭП.

Все документы можно загрузить в личный кабинет портала Госуслуги или в систему СФР (Система Фондового Регистратора).

Где оформить ЭТК?

• Через портал Госуслуги – самый простой способ. Нужно зайти в раздел «Электронная трудовая книжка», загрузить документы и подтвердить их подписью.
• Через сервис СФР – используется, если работодатель работает в системе электронного документооборота (ЭДО) и имеет сертификат УКЭП.
• В отделе кадров организации – работодатель может оформить ЭТК от имени сотрудника, используя корпоративный сервис ЭДО и отправив уведомление в ФГИС «Электронные трудовые книжки».
• Через МФЦ – в случае отсутствия доступа к Интернету можно подать бумажные копии документов, а МФЦ подаст их в электронную форму.

Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК

Шаг 1. Подготовка заявления

Скачайте форму заявления Заявление № 1 с сайта Госуслуг. Заполните её, указав:

• ФИО, дату рождения, СНИЛС;
• паспортные данные;
• желаемый вариант трудовой книжки – «Электронная»;
• подпись (УКЭП) или подпись от руки с последующей скан‑копией.

Шаг 2. Сбор и сканирование документов

Сделайте чёткие сканы всех перечисленных выше документов. Обратите внимание, что файлы должны быть в формате PDF, JPG или PNG, размером не более 5 МБ каждый.

Шаг 3. Регистрация в личном кабинете «Госуслуги»

Если у вас ещё нет аккаунта, пройдите регистрацию, подтвердите личность через КИЗ (Код подтверждения личности) и привяжите электронную подпись.

Шаг 4. Подача заявки

1. Войдите в раздел «Электронные услуги» → «Электронная трудовая книжка» → «Оформить ЭТК».
2. Загрузите заявление, трудовой договор и остальные документы.
3. Укажите работодателя (если вы уже работаете) либо выберите «Самостоятельное оформление» (для безработных, желающих открыть ЭТК заранее).
4. Подтвердите отправку заявки электронной подписью.

Шаг 5. Проверка статуса заявки

После отправки в течение 3‑5 рабочих дней (иногда быстрее) заявка будет обработана. Статус можно отслеживать в личном кабинете. При необходимости вам могут потребовать дополнительные документы – система пришлёт уведомление.

Шаг 6. Получение доступа к ЭТК

После одобрения вы получите уведомление о создании ЭТК. Доступ к ней будет предоставлен через:

• Личный кабинет «Госуслуги»;
• Мобильное приложение «Госуслуги»;
• Сервис «Электронная трудовая книжка» на портале СФР.

В ЭТК уже будет указана первая запись – ваш текущий трудовой договор.

Как вести ЭТК после её создания?

• Запись о приёме на работу вносится работодателем автоматически при подписании трудового договора в системе ЭДО.
• Запись об увольнении оформляется работодателем в момент расторжения договора. Работник может запросить выписку через «Госуслуги».
• Перевод из бумажной ТК в электронную – если в дальнейшем появится бумажный документ, его можно привязать к ЭТК через заявление о переходе.
• Контроль записей – проверяйте свои записи минимум раз в полгода, чтобы убедиться в их корректности.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли оформить ЭТК, если у меня уже есть бумажная ТК?

Да. Нужно подать заявление о переходе на электронный вариант и предоставить СТД‑Р (справку о трудовой деятельности) от работодателя. После одобрения обе книги будут синхронны, но в дальнейшем будет использоваться только ЭТК.

Вопрос 2: Что делать, если у меня нет доступа к Интернету?

Обратитесь в ближайший МФЦ. Там можно подать бумажные копии документов, а сотрудники МФЦ загрузят их в электронную систему от вашего имени.

Вопрос 3: Нужно ли платить за оформление ЭТК?

Оформление ЭТК бесплатно. Платные услуги могут предлагать частные компании за помощь в заполнении заявлений, но официально государственные сервисы не взимают плату.

Вопрос 4: Как получить выписку из ЭТК при увольнении?

Через личный кабинет «Госуслуги» выберите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки», укажите период и скачайте документ в PDF. Работодатель также может выслать вам копию по электронной почте.

Вопрос 5: Можно ли использовать ЭТК за границей?

ЭТК привязана к российскому реестру, но её можно просматривать через интернет из любой точки мира, если есть доступ к «Госуслуги». При трудоустройстве за рубежом в России (например, в рамках удалённой работы) документ остаётся действительным.

Полезные ссылки

• Портал Госуслуги – Электронная трудовая книжка
• Система ФГИС «Электронные трудовые книжки» (СФР)
• Инструкция Минтруда РФ по оформлению ЭТК (2025‑2026)
• МФЦ – Подать заявление в электронном виде

Оформление электронной трудовой книжки без бумажного аналога – процесс полностью цифровой, который занимает от нескольких часов до нескольких дней. Главное – собрать необходимые документы, правильно заполнить заявление и воспользоваться официальными порталами «Госуслуги» или «СФР». После создания ЭТК все дальнейшие записи вносит работодатель автоматически, а вы в любой момент можете просмотреть свои трудовые стажи и получить выписку.

Помните, что с 2021 года новые сотрудники в России получают только электронную трудовую книжку, а бумажный вариант постепенно выводится из обращения. Поэтому стоит освоить работу с ЭТК уже сейчас, чтобы избежать лишних бюрократических задержек в будущем.