С 10 июня 2026 года в Украине учёт трудового стажа полностью переходит в электронный формат․ Для работодателей и бухгалтеров важно знать, как правильно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК) с использованием популярного программного комплекса Контур․ Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, а также рекомендации по подготовке данных и типичным трудностям․
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, в котором хранятся сведения о:
- приёме на работу;
- переводах и изменениях условий труда;
- увольнении;
- периодах простоя, отпусков и больничных;
- наградах и поощрениях․
Все записи формируются в единой государственной информационной системе и имеют юридическую силу, равную бумажному документу․
Почему удобно использовать «Контур» для формирования ЭТК
«Контур» – это интегрированная платформа, включающая модули бухгалтерии, кадрового учёта и отчётности․ Основные преимущества:
- Автоматизация – данные из кадрового учёта автоматически попадают в форму ЭТК;
- Соответствие законодательству – шаблоны и регламенты обновляются в соответствии с последними нормативными актами;
- Безопасность – хранение информации на защищённых серверах с резервным копированием;
- Удобство взаимодействия – возможность выгружать ЭТК в формате XML для подачи в Пенсионный фонд или другие ведомства․
Подготовка к формированию электронной трудовой книжки
Прежде чем приступать к работе в «Контур», необходимо выполнить несколько подготовительных шагов:
- Соберите исходные данные о каждом сотруднике:
- ФИО, дата рождения, ИНН;
- номер и серия бумажной трудовой книжки (если имеется);
- даты приёма, переводов, увольнений;
- сведения о должностях, структурных подразделениях;
- информация о периодах нетрудоспособности, отпусков, учебных отпусков;
- награды, благодарности, дисциплинарные взыскания․
- Проверьте корректность данных в кадровом модуле «Контур»․ Ошибки в ФИО или датах приведут к отклонению формирования ЭТК системой․
- Убедитесь, что у вас есть доступ к функции «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете «Контур»․ Обычно она находится в разделе Кадровик → ЭТК․
- Подготовьте электронную подпись (КЭП) уполномоченного лица (руководителя или ответственного за кадровый учёт), поскольку формирование и отправка ЭТК требуют подписи․
Пошаговая инструкция по формированию ЭТК в «Контур»
Шаг 1․ Открытие карточки сотрудника
В модуле Кадровик найдите нужного сотрудника и откройте его личную карточку․
Шаг 2․ Переход к разделу «Электронная трудовая книжка»
В карточке сотрудника выберите вкладку ЭТК или нажмите кнопку Сформировать ЭТК․
Шаг 3․ Проверка автоматических данных
Система загрузит из кадрового учёта все записи о приёме, переводах и увольнениях․ Проверьте:
- правильность дат;
- соответствие должностей и подразделений;
- отсутствие дублирующих записей․
При необходимости внесите корректировки прямо в окне редактирования․
Шаг 4․ Добавление отсутствующих сведений
Если в кадровом учёте нет информации о:
- периодах больничного;
- учебном отпуске;
- наградах или дисциплинарных взысканиях;
- других значимых событиях,
добавьте их вручную, используя кнопку Добавить запись и выбрав соответствующий тип события․
Шаг 5․ Формирование XML‑файла
После проверки всех данных нажмите кнопку Сформировать файл ЭТК․ Система сгенерирует XML‑документ, соответствующий требованиям Пенсионного фонда Украины․
Шаг 6․ Подписание файла
Выберите свой сертификат электронной подписи и подпишите полученный файл․ В «Контур» это делается через мастер подписи: Инструменты → Электронная подпись → Подписать документ․
Шаг 7․ Отправка в государственные органы
Подписанный XML‑файл можно:
- загрузить в личный кабинет Пенсионного фонда через сервис «Электронный кабинет страхователя»;
- отправить через систему электронного документооборота (ЭДО) напрямую в контролирующие органы;
- сохранить во внутреннем архиве компании для дальнейшего использования․
Шаг 8․ Информирование сотрудника
После успешной подачи уведомите сотрудника о том, что его электронная трудовая книжка сформирована и отправлена․ Можно выдать выписку из ЭТК в печатном виде или предоставить доступ к личному кабинету «Контур» (если такая функция активирована)․
Возможные проблемы и способы их решения
Проблема 1․ Ошибка «Не найден обязательный реквизит»
Причина: отсутствует одно из обязательных полей (например, дата рождения или ИНН)․
<Решение>: проверьте карточку сотрудника, заполните пропущенные поля и повторите формирование․
Проблема 2․ Неправильный формат даты
Причина: дата введена в формате ДД․ММ․ГГГГ, а система ожидает ГГГГ‑ММ‑ДД․
<Решение>: используйте единый формат, установленный в настройках «Контур» (обычно ISO 8601)․
Проблема 3․ Отказ в подписи из‑за просроченного сертификата
Причина: срок действия КЭП истёк․
<Решение>: обновите сертификат в УЦ, затем повторите процесс подписи․
Проблема 4․ Дублирование записей при переводе сотрудника
Причина: в кадровом учёте созданы две записи о одном и том же переводе․
<Решение>: удалите лишнюю запись, оставив только одну с корректной датой и основанием․
Преимущества использования электронной трудовой книжки в «Контур»
- Сокращение времени на оформление и хранение бумажных документов․
- Минимизация риска утери или повреждения книжки․
- Простой доступ к истории трудовой деятельности для сотрудников и бухгалтеров․
- Автоматическая проверка соответствия данных законодательству․
- Возможность быстрой выгрузки данных для отчётности и аудита․
Формирование электронной трудовой книжки в системе «Контур» – это прозрачный и регламентированный процесс, который при правильной подготовке данных и соблюдении инструкции позволяет избежать ошибок и ускорить взаимодействие с государственными органами․ Следуя представленной выше пошаговой схеме, вы обеспечите соответствие требованиям законодательства от 10 июня 2026 года и получите все преимущества цифрового кадрового учёта․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по настройке модуля «Контур» или работе с ЭТК, рекомендуется обратиться к службе поддержки поставщика или к сертифицированным консультантам по «Контур» – они помогут настроить систему под специфику вашей организации и обеспечат бесперебойный ведение электронных трудовых книжек․